J’ai déjà écrit sur le sujet des e-mails, puis j’ai déporté (un temps) ma production sur un autre blog, je ne sais pas encore si je ne vais pas à nouveau fusionner les deux, mais en attendant, quelques statistiques sur les mails (et le processus opératoire qui a servi à les produire). Et je ne suis toujours pas en Mailbox zéro.

Prolégomène :

Pour un projet professionnel qui me tient à cœur, je souhaitais mesurer assez précisément la production quotidienne d’un cadre qui écrit des mails. N’ayant pas ce cadre sous la main, j’ai pris mon exemple. Même si ma fonction diffère, je pense que ma relation au mail est la même que celle d’un cadre moyen. J’ai donc entrepris de quantifier ma production de mails, à des fins statistiques. (synthèse en fin de message pour ceux que le protocole opératoire indiffère). La question finale était : quel est le nombre maximum de mails par jour qu’une personne peut traiter ?

Protocole opératoire et premiers résultats :

• J’ai pris les mails que j’ai envoyés (donc tapés) entre le 14/12 16h11 et le 18/12 13h32, soit 79 mails. Cela exclut donc tous les mails reçus, les spams, les mails détruits ou classés : seule ma production m’intéresse.
• Sur ces 79 mails, j’ai enlevé ceux qui contenaient un attachement, pour n’avoir plus que des mails « texte ».
• J’ai sauvegardé ces mails dans un sous-répertoire Thunderbird, et récupéré ce dossier, qui est au format MBX, donc « texte ».
• J’ai fait quelques manipulations de ce texte sous OpenOffice Calc. J’ai pris le tableur (Calc) et non le traitement de texte (Writer), car cela accélère les traitements dans un fichier avec des retours à la ligne imposés. Le fichier texte initial comptait 7 618 lignes de texte.
• Je donne ci-dessous quelques exemples des manipulations / suppressions (qui prennent plus de temps à écrire qu’à faire…)
  • suppression des nombreux en-têtes de message (From:, sujet:, X-mailer, etc.)
  • suppression des citations de messages précédents (qui commencent par « > » dans les messageries texte)
  • suppression des signatures et champs ajoutés automatiquement à la fin des mails (« si vous recevez ce mail alors que vous étiez pas qui vous êtes censé être etc. »)
• Après ce nettoyage, je me suis retrouvé avec un fichier constitué de 422 lignes de texte. En français dans icelui (le texte), cela signifie que sur les 7 618 lignes de texte que j’ai envoyées en 3,5 jours, seules 422 lignes étaient de la production dactylographique de ma part, le reste était soit des en-têtes de message, soit des signatures, soit des citations de précédents mails.
  • étant donné que mes mails contiennent 33 lignes d’en-têtes (je viens de vérifier) et 6 lignes de signature, cela fait (33+6)*68 =2 652 lignes
  • à rajouter aux 422 lignes de texte que j’ai rédigées
  • soit 7 618 – 2 652 – 422 = 4 544 lignes « parasites » issues de la pratique systématique de la citation des messages anciens.
• Il ne me restait plus qu’à copier ces 422 lignes sous openOffice Writer et à demander une statistique. Elle me donne 3 592 mots et 21 071 signes (improprement appelés « caractères » sous OpenOffice). On applique cela aux 68 mails, et cela donne une première information : mes mails rédigés font en moyenne 52 mots, ou 310 signes. J’emploie donc des mots de 5 lettres, en moyenne. (On s’en fout ici, mais vous verrez, ça sert après).

Résultats commentés et futures voies de réflexion

• En termes d’électrons, dans les mails que j’envoie, 5,5% sont dûs à ma production (dactylographie), 59,6% sont dûs à ma pratique (et celle de mes correspondants) de laisser la citation de l’ensemble de la correspondance, et le reste est ajouté par les clients de messagerie et les serveurs (en-têtes, signatures personnelles ou légales). Donc les mails, c’est pas mal du vent.
• En 2009 (on ne va pas compter les 13 derniers jours), j’aurai envoyé 4 583 mails.
  • Si je les imprimais, cela ferait (à 52 lignes par page) 9 874 pages. Presque 20 ramettes de papier imprimante. Une pile d’un mètre de haut. (Ce sont les mails que j’ai envoyés).
  • Sur ce texte, j’en ai tapé 5,5%. Soit 546 pages. La taille d’un (moyen) manuel de finance. Chaque année.
• En terme de temps passé à taper :
  • En mesurant ma vitesse de frappe ici, j’obtiens une vitesse « dans les conditions idéales » de 47 mots par minute.
  • Vous voyez bien que ça sert, le calcul des mots… Cela fait 242 090 mots, soit 85,8 heures passées à rédiger des mails.
  • C’est évidemment cruellement sous évalué : je ne compte pas les temps additionnels pour répondre aux mails. Temps de lecture, de classement et destruction des mails, de recherche d’anciens mails et toutes les activités annexes nécessaires pour répondre aux mails : téléphoner, imprimer, aller chercher la réponse dans un ouvrage, sur le Web ou dans lecrâne d’un collègue, consulter l’agenda…
• J’en arrive enfin à mon dernier calcul, qui essaie de répondre à la question suivante : « combien de mails maximum une personne peut-elle traiter par jour ? ».
  • Imaginons une personne qui ne fasse que répondre à ses mails, 9h par jour ouvré. Il faut poser quelques hypothèses.
  • Je n’ai pas l’info sur le nombre total de mails que j’ai reçus en 2009. Mais je sais que j’en ai gardé 11 000 en archives. Donc première hypothèse : combien de mails parasites reçoit-on chaque jour ? J’appelle mails parasites des spams, ou des mails d’info générale, qu’on doit quand même lire (pour voir que c’est un spam ou un mail d’info) avant de les détruire. Je suppose 20 mails par jour ouvré, qu’il faut lire, mais qui sont sans intérêt. On supposera que ces mails ont le même nombre de mots moyen que les mails que j’envoie, soit 52 mots. Cela fait donc 1 040 mots à lire.
  • Sur ce site, j’ai calculé ma vitesse de lecture. 405 mots par minute, taux de compréhension 91%, je suis donc un « bon lecteur ». Il me faudra donc de l’ordre de 3 mn pour écluser ces 20 mails.  Je n’y crois pas. Cela prend plus de temps que cela, car ce ne sont pas 20 mails à lire à la suite.
  • Continuons quand même avec les suppositions. Supposons que pendant 9h, je ne fasse que lire des mails, les classer et répondre à certains.
    • Dans mes mails classés, je vois que j’ai répondu à 2 mails sur 3 en 2009 (normal, le reste, je l’ai détruit).
    • L’équation est donc : « 9 heures de travail doivent se répartir entre 100% des mails à lire (à 405 mots par minute) et 66% des mails pour lesquels il faut rédiger une réponse (de 52 mots en moyenne (à 47 mots par minute) »
    • Soit 9h x 60 = N x 52 / 405 + N x 66% x 52 / 47
  • Je résous et je trouve N = 629 mails. Voilà le nombre maximum de mail qu’une personne comme moi peut recevoir par jour.

Bon, c’est du n’importe quoi. Mais comme souvent en modélisation financière, c’est le fait d’avoir fait cet exercice qui souligne les problèmes à creuser après. Les variables de sensibilité sont les suivantes :

1. On suppose que la personne ne fait que lire, taper, classer, détruire. C’est faux. Beaucoup de mails nécessitent d’aller chercher de l’info. Question : temps moyen de recherche des infos ? (et % des mails pour lesquels on doit aller chercher de l’info).
2. Quand bien même on n’a pas d’info à aller chercher, beaucoup de mails demandent de la réflexion. A la vitesse de frappe se rajoute le temps de rédiger dans sa tête, la mise en forme des arguments. Question : % des mails qui nécessitent des réponses plus élaborées que « OK pour moi ! » ?
3. On suppose que la personne est concentrée, et non susceptible d’être distraite. Ce qui signifie que si elle doit aller chercher de l’info sur Internet, elle va lancer son navigateur, aller chercher l’info et retourner à rédiger son mail… sans faire un tour par fessebouc, sans avoir l’oeil attiré par un fil RSS etc. Question : propension à être distrait de son objectif initial ? (en nombre de minutes, et plus probablement d’heures perdues par jour)
4. On n’a considéré que les temps de lecture et de frappe. C’est plausible avec un peu de discipline : pour moi, classer un mail demande la frappe d’une seule touche, détruire idem.

Voilà. Les personnes qui ont lu jusqu’ici ont le droit de m’envoyer un mail.