Daily Archives: 15 mars 2020

CovidCampus #2 : Communication (ENG)

This blog post is part of a series of reflections on the Corona virus crisis and the immediate transition from my face-to-face courses to online classes.

It has been announced yesterday night: France has just reached stage 3 of the Coronavirus pandemic. After the announcement by my school of the closure of the premises for all students (all courses are now switched online), we are now moving to a situation of national containment.

When shift hits the fan…

This means even more social distancing, and that justifies a post on the adaptation of communication. As with the previous post, I am interested in any reactions or suggestions.

In this situation of social confinement, communication is going to be very much through e-mail. So here are the few solutions and rules I have put in place in the last 48 hours. Most of these solutions are inspired by my « e-mail management » course.

  • Manage the incoming flow. I have set up an automatic reply message to any email I receive. Here is this message, if you ever want to use/edit it for your own purpose:
    • Considering the Coronavirus crisis and the  closure of ESCP Business School campuses for students, I am working on switching all my courses online. This extra workload is huge.
    • As a consequence, please note that I will not answer all my emails, and if I do, this will be with longer delays than normal.
  • Manage the backlog. It was necessary to take into account all the people who had sent me e-mails in the last days or weeks, and to whom I had not yet replied. So I wrote a message based on the concept of e-mail bankruptcy. Here is this message, if you ever want to use/edit it for your own purpose:
    • This is a generic message in response to an email you sent me in the last few days/weeks.
    • The situation is now going to be complicated for me, since due to the Coronavirus crisis, ESCP Business School is closed to students starting Monday morning. So I have to transform all my courses into an online equivalent – with all the additional investment that this represents, and all the losses in quality that can be expected. This means that in an already very busy schedule, I have to prioritise the fact that the course hours are guaranteed, but in a totally different format. In other words, I’ve gone into « crisis management » mode.
    • If your request was important and can’t wait (you are the sole judge), do not hesitate to send me a new email with your precise request. Otherwise, please contact me again when the situation is stabilized. NB: I do not wish to break off the communication. If you want to contact me, do not hesitate, but please note that I will not be able to answer all messages.
  • Keep in touch with my students. In reference to what I have previously called my first magnetic north on my moral compass, I try to send one message per day to my students, in order to partly compensate for social distancing and to maintain a group spirit around our school values. As regards substance, these messages are mostly informative, to indicate the progression of my reflections and the decisions I have been led to make in the past hours. In terms of form, I always try to include 3 elements in my messages:
    • A positive state of mind, which I summed up with the slogan « Keep Calm and Carry On », whose story I have always found fascinating. As far as I am concerned, and given my personality type (MBTI/Enneagram), this state of mind includes humour and empathy, based on our common values.
    • Every time I announce a change in the rules of the course, it always goes in the same direction: alleviate the pressure. For example, extending the deadline for submitting a case; what was compulsory being now optional; reducing the expectations on a given assignment; announcing that a case will not be graded in the end, but that each student will get feedback.
    • Finally, as far as possible, I indicate that I am open to any requests or concerns, and that students can contact me at any time.

What about yourself? Would you have any advice on the topic of communication in times of confinement?


CovidCampus #2 : Communication (FR)

Ce thibillet fait partie d’une série de réflexions sur la crise du Corona virus et le passage immédiat de mes cours en présentiel à une version en ligne.

C’est annoncé : la France vient de passer en stade 3 de l’épidémie de Coronavirus. Après l’annonce par mon école de la fermeture de l’établissement pour tous les étudiants (tous les cours étant désormais basculés en ligne), nous passons désormais à une situation de confinement national.

Un seul F vous manque, et tout est dépeuplé…

Cela signifie encore plus de distanciation sociale, et cela justifie un thibillet sur l’adaptation de ma communication. Comme pour le précédent billet, je suis intéressé par toute réaction ou suggestion.

Dans cette situation de confinement social, la communication va énormément passer par l’e-mail. Voici donc les quelques solutions et règles que j’ai mises en place dans les dernières 48 heures. La plupart de ces solutions s’inspirent de mon cours de « gestion des e-mails « .

  • Gérer le flux entrant. J’ai mis en place un message de réponse automatique à tout e-mail reçu, en français et en anglais. Voici ce message, si jamais vous souhaitez vous en inspirer :
    • Compte-tenu de la crise du Coronavirus et de la fermeture d’ESCP Business School pour les étudiant(e)s, je travaille à la mise en ligne de tous mes cours. Cette charge de travail supplémentaire est énorme.
    • En conséquence, merci de noter que je ne répondrai pas à tous les mails, ou alors avec des délais de réponse supérieurs à la normale.
  • Gérer le stock. Il fallait aussi tenir compte de toutes les personnes qui m’avaient écrit dans les derniers jours ou dernières semaines, et auxquelles je n’avais pas encore répondu. J’ai donc rédigé un message qui s’inspire de la notion de banqueroute d’e-mail (e-mail bankruptcy). Voici mon message, si jamais vous souhaitez vous en inspirer :
    • Ceci est un message générique en réponse à un mail que vous m’avez envoyé dans les derniers jours / semaines.
    • La situation va désormais être compliquée pour moi, étant donné qu’à cause de la crise du Coronavirus, l’ESCP Business School est fermée aux étudiants à partir de lundi matin. Je dois donc transformer tous mes cours en un équivalent en ligne – avec tout l’investissement additionnel que cela représente, et toutes les déperditions de qualité auxquelles on peut s’attendre. Cela veut dire que dans un agenda déjà très chargé, je dois faire passer en priorité le fait que les heures de cours soient assurées, mais sous un format totalement différent. En d’autre termes, je suis passé en mode « gestion de crise ».
    • Si votre demande était importante et ne peut attendre (c’est vous qui êtes seul(e) juge), n’hésitez pas à me renvoyer un mail en indiquant votre demande précise. Sinon, merci de me recontacter quand la situation sera stabilisée. NB : je ne souhaite pas rompre la communication. Si vous voulez me contacter, n’hésitez pas, mais sachez que je ne pourrai pas répondre à tous les messages.
  • Maintenir le contact avec mes étudiant(e)s. En référence à ce que j’ai appelé mon premier nord magnétique dans ma boussole morale, j’essaie d’envoyer un message par jour à mes étudiants, dans le but de compenser pour partie la distanciation sociale et de maintenir un esprit de groupe rassemblé autour de notre école. Sur le fond, ces messages sont la plupart du temps informatifs, pour indiquer la progression de mes réflexions et les décisions que j’ai été amené à prendre dans le cadre du cours. En terme de forme, j’essaie d’inclure toujours 3 éléments dans mes messages :
    • Un état d’esprit positif, que j’ai résumé par le slogan »Keep Calm and Carry On », dont j’ai toujours trouvé l’histoire passionnante. En ce qui me concerne, et compte tenu de ma personnalité, cet état d’esprit passe notamment par de l’humour et de l’empathie, fondés sur nos valeurs communes.
    • À chaque fois que j’annonce un changement de règles concernant le cours, cela va toujours dans le même sens : alléger la contrainte. Par exemple, rallonger le délai de remise d’un cas ; rendre optionnel ce qui était obligatoire ; réduire les attentes sur un travail donné ; annoncer qu’un travail ne sera finalement pas noté, mais que chaque étudiant aura un feed-back.
    • Enfin, autant que possible, j’indique que je reste à l’écoute de toute demande ou toute inquiétude, et que les étudiants peuvent me contacter à tout moment.

Et vous, avez-vous des conseils sur la communication en période de confinement ?