Category Archives: Productivité

Ardoise

Dans son livre éponyme, Philippe Djian rend hommage aux écrivains qui l’ont inspiré, il leur paie une partie de l’ardoise (pour les jeunôts, l’addition) qu’il estime leur devoir. Et comme Philippe Djian m’a inspiré en son temps, quand j’ai dû rédiger mes remerciements pour un de mes livres, j’ai tout naturellement appelé cette page L’ardoise.

Photo de cottonbro studio

Il s’agit d’une autre ardoise ici. Ce thibillet est destiné à me servir d’aide-mémoire des programmeurs à qui je dois penser de verser de temps en temps une contribution financière, pour un de leurs développements que j’utilise régulièrement en me disant « mais comment aurais-je pu faire aussi bien / aussi vite sans cet outil ? »

Qui dit aide-mémoire dit mémoire défaillante : je démarre cette liste aujourd’hui avec quelques programmes ou extensions en tête, mais au fur et à mesure, j’enrichirai la liste.

Les applications pour lesquelles je donne de manière récurrente (par prélèvement mensuel ou annuel), ou bien que j’ai achetées.

Les applis pour lesquelles j’aurais bien aimé faire un paiement, mais ce n’est visiblement pas possible :

  • l’extension MailMerge sous Thunderbird, qui m’a permis de développer un cours en ligne asynchrone en envoyant des mails personnalisés à 200 étudiants (plus de 1 000 mails de suivis envoyés en un semestre)
  • Le génial petit utilitaire WifiKeyboard, qui permet de taper des textes sur son ordinateur, et ça s’affiche directement dans le téléphone. Bien pratique pour les textos un peu long (et les gros pouces boudinés… :-P)

L’appli pour laquelle il faudra que je pense à faire un don :

  • Duplicator, une extension WordPress qui permet de copier un WordPress entier et le réinstaller ailleurs. Ça m’a sauvé quand j’ai fait migrer plusieurs blogs vers un nouvel hébergeur.

Inbox Zero 2023

J’ai donc à nouveau atteint l’état de Inbox Zero. Quelques précisions :

Aujourd’hui, je vais juste publier les statistiques mises à jour :

Nombre de mails traités, par an et par activité

*ISP = institut des sciences de la personnalité

Un graphique résumé est peut-être plus parlant.

Je constate que la tendance se stabilise depuis 3 ans. Rappel : ces chiffres sous-estiment la réalité, car je ne garde que les mails utiles (hors spam, alertes automatiques…) Pour plus de détails, notamment mes outils et réflexions, cf. mon thibillet Inbox Zero 2021.

Inbox Zero 2021

J’ai donc à nouveau atteint l’état de Inbox Zero. Quelques précisions :

Tarif lent
  • Cela signifie que TOUTES mes boîtes de réception sont vides, soit 4 adresses mail majeures, correspondant à mes 4 activités : l’école qui m’emploie, coaching & formation, l’institut que j’ai co-créé, les messages perso.
  • Quand je dis  » vides « , cela veut dire qu’il y a eu un moment (il y a 3 jours) où je n’avais plus aucun mail à traiter dans aucune boîte. Depuis, quelques mails sont tombés (tel le mildiou sur la vigne), mais cela n’a rien à voir avec le Hard Core (voir réflexions ci-dessous).
  • Pour information, la dernière fois que j’ai atteint Inbox Zero, c’était en 2012, il y a 9 ans ! Et avant cela, en 2011 (deux fois) et 2008. En résumé, uniquement 5 fois en plus de 15 ans.
  • Depuis 2012, certes, j’avais atteint des points bas (5 mails dans la boîte…), mais jamais zéro. C’est dire si c’est une quête titanesque, un tonneau des Danaïdes, ou comme je l’ai déjà prénommée, une écurie d’Augias.

Cela m’inspire trois types de réflexions : pragmatiques, statistiques, philosophiques.

Quelques réflexions pragmatiques ( = mes trucs & astuces)

Ceci n’est qu’un résumé de tout ce que (1) j’ai écrit depuis des années sur ce sujet et (2) ce que je traite en sessions de formation sur  » gestion du temps et du stress « .

(1) Avoir une boîte de réception commune

Thunderbird propose fort opportunément de créer des dossiers virtuels, paramétrés par une recherche donnée. J’ai donc activé un dossier virtuel contenant tous les messages de mes 4 boîtes de réception. C’est assez pratique d’alterner entre cette boîte commune ( » voilà tous les messages que je dois traiter « ) et les boîtes dédiées à une activité donnée. Le fait d’afficher le nombre de messages de chaque boîte est aussi très utile pour traquer les retardataires.

(2) Utiliser les raccourcis et les templates

Tant qu’on est dans les conseils techniques, vous connaissez mon intérêt pour l’automatisation des tâches, notamment avec des raccourcis clavier. Au risque de me répéter, ces raccourcis me font gagner des dizaines (centaines ?) d’heures par an. Et pour les textes longs, j’ai un dossier contenant des exemples de mails récurrents : ouvrir le fichier, copier-coller les 5 à 50 lignes de message, ajuster à la marge, envoyer.

(3) Une boîte de réception n’est pas une ToDo liste

Inbox (allégorie)

Ah, le réflexe quotidien : ouvrir sa boîte mail, ouvrir un mail déjà lu, se dire  » je verrai ça plus tard « , le refermer… Grâce à la notion de process popularisée par la méthode Getting Things Done (version FR ici) , et avec l’aide de mon Bullet Journal, j’ai appris de mieux en mieux à vider ma boîte de réception. Vider ne signifie pas forcément  » traiter « , ça peut être  » noter dans un autre système ce qu’il y a à faire, puis archiver le mail « . Cette étape supplémentaire permet justement de prendre un temps de recul, ce qui permet de se poser les bonnes questions sur l’urgent et l’important. Et cela a le mérite de diminuer le nombre de messages restant dans la boîte de réception. Bref, il s’agit de transformer les mails en tâches, et de déporter ces tâches dans un système dédié – car une boîte mail n’est pas un système de gestion de tâches.

(4) Avoir un œil sur le mail le plus ancien

Conformément à la sainte trinité de l’urgent, l’important et le truand, je me méfie des truands, ces mails reçus il y a longtemps et qui contiennent une bombe à retardement. Aussi, de temps en temps, au lieu de faire la technique classique Top-Down (je commence à traiter le mail le plus récent), je passe en Bottom-Up (je commence par le mail le plus ancien). Avec – merci encore à Getting Things Done – la contrainte de Touch Once, pour éviter d’ouvrir le mail et dire  » je verrai plus tard  » avant de refermer. C’est ici que la technique du hard core est très utile (cf. ci-dessous).

(5) Traiter le hard core différemment

Hard rock

Une fois que l’on a traité le tout-venant, il reste souvent un hard core, c’est-à-dire un magma de quelques (dizaines de ?) mails qui sont rétifs à tout traitement. Ce genre de mails qu’on ouvre-consulte-referme plusieurs fois. Bref, un nid à procrastination. Et comme pour toute procrastination, il faut changer de braquet. Un petit arbre de décision peut aider : dois-je vraiment traiter ce mail ? Se poser vraiment la question (conséquences de ne pas traiter ?). Si la réponse est Oui => Qui d’autre pourrait le faire ? Si la réponse est  » Uniquement moi  » => technique hard core. La technique hard core est un ensemble de techniques anti-procrastination dont je me suis inspiré dans cet excellent mini-livre par John Perry, maître procrastinateur autoproclamé.

Quelques réflexions statistiques

Depuis 2012, date de ma dernière Inbox Zero, j’ai compilé le nombre de mails traités par an. Attention : ce sont les mails que j’ai archivés, donc cela exclut les spams et ce que j’ai détruit. Il y a aussi eu, brièvement, un comptage des textos / SMS. Cela peut donner une idée du flux des messageries parallèles (whatsapp – maintenant Signal, FB messenger, MP linkedin…)

Nombre de mails traités, par an et par activité

*ISP = institut des sciences de la personnalité

Ce tableau est instructif, notamment dans ses pics (par exemple l’année 2015, année difficile dans ma vie).

Il y a aussi des effets de brouillage : pour les années les plus anciennes, j’archivais aussi certains messages automatiques, des spam – ce que je ne fais plus du tout. Enfin, dans les temps anciens, j’utilisais mon mail pro pour quantité de choses (coaching, perso…). C’est pour cela que je donne aussi une colonne  » Total mails traités « . Je trouve les moyennes vertigineuses. Si l’on couple cela à mes calculs savants de 2009, cela donne, en équivalent annuel :

Un mail à l’endroit, un mail à l’envers…
  • 12 592 mails traités, soit,
    • à raison de 52 mots en moyenne par mail : 654 000 mots lus ou écrits.
    • et à raison de 590 mots par page : l’équivalent de 1 110 pages imprimées ( > 2 ramettes de papier)
  • Il s’agit de volume traité, non pas de volume total. En effet, dans le contenu de chaque mail, seuls 5,5% représentent du texte utile. Le reste, soit 94,5%, sont les citations des mails précédents, les en-têtes et signatures. Ce qui nous amène (je résume) à l’idée suivante : si j’imprimais tous les mails d’une année, cela donnerait plus de 20 000 pages A4, soit 40 ramettes de 500 pages… Surtout, ne pas se poser la question de la valeur ajoutée de ce temps passé, ou de son coût.

Ce qui nous amène en conclusion à quelques réflexions philosophiques

Cool, papa, cool

Je me demande depuis toujours ce qui me pousse à vouloir vider cette boîte. Je rencontre quantité de collègues ou de managers qui ne s’embarrassent pas de cette quête. Et pourtant, j’ai vraiment du mal avec l’idée suivante : si vous avez 1442 mails dans votre boîte de réception, comment êtes-vous sûr d’être  » à jour  » ? La tactique consistant à traiter les mails les plus récents est dangereuse, car elle donne la priorité à un mode réactif, dans lequel ce n’est pas vous qui décidez ce qui est prioritaire.

Pour être transparent, je pense que de mon côté, il se joue aussi un mécanisme émotionnel : je ne veux pas être pris en flagrant défaut de ne pas avoir répondu – même si le mail date d’il y a plusieurs semaines. C’est une attitude sur laquelle je travaille depuis des années, et qui m’a permis de classer des mails sans y répondre… même si c’est encore une trop faible minorité.

Et vous, quelles sont vos réflexions sur ce sujet ? (Vous pouvez aussi m’envoyer des félicitations !!)

#Mini-hacks – Expanseur de texte

Ceci est la continuité de ma rubrique  » petits outils informatiques qui me font gagner beaucoup de temps  » (je la baptise désormais avec un anglicisme : Mini-hacks, et le premier thibillet historique est là).

Aujourd’hui, l’expanseur de texte (text expander).

De tous mes petits outils, c’est probablement celui qui me fait gagner le plus de temps, et ceci depuis des années. Cela consiste à attribuer un raccourci clavier à des bribes de texte répétitives. J’ai commencé il y a des années avec l’extension Quicktext (sous Thunderbird) pour automatiser mes signatures de mail. Le raccourci Ctrl-1 me permettait d’insérer automatiquement  » Cordialement, Christophe T.  » tandis que le raccourci Ctrl-2 insérait une signature plus informelle ( » À+, Chr. « ). Il y avait aussi l’équivalent anglais, donc Ctrl-3 pour  » Sincerely, Christophe T. « 

Rien qu’avec ces trois raccourcis, je ne sais pas combien de centaines d’heures de rédaction j’ai pu gagner depuis toutes ces années (pour information, je retrouve un thibillet datant d’il y a 13 ans dans lequel je mentionnais déjà les bienfaits de Quicktext).

Il y a aussi la question des majuscules accentuées. Autant les Mac permettent de taper facilement À ou É, autant sous Windows, c’est fastidieux de rechercher le bon code ASCII. Donc hop, un raccourci clavier pour les majuscules accentuées : Ctrl-à, Ctrl-é et Ctrl-è.

Avec le temps, j’ai rajouté des raccourcis, en migrant du pavé numérique aux 26 lettres du clavier. Cela n’a pas été compliqué pour retenir tous les raccourcis, car cela s’est fait très progressivement : de temps en temps, je me disais que j’en avais marre de toujours taper le même texte, et je me trouvais une lettre correspondante sur le clavier, avec le bon moyen mnémotechnique (ex : adresse Skype = Ctrl-y). Je cite en vrac mes raccourcis texte les plus évidents :

  • mon prénom + nom
  • mon mail (pro et perso)
  • mon adresse postale professionnelle / personnelle
  • mon identifiant Skype, Zoom…
  • mon numéro de mobile

C’est utile non seulement pour les mails, mais aussi pour tous les champs d’information des formulaires en ligne (tapez votre prénom, tapez votre nom, tapez votre mail, retapez votre mail…).

Aujourd’hui, le bilan est clair : j’ai mappé quasiment toutes les lettres du clavier + les chiffres. Et pour plusieurs lettres, j’ai deux variantes : Ctrl-Alt-a et AltGr-a, par exemple. Je viens de compter : j’ai 52 raccourcis clavier, qui me permettent de lancer des programmes (Word, Excel…), ouvrir des dossiers (Documents, Téléchargements…) ou taper des textes ( » Bonjour, j’espère que vous allez bien. « )

Alors, quel est le petit programme qui me permet de faire tout ça ?

Sous Windows, c’est Clavier+, de Guillaume Ryder. Le programme correspond à mes critères (détail ici – en résumé, simplicité, légèreté), et cela explique que régulièrement, depuis des années, je fais un versement Paypal à ce programmeur. N’hésitez pas à faire de même. Sous Mac, à l’époque où j’étais sous ce système, j’utilisais Spark, qui est un daemon à installer.

Script – mettre la date inversée dans un nom de fichier

Prolégomènes (ou cahier des charges fonctionnel, ou le pourquoi du comment) :

  • Quand je cherche des fichiers dans un dossier, j’aime bien pouvoir rapidement identifier la version la plus récente, et idéalement, avoir les fichiers triés par date.
  • Certes, je pourrais cliquer à chaque fois sur la colonne « date » pour ré-ordonner les fichiers. Mais c’est bien utile d’avoir la date directement dans le nom du fichier.
  • La solution que j’ai adoptée est celle qui est souvent utilisée pour les photos : un nom de fichier qui commence par la date inversée (ex : 2021-01-19 Compte-rendu.doc, qui indique que c’est le compte-rendu d’une réunion le 19 janvier 2021). Ainsi, comme les fichiers sont classés par ordre alphabétique, on obtient directement un classement chronologique :
    • 2020-09-12 réunion avec Monica Bellucci.doc
    • 2020-11-29 projet Maître du monde.doc
    • 2021-01-19 Lamentation suite au redressement fiscal.doc
  • Cela étant posé, comment automatiser la tâche, plutôt que de taper laborieusement deux mille vingt et un zéro deux zéro trois à chaque nommage de fichier ?

Solution

  • Utiliser un mini-script ( = une suite de commandes du système, ici la console de Windows).
  • La commande détaillée est : 
echo %DATE:~6,4%-%DATE:~3,2%-%DATE:~0,2% | clip
  • Traduction :
    • echo : afficher
    • %DATE : la date d’aujourdhui. Mais par défaut, cet affichage se fera comme ça : 03/02/2021. Or je veux (1) un ordre inversé et (2) des tirets au lieu de / car cela crée des problèmes dans les noms de fichiers.
    • d’où le propos des ~ et %-% : cela consiste à prendre dans la date du jour (03/02/2021) les 4 caractères en 6ème position (2021) puis un tiret, puis les 2 caractères en 3ème position (02) etc.
    • enfin, | clip signifie : ne pas afficher le résultat à l’écran, mais l’envoyer dans le presse-papier (clipboard).
  • Il suffit de copier ce script dans un fichier texte, et de rendre le fichier exécutable (sous windows, changer l’extension .txt en .bat)
  • Il ne me reste plus qu’à affecter un raccourci clavier à ce script, pour pouvoir l’appeler de n’importe où.

Mise en pratique

Supposons que je fasse un fichier de compte-rendu de ma réunion avec Paul Usul Muad’ Dib Atréides. Pour sauvegarder, je fais Ctrl+S, et Word me demande de nommer le fichier. À ce moment, je tape mon raccourci magique, puis Ctrl+V, et le contenu du presse-papier (c’est-à-dire la date inversée d’aujourd’hui) est automatiquement ajoutée en début de fichier.

Sans raccourci magique

  • Ctrl+S pour sauver
  • taper « Réunion Paul Usul »
  • Enter
  • Le fichier est sauvé comme « Réunion Paul Usul.doc »

Avec raccourci magique

  • Ctrl+S pour sauver
  • Ctrl+Alt+D (mon raccourci magique) puis Ctrl+V = la date est ajoutée au début du nom
  • taper « Réunion Paul Usul »
  • Enter
  • Le fichier est sauvé comme « 2021-02-03 Réunion Paul Usul.doc »
Quelques secondes de gagnées,
20 fois par jour

Créer son propre programme de Todo liste

Sur ce blog, j’avais commencé il y 13 ans (!) une rubrique Productivité dans laquelle je mentionnais – notamment – les petits utilitaires informatiques que j’ai découverts au fil de mes besoins : une horloge en transparence, un utilitaire qui permet de dessiner / annoter en superposition de ce qui se passe à l’écran. Ces utilitaires obéissaient à un cahier des charges (détail ici) qu’on peut résumer en deux idées : simplicité, légèreté.
Je n’ai pas continué cette rubrique, alors même que j’ai une petite dizaine de programmes qui me rendent de grands services au quotidien, et qui m’ont fait gagner énormément de temps depuis 10-15 ans que je les utilise.

Venons-en au sujet du jour : un utilitaire de ToDo list. Et j’ai trouvé une solution élégante et légère, que je vais vous détailler ci-dessous (les explications sont pour Windows, mais a priori transposables à Mac ou Linux).

Quelques précisions avant de démarrer

  • Comme indiqué dans cette série de thibillets sur – notamment – les ToDo listes, je préfère depuis des années un support papier (le Bullet Journal, ou BuJo) pour faire mes listes et noter mes idées. Mais paradoxalement, alors que je transportais sans peine le BuJo entre chez moi, mon travail et mes rendez-vous extérieurs, le temps du confinement m’a fait délaisser cet outil (pour un temps). C’est peut-être parce que toutes les réunions se faisaient en ligne, et que c’était plus pratique pour moi de prendre directement des notes sur l’ordinateur.
  • Aussi, insensiblement, je me suis mis à faire des ToDo listes informatiques. C’était au format texte avec Notepad, donc parmi les niveaux les plus élevés de frugalité informatique : un éditeur de texte simpliste, un fichier txt dans un coin de l’écran, et c’est tout. Pour info, le programme Notepad.exe pèse 1,1 kilo-octet, un millième de Méga-octet ! 😀
  • Je sais qu’il existe quantité de programmes et d’applications de ToDo listes, et j’en ai testé plusieurs à l’époque (des outils en ligne, des applis multi-plate-formes) :
    • La plupart de ces applis permettent une synchronisation entre différents appareils. Or, la synchronisation est vraiment un plus : cela permet d’avoir sa ToDo liste toujours à jour, avec la même version la plus récente sur ordinateur et sur téléphone/tablette. Mais on peut faire ça aussi simplement avec un fichier texte : il suffit qu’il soit dans un répertoire synchronisé avec Dropbox, Google Drive ou pCloud (ce dernier étant mon outil depuis des années, car je ne veux pas que mes données privées soient siphonnées et revendues). L’avantage d’un fichier texte est qu’il est lisible par n’importe quel système ou appareil…
    • Après avoir testé plusieurs applications à l’époque, je m’étais rendu compte que le mieux est l’ennemi du bien : ces applis proposent des dates limites, des classements par projets, des étiquettes et quantité d’autres fonctionnalités… alors que je ne voulais qu’un utilitaire de liste – ce qu’un fichier texte fait très bien. L’appli la plus frugale que j’avais trouvée (et achetée) s’appelait TaskPaper (sur Mac) et elle avait une jumelle sur Windows (TodoPaper, qui a disparu depuis). La beauté de cette application était que les fichiers de listes étaient au format texte, donc lisibles indépendamment de l’appli (ex: sur mon smartphone).

Résumé et cahier des charges

  • Confinement = je commence à faire mes listes de tâches directement sur l’ordinateur.
  • Il me faut une appli légère, qui sauvegarde les listes au format texte, de telle sorte que je puisse consulter ma liste depuis n’importe lequel de mes appareils, en déplacement ou sans connexion Internet.
  • Cette appli doit pouvoir ré-ordonner mes todo listes en fonction de l’ordre de priorité, et « archiver » les tâches réalisées.

Solution

En fait, après quelques tâtonnements, je suis arrivé à la solution la plus simpliste et la plus élégante : un petit programme dans le Terminal de windows (cmd.exe) avec une icône de raccourci sur le Bureau. NB : les possesseurs de Mac peuvent faire la même chose avec le Terminal du Mac ; quant aux utilisateurs de Linux, ils sont probablement rompus aux tâches élémentaires de la console que je vais détailler ci-dessous.

Voici la démarche, pas à pas. Il y a deux éléments à bâtir : le fichier texte qui servira de Todo List ; le programme qui va ré-ordonner les tâches par ordre de priorité.

Étapes pour le fichier texte « Todo List »

  • Avoir ma liste de tâches à faire dans un fichier texte, lui-même hébergé dans un dossier synchronisé (ex: C:\Users\Christophe\Nextcloud\Notes\Todo.txt). Ainsi, à chaque fois que je modifie ce fichier, il est automatiquement synchronisé avec un service dans le cloud – et mis à jour sur mon téléphone, mon ordinateur au bureau, etc.
  • Dans ce fichier, utiliser l’éditeur de texte (notepad.exe) pour saisir à la volée toutes les tâches, sans ordre de priorité. Par exemple :
Rédiger mail à Raoul Volfoni
Faire la tournée des compteurs pour encaissement
S'inviter à la réunion sur la péniche
Rédiger l'éloge funèbre du Mexicain
  • Les coder alors en suivant une syntaxe simpliste dans le fichier texte :
    • tâche prioritaire = démarre par « 1  » en début de ligne ;
    • tâche moins prioritaire = démarre par « 2  » en début de ligne,
    • etc. avec les numéros suivants
    • Enfin, tâche terminée = remplacer le chiffre en début de ligne par « X « 

dans mon exemple, cela pourrait donner :

3 Rédiger mail à Raoul Volfoni
1 Faire la tournée des compteurs pour encaissement
2 S'inviter à la réunion sur la péniche
1 Rédiger l'éloge funèbre du Mexicain
(il y a donc deux tâches prioritaires, notées au niveau 1)

Quel est l’intérêt de ce numérotage ? C’est qu’il suit le classement alphanumérique du Terminal. Il suffit alors de lancer la commande « sort » : c’est une commande qui prend un fichier texte et qui ré-ordonne ses lignes par ordre alphanumérique : tous les 1 seront en haut, suivis par tous les 2, … et les « X » seront tout en bas.
Après lancement de cette commande, le fichier aura cette tête :

1 Faire la tournée des compteurs pour encaissement
1 Rédiger l'éloge funèbre du Mexicain
2 S'inviter à la réunion sur la péniche
3 Rédiger mail à Raoul Volfoni

Évidemment, le but est d’automatiser ce reclassement avec une commande.

Le « programme » de reclassement par ordre de priorité des tâches

Après la syntaxe (simpliste) du fichier texte, voyons maintenant le codage (à peine plus complexe) des commandes dans le Terminal. Je commente chaque commande avec une ligne de $$ commentaires $$.
Pour la simplicité de l’exemple, supposons que le fichier de ToDo liste soit à l’emplacement C:\Bureau\Todo.txt

Liste des commandes à enchaîner dans le Terminal :

C:\Windows\System32\cmd.exe /c
$$ lance le terminal en mode « sans commentaires » (donc non visible à l’écran)
sort C:\Bureau\Todo.txt > C:\Bureau\Todo9.txt
$$ trie les lignes du fichier Todo.txt par ordre alphanumérique et copie le résultat dans le fichier Todo9.txt (qui sera un fichier temporaire)
copy C:\Bureau\Todo9.txt C:\Bureau\Todo.txt
$$ copie le fichier Todo9.txt pour devenir le nouveau fichier Todo.txt
del C:\Bureau\Todo9.txt
$$ détruit le fichier Todo9.txt

En fait, j’ai commenté individuellement ces 4 commandes pour la clarté, mais elles s’enchaînent avec la commande « & » pour ne faire qu’une seule commande globale, du genre cmd sort & copy… & del…

Il ne reste plus qu’à créer un raccourci sur le bureau : dans la zone « Cible », copier la commande ci-dessus (cmd sort & copy… & del…), et dans la zone « démarrer dans », indiquer « C:\WINDOWS\system32 »

Peaufinage

Dans mon fichier texte, j’ai ajouté deux lignes pour une meilleure lisibilité.
Une ligne 0 z————-z (qui démarre par 0, zéro) pour le haut du fichier
Une ligne o—————o (qui démarre par O, la lettre) pour le bas

La ligne du haut me permet de mettre au-dessus une tâche répétitive de tous les jours, ou bien un truc vraiment important à faire en tout premier. Cette ligne commence par « 0 « , donc elle est au-dessus de tout le reste, et elle séparera LA tâche niveau 0 de toutes les autres tâches.
La ligne du bas permet de faire une séparation entre les tâches restant à accomplir (niveau 3, 4 etc.) et les tâches accomplies (marquées X).

Pour illustrer comment ça fonctionne, voilà un exemple de mon fichier après que j’aie terminé mon thibillet sur la Todo (notez la tâche 1 qui est devenue X :

0 Faire du gainage
0 z-------------z
1 Billet de blog 3 axes
X Billet de blog ToDo
1 Déclaration CESU
3 Texte à rédiger pour YY
4 Faire chapitre 6
o---------------o
X Admin Callisto
X Article ALS

Hop, lancement du programme triage en double-cliquant sur le raccourci, et le fichier devient

0 Faire du gainage
0 z-------------z
1 Billet de blog 3 axes
1 Déclaration CESU
3 Texte à rédiger pour YY
4 Faire chapitre 6
o---------------o
X Admin Callisto
X Article ALS
X Billet de blog ToDo

Ultime peaufinage pour gagner (encore !) du temps

Affecter un raccourci clavier pour ouvrir le fichier Todo.txt.
Affecter un autre raccourci clavier pour lancer le triage.

Ma séquence de touches – que j’utilise plusieurs fois par jour – devient alors :
Ctrl-Alt-* (ouvre le fichier Todo dans Notepad)
=> je rajoute des tâches, j’affecte des niveaux de priorités, je coche X pour les tâches terminées
Ctrl-W (ferme le fichier Todo, avec sauvegarde)
Ctrl-Alt-! (triage)

Et voilà.

BuJo IV – fournitures et quelques conseils ultimes

Ceci clôture ma description de la pratique du BuJo au quotidien, pour le suivi de mes journées et de mes projets. Je termine par ce qui est en même temps accessoire, mais qui paradoxalement déclenche souvent des envies d’écrire un journal intime ou un carnet de pensées : les fournitures. Puis je donnerai quelques conseils basiques issus de ma pratique.

Mon carnet v. 1.0

Mon premier BuJo a été un carnet Moleskine. La marque est prestigieuse – ou plutôt, son marketing est très bien fait, puisque la marque fait référence à des auteurs classiques célèbres (Saint Exupéry, Hemingway…) alors même que le carnet Moleskine n’existe que depuis 1998, et il présente deux avantages : un élastique qui permet de maintenir le carnet bien fermé, et un marque-page en tissu pour ouvrir le carnet à la bonne page.

J’avais opté pour un carnet souple, taille B5 (moitié de A4), à petits points (dotted). Une page à points est un compromis ergonomique entre la page lignée (qui force à dimensionner son écriture et ses dessins à la hauteur des lignes imprimées) et la page vierge (où mon écriture ne reste jamais horizontale bien longtemps. Les points peuvent servir de points de repère pour les lignes, mais aussi pour tracer des dessins, des plans, des cases…

Les inconvénients du carnet Moleskine :

  1. la faible épaisseur de ses pages : l’encre de mon feutre (pourtant fin, 0,7mm) se voyait par transparence sur l’autre côté de la page. Et c’était encore pire pour les zones encrées (ex : titres encadrés). Cela me forçait à utiliser un stylo-bille (moins agréable pour l’écriture et l’esthétique) ou un crayon à papier (ingérable dans le temps, les notes s’effacent après quelques années).
  2. Les pages n’étaient pas numérotées. Certes, c’est une gymnastique plaisante de commencer chaque nouvelle double-page par une numérotation des coins, cela peut même renforcer l’aspect  » je fais ce que je veux de mon carnet, il est versatile « , mais je cherchais un côté plus pratique.

Mon carnet v. 1.1

Pour un prix légèrement inférieur au Moleskine, j’ai trouvé un carnet qui répondait à tous mes critères : le Leuchtturm 1917. Pages numérotées, papier épais, double marque-page coloré, étiquettes autocollantes fournies (y compris pour la tranche), et couverture dans un grand choix de couleurs vives ou sobres, c’est le carnet conçu pour un exercice joyeux et quotidien du BuJo.

J’ai pu y utiliser mon feutre gel 0,7mm pour prendre des notes et faire des dessins (… des gribouillages plutôt) sans craindre de transpercer le papier. J’ai eu plusieurs de ces carnets, dans différentes couleurs, et cela reste ma référence pratique pour le BuJo.

Les inconvénients du carnet Leuchtturm 1917 :

  • Il faut acheter un petit passant élastique autocollant pour pouvoir insérer son feutre / stylo, de telle sorte que le BuJo soit toujours accompagné de son stylo (mais il faut débourser de 5 à 8€ de plus pour cet autocollant).
  • Moleskine propose un stylo bille qui peut se pincer dans la couverture, c’est bien aussi, mais c’est un stylo-bille (donc moins agréable pour écrire + problème des recharges) et le côté pincé dans les couverture n’est pas hyper pratique à l’usage, car le stylo dépasse de la couverture, donc il s’accroche partout.

Mon carnet v. 2.0

Je pratiquais depuis quelques années l’appli CamScanner, qui permet de  » scanner  » rapidement une page de livre ou un article (en fait, c’est une photo qui est intelligemment recadrée et retouchée avant d’être sauvegardée au format PDF ou jpeg). Or, avec un BuJo papier, on peut avoir envie de transporter une page sans le carnet entier (par exemple, une page d’un BuJo qu’on a terminé il y a un mois, mais la page est toujours d’actualité). J’ai donc eu l’œil attiré par un carnet Leuchtturm aux pages pré-formattées (technologie whitelines) avec des petites icônes dans les coins pour faciliter la numérisation et le détramage avec une appli fournie. En théorie, c’est génial, puisque ça permet de scanner rapidement une page depuis son téléphone et de l’emporter partout, il y a même la possibilité de cocher une case prédéfinie sur la page papier pour un envoi automatique par mail ou dans une appli du cloud (Dropbox, Evernote…) Dans ma pratique, l’appli fonctionnait plutôt moins bien que CamScanner… et de toute façon, j’ai dû utiliser au maximum deux fois la fonction de scanner (pour un carnet de 160 pages…). En conclusion : mon BuJo est de toute façon toujours avec moi, et quand il ne l’est pas, soit j’ai accès à des pages que j’ai scannées sur un bon vieux scanner et sauvées dans le Cloud, soit je me passe du BuJo pendant une journée, ce n’est pas non plus une drogue 😀

Pour celles et ceux qui aiment les très beaux objets, il existe un carnet, le Thibierge (un de mes cousins…) qui propose un très beau carnet, des reliures aimantées permettant de changer de bloc de feuilles facilement, et une appli de numérisation. L’objet est superbe, mais pas à la portée de toutes les bourses… 😉

Mon carnet v. 3.0

C’est ma version actuelle. Marque française (LeMome), il est (encore) un peu moins cher que le Leuchtturm 1917 ou le Moleskine, avec une épaisseur de papier supérieure à celle du Leuchtturm (l’encre transperce moins). Il offre le plaisir de couleurs variées, le confort de DEUX marques-pages tissu (bien pratique : un marque-page pour la page courante, et un autre pour l’Index), et il présente l’avantage d’avoir un porte-stylo élastique déjà cousu dans la couverture. Un plus : les 8 dernières pages du carnet sont détachables selon des pointillés, ce qui permet de noter et de donner le résultat à l’interlocuteur.

J’ai opté pour un LeMome bicolore, qui vient avec des accessoires dont je ne me sers pas (petite règle, autocollants smileys…) mais qui font la joie de certain(e)s ados…

Le stylo

Vous aurez compris que je n’aime pas le stylo-bille. Je préfère faire glisser une plume que de faire rouler une bille qui écrase le papier et marque le verso. Mais le stylo-plume a lui-même ses contraintes : il peut baver (ex : trajets en avion), et l’encre peut mettre un peu de temps à sécher sur le papier, conduisant à des bavures si le doigt vient à effleurer les mots, ou à des pattes de mouche quand on referme le BuJo trop rapidement.

La solution qui m’a duré des années était un feutre-gel 0,7mm de chez Muji. Petit, léger, rechargeable, il était simplissime et suffisait parfaitement à mes besoins. Son seul inconvénient était la disponibilité des recharges de gel : uniquement accessibles au flagship Muji du Forum des Halles (1h30 aller-retour minimum) et non disponibles en ligne, ces satanées recharges me contraignaient à planifier mes réapprovisionnements pour plusieurs mois à chaque fois que j’y allais. Et dans les derniers mois, les recharges avaient tendance à ne plus être suivies, ou seulement en noir. Ça sentait la fin de série.

Et puis grâce à un article d’un excellent Blog, j’ai trouvé la solution idéale : un stylo-bille (roller) à cartouches d’encre de stylo-plume. Ce Schneider vaut 3 francs 6 sous, il fonctionne sur des cartouches d’encre standard de la grande distribution, et son seul inconvénient est que son marché-cible correspond aux enfants de 8-10 ans, donc j’ai un peu galéré avant de trouver un motif qui ne soit pas Transformers ou Winx… (ce qui pourrait faire un effet intéressant lors de certains ComEx).

Les accessoires

Je n’utilise aucun des accessoires vendus  » pour la pratique du BuJo « , comme des pochoirs métalliques ou des guide-lettres. Pour moi, ces accessoires s’apparentent plus à du scrap-booking ou de la calligraphie qu’à la tenue d’un BuJo fonctionnel et pratique. La petite poche dans le rabat intérieur à la fin du BuJo peut être bien pratique, la boucle élastique pour le stylo et l’élastique de maintien du carnet, ça me suffit comme accessoires  » built-in « .

En revanche, mon péché mignon consiste à aller rôder sur Pinterest pour apprendre quelques dessins extrêmement basiques (ce sont plus des icônes ou des festons que des dessins) pour aérer mon BuJo avec quelques graphismes… sans passer 15mn sur un croquis.

Quelques conseils issus de ma pratique

Au fil des années (je suis en train de terminer mon 7ème BuJo), je me suis prescrit des conseils à moi-même que je partage avec vous, au cas où cela intéresserait des aficionados :

  • Le BuJo est avant tout pragmatique et simple – et doit le rester. Ne jamais oublier que c’est sa simplicité qui fait sa versatilité : dessins, fioritures, notes à la va-vite, todo listes ou brain dumps, pages de projets… Et c’est l’Index qui rassemble tout cela en un tout exploitable.
  • Ne pas succomber à la pratique du quotidien (1). On n’est pas obligé de tenir un journal de toutes les journées passées. Au fil des années, je constate que je peux avoir des trous de 2 jours ou plus dans la prise de notes… Qu’à cela ne tienne : quand je reprends le BuJo, je ne fais pas un compte-rendu de toutes ces journées non notées, et je re-démarre là où j’en suis, tant pis pour le trou temporel. S’il y a des choses à noter, elles me reviendront bien assez tôt.
  • Ne pas succomber à la pratique du quotidien (2). Idem quand je démarre la matinée par une réunion ou une idée qui risque de disparaître : je note directement ce qui se passe, quitte à ce que la ligne de temps ne soit pas tout à fait linéaire, il sera toujours temps de raccorder les points après coup (ou pas).

Voilà la fin de la cette série sur le BuJo et ma pratique d’icelui. Je serai intéressé par vos commentaires et remarques sur votre propre expérience 🙂

BuJo 3 – critiques

Ceci est donc mon 3ème thibillet sur le Bullet Journal. Après la présentation et mes modifications au concept initial, passons à la troisième partie : les limites ou critiques. Nous garderons le quatrième thibillet pour la logistique (« quel matériel ? »).

Les limites du BuJo

Cet article mordant sur le « Boulet Journal » (« le journal de ceux qui méritent une balle« ), en plus d’être très drôle (comme souvent sur ce blog) est aussi très bien vu (bis), et son humour vient pour une grande partie de l’exagération (ter). Il n’empêche, derrière la satire, il y a une vraie observation fine des travers du BuJo. Je vous cite quelques idées, mais la lecture de l’ensemble en vaut vraiment la peine.

  • Première critique, la plus importante : le côté « je démarre en fanfare et j’abandonne tout au bout d’un mois »

« Le Bujo est […] un peu aux travailleurs de septembre ce que l’abonnement à la salle du sport est aux motivés du mois de janvier : une manne de pognon tirée des illusions annuelles d’autrui. »

dans l’article sus-cité

C’est un travers que j’ai déjà mentionné à propos de la méthode GTD ou de toute autre méthode de développement personnel, et je vous livre ci-dessous mon analyse de la relation amoureuse qui s’instaure pour un système, telle que j’ai pu la voir chez quantité de personnes adeptes de la productivité personnelle. Prenons l’exemple de Robert pour illustrer cette courbe, et je vous ai fait un petit schéma qu’on pourrait appeler « Le cycle amoureux d’un système de productivité personnelle ».

  1. Dans la première phase (début de la flèche verte), enthousiasme ! Robert s’ébaubit devant ce système qui correspond enfin au système absolu qu’il cherchait depuis toujours et qui va changer sa vie, résoudre ses problèmes, déboucher son évier et repriser ses chaussettes. Il s’y met donc comme un furieux, le plus souvent en migrant dans ce système tout ce qu’il avait éparpillé dans le système précédent – forcément discutable, puisque Robert n’en était plus vraiment satisfait.
  2. En parallèle, prosélytisme ! Robert en parle partout, à tout le monde, il convainc, évangélise des amis et collègues qui ne lui ont rien demandé, et il les supplie de passer à ce nouveau système, parce que c’est pour leur bien. C’est une phase où certain(e)s peuvent atteindre des sommets d’enthousiasme communicatif, et je connais plus d’une personne qui a pu être mesmérisée par cette stratégie, Robert agissant tel un Bill Graham ou un Tony Robbins (démonstration vivante de la PNL), en utilisant une communication dont l’effet est d’autant plus fort qu’il ne dure pas longtemps dans le temps.
  3. Ensuite (flèche jaune), idéation ! En fait, le système s’auto-entretient, parce que Robert passe plus de temps à gérer son système… qu’à accomplir des choses. Il peaufine, il indexe, il classifie, et surtout, il ordonne ses priorités. Et puis il les réordonne. Et puis il peaufine son système de gestion des priorités. Et puis Robert en parle : « tu as vu, sur ces 18 tâches à faire, j’ai choisi quelles étaient les plus importantes, je vais te montrer ». Et pendant tout ce temps, un humble tâcheron sans méthode aurait probablement accompli les 18 tâches, sans ordre, mais avec la satisfaction de faire les choses au lieu de les planifier. Et voici donc un paradoxe : on peut traduire « faire les choses » par Getting Things Done, mais ce système GTD peut conduire les personnes à passer plus de temps à planifier qu’à faire effectivement. C’est une procrastination particulièrement redoutable, car elle donne l’impression qu’on est productif, alors qu’on ne travaille qu’à la périphérie des tâches. C’est peut-être pour ça que certaines personnes ont créé l’odieux néologisme prioriser : en transformant un processus (établir un ordre des priorités) en verbe, elles se donnent peut-être l’illusion d’être dans l’action, alors qu’elles ne sont que dans la prévision des actions. Par analogie, en Ennéagramme, certaines personnes narcotisent sur le développement personnel, c’est-à-dire qu’elles lisent tous les livres sur le sujet et apprennent toutes les variantes des caractères, ce qui est une manière très efficace de dépenser beaucoup d’énergie… pour éviter de travailler sur son propre développement personnel ! 🙂
  4. Tout de même, le système marche (ou Robert se convainc qu’il marche) et toute la vie de Robert se réoriente autour… jusqu’à ce que l’on arrive à la croisée des chemins :
    1. Dans un cas, le temps passe, et le système devient trop lourd à gérer. Robert l’abandonne progressivement, et l’oublie… C’est la phase de Lassitude. Et puis un jour, inopinément, dans une page de blog ou dans un livre de développement personnel, un nouveau système apparaît dans le radar de Robert, et on retourne à l’étape 1. du cycle amoureux. Le cercle amoureux – et vicieux – est bouclé (flèche rouge).
    2. Mais notez que la phase 3. ne conduit pas automatiquement à un éternel retour vers la phase 1., car (heureusement pour nous) il y a des relations amoureuses qui se stabilisent et qui durent, durent, durent… Dans ce cas, que je souhaite à tous les Robert du monde, le système devient vraiment intégré, et donc utile : il remplit humblement sa fonction et cela peut durer des années (flèche bleue).

Comme on l’aura compris, c’est une vraie critique, généralisable à tout changement d’existence : la capacité à tenir dans la durée. Certains abordent ce sujet par l’établissement de routines, qui demandent du temps pour devenir des automatismes. D’autres rappellent une idée fondamentale : rien ne se fait sans envie, et rien ne se continue sans motivation. L’erreur souvent commise est de se tromper de motivation, c’est-à-dire ne pas arriver à identifier la motivation fondamentale qui nous anime. Du coup, il y a un effet papillonnage, voire comme le dit l’école de Palo Alto « faire encore un peu plus de ce qui ne marche pas ». Cela me semble important de le mentionner ici, car la « gestion du temps » est un des grands fantasmes vendeurs en Occident, au même rang que les régimes minceur, les techniques sexuelles ou la remise en forme… Le schéma ci-dessus pourrait en fait s’appliquer à quantité de domaines.

  • Deuxième critique sur le BuJo : « il faut tout faire soi-même ».

Vous voulez dire qu’un outil présenté pour améliorer sa productivité est un outil qui va nécessiter plus de temps qu’avec un simple agenda pour s’organiser ? Et donc, que vous allez perdre en productivité ? […] Pour votre information, un agenda pré-rémpli, ça coûte aux environs de 5€.

dans le même article

C’est vrai que cette mode du BuJo donne un peu l’impression de réinventer la roue : « Allez, les gars, on va vous apprendre à vous organiser, première étape : noter ce que vous devez faire… » (comme dirait Aymeric, « c’est ça, prends-moi pour un jambon »).

Mais j’en ai déjà parlé, c’est justement l’avantage du concept de BuJo : sa versatilité. Là où Simon-Pierre va écrire au fil des pages, façon journal, Zachée va créer systématiquement des pages « Projet » tandis que Magdalena ne jurera que par l’utilisation des plannings mensuels. Et c’est justement parce que les pages sont vierges que chacun(e) est libre de trouver son système. Tout carnet papier est un BuJo en puissance, puisque le BuJo, avant d’être un objet physique, est avant tout un système mental (pour ceux qui pratiquent la méthode GTD, on retrouve la même idée : peu importe l’organisation matérielle, tant qu’on respecte les règles). C’est notamment cela qui m’a permis de faire mon propre ménage, en enlevant ce qui ne me plaisait pas, ou en ajoutant ce qui me manquait. Comparativement, essayez de faire ça avec un agenda du commerce vendu à 5€ : arrachez les pages d’éphémérides, ou les mappemondes en couleur, supprimez les sections qui ne servent pas. Bonne chance…

  • Troisième critique : les dessins et coloriage.

[…] qu’on s’organise sur papier, par téléphone ou ordinateur, chacun est libre de faire ce qu’il veut. Mais si quelqu’un confond boulot et atelier coloriage, cela mérite de lui renverser son bureau sur le coin de la truffe.

dans l’article très drôle sur le Boulet Journal
Cette rosace…

C’est vrai que j’ai déjà mentionné ce paradoxe : un carnet qui est vendu comme un système de productivité devient souvent un bel objet de scrapbooking ou de calligraphie – ce qui prend littéralement des heures. Si ça me prend 30 minutes pour dessiner la page du jour avec des belles lettres et des festons, c’est sûr que je vais avoir des problèmes de temps… 😉

La tache libère de la tâche

Pour éviter la tentation esthétique, dès le début, j’ai essayé de « salir » mon premier BuJo. Pour moi, une trace de tasse à café ou des gouttes de thé qui ont délayé certaines lettres, ça fait automatiquement passer le BuJo de « objet esthétique qu’on ne doit toucher qu’avec des gants, en ayant longuement médité avant d’écrire » en « objet du quotidien qu’on utilise, qu’on corne et qui se prend des gnons ». Et cela évite de retenir sa respiration ou de tirer la langue en transpirant dès qu’on trace la date du jour ou une liste de tâches… (Et ce processus de salissure assumée correspond, pour les archéologues de ce blog – les archéoblogues, donc – à la Batana que j’avais appelée Raflure).

Cela étant dit, je pratique un peu de coloriage dans mon BuJo, de façon très light, c’est-à-dire en deux occasions uniquement :

  • Coloriage « priorités ». Quand je suis confronté à une longue liste, généralement obtenue par un Brain Dump (cf. deuxième thibillet sur le BuJo), cela m’aide de fixer mes priorités à l’aide de couleurs (un petit cercle autour de la case à cocher, donc c’est plus une touche de couleur qu’un coloriage) :
    • tâche en rouge : prioritaire.
    • tâche en orange : degré d’importance / urgence en peu en deça (en gros, quand les tâches rouges sont faites).
    • tâche en vert : pas urgent (mais peut-être important), donc à noter pour ne pas oublier.
    • et toutes les autres tâches, sans couleur. Le but n’est pas d’affecter un code couleur à toute les tâches de la liste, mais de décider quelle sera la ration du jour ou de la semaine, et les autres attendront…
      • Ce coloriage a aussi un mérite : éviter la déprime face à un Brain Dump de deux pages qu’on assimilerait trop vite à « ToDo list de deux pages » – donc insurmontable, et déprimante à lire. Le fait de ne regarder que les tâches de couleur permet d’alléger la contrainte, en identifiant les bouchées du jour, sans culpabiliser sur toutes les autres tâches restant à faire.
  • Coloriage « détente ». Cela arrive le plus souvent le week-end, ou plus rarement, pendant une période de pause dans mon bureau, je reviens sur une dizaine de pages et je mets quelques touches de couleurs sur les cartouches de dates ou des titres, ou au coin de certaines pages, pour égayer un peu l’ensemble et quitter le noir et blanc. Cela arrive toujours après coup, et c’est une phase de détente, un peu comme Jung qui dessinait des mandalas. Cela permet aussi de relire et de faire le point, soit pour faire surgir de nouvelles idées ou encore, pour réaligner ses priorités. Je le vois vraiment comment une respiration nécessaire et une prise de recul. Stephen Covey insiste sur la différence entre la Production et l’entretien de la Capacité de production. Or, le BuJo peut devenir très orienté « Production » uniquement, car ce n’est après tout qu’une énorme ToDo list. La phase de coloriage « détente » permet aussi de se poser, de respirer, et de consacrer un temps non productif à la prise de recul.

Ou pour citer Richard Branson,

Quite often you will only do 50 per cent of things on to-do lists because, on reflection, only 50 per cent are worth doing. But by putting things on lists it will help clarify what’s worth doing and what’s worth dropping.

https://www.virgin.com/richard-branson/doing-your-do-lists

Voilà pour aujourd’hui. Il me restera un quatrième (et probablement dernier) thibillet à écrire sur le sujet du BuJo, avec mes essais et erreurs sur le matériel à utiliser, et mes ultimes idées sur le « système BuJo ». D’ici là, vos idées et contributions sont les bienvenues.

Paperasse administrative hero

The Boss qui bosse…

Ma découverte du jour pour faire de la paperasserie et de l’administratif (un 27 décembre… et dieu sait si ça fait des années que j’écris sur la procrastination), c’est un concert Live.

Un œil sur l’écran, un autre sur les papiers à classer / scanner / passer au broyeur. Merci Mr. Springsteen… C’est sur Netflix actuellement, mais le Live à Dublin, un de mes préférés, est en DVD 😉

BuJo 2 – ajouts, modifications, retraits

Voici la suite de mon expérience sur le Bullet Journal (BuJo). Dans un premier thibillet, j’ai expliqué ce que c’est, et comment et pourquoi j’y suis venu. Voici maintenant comment j’ai adapté l’idée originale du BuJo, avec notamment ce que j’ai gardé du concept, et ce que j’ai abandonné.

Qu’est-ce que j’ai gardé du BuJo original ? Less is more…

En fait, j’ai gardé très peu de choses ! Le BuJo original sert en même temps d’agenda et de carnet d’organisation, et le côté agenda papier ne m’arrangeait pas. Je préfère avoir plusieurs agendas en ligne (perso, pro…) synchronisés avec mon smartphone, et je ne vois pas pourquoi je ré-écrirais à la main des dates et des plannings alors que des outils numériques me les fournissent automatiquement, avec la portabilité qui va avec. J’ai donc supprimé les pages  » mois  » dans mon BuJo, ainsi que tout ce qui faisait référence à des plannings.

Pendant un certain temps, j’ai tenu des pages de métriques. C’était intéressant, car je choisissais ce que je souhaitais suivre : combien de méditations j’avais faites dans le mois, combien de fois j’étais allé courir, combien d’heures de cours chaque semaine, combien d’heures de coaching, combien de restaus, combien de jours sans alcool… J’avais même une métrique hebdomadaire sur le nombre de mails dans la boîte de réception et dans la boîte d’envoi. Mais en fait, cela représentait plus de contraintes que d’avantages : le temps que j’y passais toutes les semaines était plus fastidieux et consommateur de temps (car il faut noter, revenir en arrière pour compter…) que l’avantage que j’aurais éventuellement pu retirer de ces statistiques mensuelles – et je n’ai pas eu la patience de continuer cet enregistrement sur plusieurs mois, donc je ne suis pas arrivé au point de pouvoir exploiter des statistiques d’évolutions ou de tendances.

Enfin, je constate que pour beaucoup de personnes, le BuJo devient un petit objet d’art : ils/elles mettent du temps à dessiner les titres, se forment à la calligraphie, ajoutent des guirlandes de festons ou de la washi tape, des couleurs… Une recherche sur Qwant Images donne une idée, cliquez sur ce qui vous attire l’œil, et imaginez le temps passé… 😉

J’en vois bien l’avantage : du plaisir, de la personnalisation d’un objet qui est en fait un compagnon du quotidien, et donc des très jolies pages bien léchées. Pour ma part, je fais le strict minimum :

  • un peu de crayon de couleur pour égayer toutes ces pages d’écriture, et surtout repérer les encadrés de notes ;
  • quelques images stylisées (je suis plus Keith Haring que Delacroix) ;
  • quelques emojis de base ;
  • et c’est tout.

À une époque, j’avais réalisé un marque-page supplémentaire (pour pouvoir en même temps marquer l’Index, et la page courante), mais mes BuJo récents ont désormais deux marques-pages inclus dès l’usine. Voilà pour la personnalisation 🙂

Qu’est-ce que j’ai ajouté ou amélioré par rapport au concept original ?

Trois points : la signalétique, l’Index, les Brain Dumps.

La Signalétique

C’est visiblement une signalétique qui plait à Ryder Carroll, le concepteur du BuJo original, mais pour ma part, je suis habitué depuis des années à noter une chose à faire sous forme d’une case que je pourrai cocher plus tard (c’est visuellement beaucoup plus facile de voir ce qui reste à faire, plutôt que de traquer des points…) Or, au fil des années où je notais ces cases, mon trait s’est arrondi, et maintenant je fais des cercles, c’est plus rapide et plus harmonieux. Donc voici ma signalétique :

Comme on peut le voir, c’est la pratique qui conduit à des choix personnels.

L’Index

L’index est pour moi la grande force du BuJo. L’utilité des pages numérotées, c’est de pouvoir retrouver facilement que les réunion sur le projet Beta sont consignées dans les pages 8 à 13 et 35-36. Mais l’index du BuJo original est trop simple à mon goût : on le remplit au fur et à mesure qu’on remplit les pages. C’est donc un Index chronologique. Cela va donc donner, par exemple :

Notez que les entrées d’index suivent les numéros de pages. C’est donc facile à remplir au fur et à mesure, mais pour retrouver une entrée d’index donnée, il faut balayer tout l’index, puisque l’entrée des rubriques se fait au fil du temps, au fur et à mesure qu’on remplit les pages du BuJo. Je suis donc passé pour ma part à un Index alphabétique : quand je démarre un nouveau BuJo, je consacre les 3 premières pages à préparer l’Index, avec les lettres A-F réparties sur la première page, G-M sur la deuxième page et N-Z sur la troisième. Cela prend littéralement 5mn. Puis je remplis au fur et à mesure mon BuJo en reportant les pages dans l’Index, et avec l’habitude, j’ai souvent les mêmes entrées qui reviennent. Au bout de quelques semaines, cela donne quelque chose comme suit :

C’est donc plus conforme à un Index de livre. Et en cas de doute sur le libellé à inscrire, je fais un renvoi. Par exemple, pour des vacances en Ecosse, je vais inscrire

  • « Vacances : 45-57 » à la lettre V
  • « Ecosse, voir Vacances » à la lettre E

Ma pratique est que ces renvois sont finalement assez rares. Cela dépend clairement de la taille souhaitée pour une rubrique d’Index, et ça vient avec la pratique. Par exemple, mes cours ne sont pas classés dans une rubrique fourre-tout « Cours », car elle aurait trop de pages de référence sans lien clair entre elles. Mes cours sont donc identifiés dans l’Index par programme ou nom de cours (AnaF, EMIB, MBA…), c’est bien plus simple.

Les Brain Dumps

Initialement conçu par David Allen dans sa méthode GTD, le brain dump consiste à marquer tout ce qu’on a en tête (c’est-à-dire, toutes les tâches à faire) au fur et à mesure qu’on y pense. Littéralement, c’est donc un « vidage de cerveau » qui consiste à mettre toutes ses préoccupations sur le papier. Dans le cadre du BuJo, voici ma manière (simple) de procéder :

  • à un moment donné, j’ai besoin d’avoir une méga todo list sous les yeux. J’ouvre donc une nouvelle page que j’intitule Brain Dump, et je liste, sous forme de tâches, tout ce qui me passe par la tête. Souvent, le fait de noter une chose fait penser à un autre projet, donc la liste se remplit vite et sans effort de réflexion. Cela prend facilement 10-15 minutes. C’est la phase de vidage du cerveau.
  • Je vérifie alors si je n’ai pas des tâches non encore faites (donc restées marquées O ) dans les pages du BuJo et je les rajoute au Brain Dump. C’est la phase de vérification (tout collecter).
  • Puis vient la phase d’organisation. Le but est de transformer une liste longue, donc déprimante, en un ensemble de tâches à accomplir dans les prochains heures ou semaines. Chacun(e) a sa méthode de priorités, pour ma part j’utilise 3 crayons de couleur, et j’applique bêtement la Matrice d’Eisenhower (Urgent vs. Important, que j’avais raffinée avec une troisième dimension) sans passer des heures à raffiner les priorités : le but est de faire ressortir les 3-4 choses à faire en premier, et le reste viendra après.

Voilà en quelques idées comment j’ai adapté les idées originales (et bien utiles) du BuJo pour répondre à mes besoins. Et vous, avez-vous fait des modifications à la méthode de Carroll Ryder ?

Dans un prochain (et avant-dernier) thibillet sur le thème du BuJo, j’indiquerai les chausses-trapes et difficultés du quotidien avec un BuJo, les critiques du système, et comment j’ai trouvé mes méthodes de résolution de ces problèmes.

BuJo (Bullet Journal) 1

Cela fait maintenant plus de 2 ans que j’utilise un Bullet Journal (en abrégé, BuJo), et il est donc temps de témoigner, car la preuve de la durabilité de ce moyen d’organisation est faite pour moi. En effet, j’ai vu beaucoup de personnes démarrer en fanfare, poster des billets de blog pendant quelques mois… et puis passer à autre chose. C’est l’apanage de beaucoup de systèmes d’organisation personnelle comme la méthode GTD : une des difficultés principales est de continuer à les utiliser dans la durée.

Au terme de plus de 2 ans de pratique, j’ai donc entamé récemment mon 6ème BuJo, et cela me semble intéressant de rendre compte de ma pratique de cet outil.

Qu’est-ce que le BuJo, en général ?

Le Bullet Journal est un carnet qui sert à tout, mais qui vise à une organisation personnelle sur un mode chronologique, entre agenda, carnet de notes et journal d’activité (log book).

Voici le site officiel, avec surtout la vidéo (en anglais), assez bien faite pour comprendre le principe : http://bulletjournal.com/ et ici, son avatar français : http://bulletjournal.fr/

Pour ma part, j’ai retenu certaines idées fondamentales, mais au fil du temps, j’ai aussi abandonné beaucoup de choses (planning futur, planning mensuel…). J’ai aussi changé la signalétique des « puces » et la manière d’organiser l’index (nous verrons cela dans un autre thibillet).

Pourquoi suis-je venu au BuJo ?

La plus importante raison était que je suis souvent amené à travailler seul, voire en télétravail, et que certaines journées se terminaient avec l’impression (fausse, mais persistante) que je n’avais rien fait. Il me fallait donc un outil qui me permette de traquer tout ce que j’avais fait et que j’avais oublié, non seulement pour information (une liste de toutes les actions cochées), mais aussi pour mon organisation ( » maintenant que ça, c’est fait, voilà les étapes suivantes « ). Pour les familiers de la méthode GTD, il me fallait quelque chose de plus pratique à transporter que les 43 dossiers.

Pendant des années, j’avais utilisé des ToDo listes, avec l’inconvénient majeur que ces listes sont des papiers volants. Soit on termine toutes les tâches de la liste, et dans ce cas on barre tout avec jubilation et on jette le papier (cela fait partie de la satisfaction), soit on n’a pas tout fait, et on laisse une partie au bureau (ToDo pro), une autre chez soi (ToDo perso), une autre dans son téléphone (ToDo vrac), et il n’y a pas un endroit unique où elles sont collectées et accessibles. Et si en week-end je veux avancer sur mon travail, ou bien réaliser des tâches personnelles durant la semaine, il faut réécrire une ToDo liste dédiée, c’est-à-dire refaire encore un processus de mémorisation (« est-ce que je n’oublie pas un truc ? ») et de choix des priorités (« je commence par quoi »), ce qui est consommateur de temps et d’énergie.

Un autre attrait du BuJo était pour moi sa versatilité. En effet, il se vend dans le commerce quantité de plannings et d’agendas qui sont tout autant des méthodes d’organisation personnelle : malgré un discours du type  » inventez votre vie « , ils imposent en fait leur propre système de pensée. Par exemple, dans un agenda, chaque jour aura un encadré  » les 3 choses les plus importantes à faire « , ou bien un espace pour noter les gens à rappeler, ou encore une citation, un calendrier du mois… En bref, des rubriques qui servent à certaines personnes, mais pas à d’autres, et pas toutes les semaines.

Et surtout, chaque jour aura la même taille, alors que l’on sait que pour certains jours, l’espace ne sera pas suffisant pour noter tous les rendez-vous (sans parler des notes), tandis que pour d’autres dates, il n’y aura quasiment rien à inscrire sur la page. Or la pratique montre que j’ai des journées qui prennent ½ page de BuJo, tandis qu’une réunion de 2h peut facilement remplir 5-6 pages (dessins inclus 😉 )

Voici, en une vidéo déprimante (pour moi), les défauts d’un système de planning  » classique « . Ironie : la vidéo s’intitule « a very quick introduction  » et fait plus de 17mn… En cliquant sur les liens, vous arrivez directement au moment approprié de la vidéo, et ce n’est pas grave si le commentaire est en anglais, il suffit de regarder les images quelques secondes pour comprendre :

Par opposition, un BuJo n’impose quasiment rien  » en dur « . Il suffit d’avoir :

  1. un Index (2-3 pages dédiées au début du carnet, que l’on dimensionne comme on veut)
  2. des pages numérotées (mais que l’on peut numéroter soi-même au fur et à mesure).

En résumé, n’importe quel carnet de notes peut être transformé en BuJo, suivant les goûts de chacun(e) et je donnerai dans un autre thibillet mes préférences.

Cette versatilité conduit à un autre avantage : cela devient un carnet tout-en-un. C’est un bloc-notes pour prise de notes en réunion, un carnet de dessin ou d’humeur, un journal du fil des jours, un organiseur, un livre de recettes ou d’idées ou de listes… Le tout en un seul carnet, avec un Index qui permet de revenir facilement aux pages concernées. C’est ainsi que j’y ai collecté mes réunions de travail sur différents projets, le déroulé de mes semestres, mes cours de plongée pour passer le PE 40, mes voyages en Ecosse, l’organisation de mes journées, mes idées d’articles… C’est donc en même temps un outil tourné vers la collecte d’informations pour consultation ultérieure, et un outil d’organisation du quotidien. L’avantage du côté tout-en-un est notamment que la distinction  » vie personnelle vs. vie professionnelle  » n’a plus grand intérêt. Déjà que la limite est floue pour un professeur, qui plus est avec une activité de coaching, mais même dans le cadre d’une vie moins déstructurée, le BuJo réalise la synthèse entre deux carnets, l’un étant un agenda + bloc-notes pro, et l’autre étant un journal personnel. Cela dit, je serais intéressé de savoir si certains types de métiers prédisposent plus à l’utilisation du BuJo. Je vois par exemple beaucoup de consultants pratiquer le carnet papier dans les réunions… Avis aux aficionados : des idées ? Des comptes-rendus d’expérience ?

Dans un prochain thibillet, nous verrons comment j’ai adapté l’idée originale du BuJo, avec notamment ce que j’ai gardé du concept, et ce que j’ai abandonné.

La stratégie du dressing : prélude aux cadeaux de fin d’année

jukebox_45tIl y a de cela quelques jours, j’ai atteint la limite de mon iPod classic : ma discothèque venait encore d’enfler de quelques albums, et le bon iPod qui me sert de chaîne hifi depuis des années, malgré sa très correcte capacité (80 gigas, soit 40 jours et nuits d’écoute non-stop), ne pouvait plus contenir toute ma musique.

Cela m’inspire quelques addendums à la stratégie du dressing, tant il est vrai que ce qui s’applique aux vêtements dans un dressing peut s’appliquer avec un même bonheur : aux mails ; aux fichiers informatiques – notamment aux photos et vidéos numériques ; mais aussi aux morceaux de musique (le propos de ce thibillet, mais les analogies avec les autres dressings ne sont jamais loin).

Commençons par la réflexion qui n’en est pas une, tellement elle me semble évidente :

0. La stratégie de  » je vais acheter un iPod de 160 gigas  » est vouée à l’échec. Agrandir son dressing ne fait que déplacer le propos dans l’avenir (il y aura toujours un moment où l’iPod sera rempli à nouveau), et cela ignore le fondement de la quête, qui est que 80 gigas de musique, c’est plus que suffisant. À la rigueur, une belle quête serait de remplacer l’iPod 80 par un iPod 40 gigas. Comme le dit un des protagonistes de 3 hommes dans un bâteau, à propos des listes de fournitures à emporter,  » l’idée n’est pas de prendre tout ce que nous pouvons faire avec, mais plutôt, tout ce que nous ne pouvons pas faire sans « . Réduire de moitié la taille de l’espace serait un très bon exercice de  » avec quelle musique je ne peux vraiment pas faire sans « . Plutôt que de la jouer liste noire (exclure le superflu), ce serait liste blanche (qu’est-ce que je décide d’avoir absolument).

Passons aux addendums (addenda ?) à ma réflexion sur la stratégie du dressing.

1. Le dressing est sournois. Il se remplit peu à peu. À chaque fois, pour la musique, je me dis  » ah tiens, je vais acheter tel album, numériser tel autre et je l’écouterai plus tard « . C’est le grand règne du  » au cas où « . Et ces quelques méga octets n’ont pas l’air de coûter cher, face à l’étendue disponible (80 gigas!)

2. Mais voilà, vient le moment où l’on déborde. Et là, je me rends compte qu’on ne peut pas traiter le flux de sortie de la même manière que le flux d’entrée. Je m’explique. Dans la discothèque (ou le dressing), les albums rentrent progressivement, un à un. C’est ce qui explique leur côté sournois : incrémentalement parlant, cela ne coûte pas beaucoup de faire rentrer un nouvel album. Et c’est là où la règle du  » un qui rentre, un qui sort  » devient illusoire. D’abord, parce que quand je suis dans l’état d’esprit  » je vais découvrir des nouvelles choses « , ce n’est pas du tout la même chose que l’état d’esprit  » je vais virer des obscures musiques dont je ne veux plus « . Ensuite, parce que cette stratégie du  » un pour un  » connaît vite ses limites : en faisant sortir un seul album, je me retrouve à 79,98 gigas, il faudra donc recommencer demain. La bonne règle devient :  » à flux d’entrée incrémental, flux de sortie par lots « . En d’autres termes, de temps en temps, faire un grand ménage de printemps. Ce qui veut dire, ne plus choisir les albums un à un (hand picking), car c’est une méthode incrémentale, donc longue et peu satisfaisante au final ( » tiens, j’ai économisé 0,045 gigas « ), mais procéder par lots d’albums : par nom d’artiste (tout Benabar, hop, poubelle), mais aussi par genre de musique (je pense que Celtique va souffrir, chez moi, de même), ou encore, plus marrant, par taille qu’ils prennent.
Nota : toutes ces idées s’appliquent à tous les dressings, il suffit de changer  » nom d’artiste  » par  » marque de vêtement  » ou  » émetteur de l’e-mail « , etc.

3. De même qu’on teste un dressing de vêtements en portant régulièrement les vêtements, en faisant tourner les tenues (et donc, en notant ceux qu’on ne porte jamais), écouter régulièrement les  » au cas où  » et sabrer sans pitié dans tous les albums, selon la règle du  » puis-je faire sans « . Et comme  » avec ou sans  » est un peu binaire, il s’agit de mettre juste une petite gradation : (a) je ne peux pas faire sans ; (b) sans être vraiment indispensable, cela enjolive mon quotidien, ce serait dommage de m’en débarrasser ; (c) pour tester, pourquoi pas, il faut que je l’écoute pour décider s’il passe en (b) ou en (d) ; et enfin, (d) je ne sais pas pourquoi je garde ça.
(Notez, encore une fois, la subtile analogie avec des vêtements. (a) les basiques, (b) les pimenteurs, (c) les indécis et (d) les vêtements à donner.)

Plus les années passent, plus ma bibliothèque suit ce chemin. Et je constate avec plaisir que les (a) ont diminué pour ne plus représenter aujourd’hui qu’un noyau dur, affranchi de plus en plus des modes et des fausses idées que je m’imposais ( » j’a-do-re Kérouac ! « )
On revient toujours à la même chose : la stratégie du dressing, c’est une quête d’authenticité personnelle…

Paperasserie Procrastination Playlist

Courrier_musiqueDans son excellent livre (peu épais, et c’est très bien) « La procrastination, l’art de reporter au lendemain« , John Perry vante la proscrastination, ce qui en soi est déjà un plaisir, mais il aborde aussi quelques tactiques non douloureuses pour circonvenir ladite procrastination.

J’ai testé une de ces tactiques avec bonheur, un samedi matin où j’ai dépilé tout le courrier en retard : la liste de musique. Et je vais vous donner ici ma liste de musique anti-procrastination, en espérant qu’en retour, vous partagerez dans les commentaires vos morceaux de musique qui donnent la patate quand il s’agit d’ouvrir et de traiter 3 semaines de courrier, de ranger la cave ou de réparer l’étagère.

Je m’arrête là pour l’instant, mais comme indiqué plus haut, je suis très preneur de suggestions pour des musiques qui aident à classer le courrier 🙂

Inbox Zero – Année du Dragon

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Voici la première occurrence de « Inbox Zero » pour 2012.

J’ai donc vidé ma boîte de réception (=traité tous les mails), comme cela a déjà pu m’arriver (trop rarement hélas) par le passé.

J’utilise pour cela toutes les astuces glanées et appliquées depuis des années : filtres, archivage rapide, destruction sans pitié, utilisation du champ CC:, rédaction de sujets qui ont du sens…

Je n’ai pas envie de faire des statistiques longues ce soir, j’ai déjà donné dans les calculs de fou furieux sur les mails.

Il me suffit de savoir que pour 2011, j’ai 9 009 mails sauvegardés. Donc, hors spam et mails détruits, ma correspondance consiste en 9 009 mails en une année : 2706 envoyés pour 6 303 reçus (et gardés, je ne compte pas les mails détruits, rappelons-le).

Le cadre et le temps

Les Français estiment que s’ils avaient 4h de plus par jour, ils pourraient faire tout ce qu’ils avaient prévu de faire, selon un sondage récent. Sur Facebook, une page circule actuellement, qui dit qu’on peut ne dormir que 4h par nuit. Ma collègue Nicole Aubert a publié un livre sur le culte de l’urgence, cette maladie moderne des gens qui courent après le temps.
Tout cela est très intéressant, car symptomatique d’une époque.

  • Le temps est perçu comme une donnée élastique que l’on peut « gérer », comme si on pouvait rallonger les journées de 4h. Or, le temps passe à chaque seconde, et les secondes que vous consacrez à parcourir ces mots ne reviendront jamais, je vous l’assure. (Certains, du coup, décrochent de la lecture parce que, dans le temps qu’ils ont consommé à lire le début, ils n’ont trouvé aucun retour sur investissement suffisant, et sont allés zapper ailleurs).
  • Le désir d’être ailleurs et de rentabiliser notre temps. En fait, la question devient à quoi puis-je le mieux occuper mon temps. Et comme il y a un grand flou sur nos mesures de rentabilité marginale, nous ne cessons de zapper, de peur de rater une autre occupation potentiellement plus « rentable »… alors même que nous serions bien en peine de qualifier cette notion de rentabilité. La peur de rater quelque chose d’important, ailleurs que là où l’on est.
  • Le sommeil devient un temps perdu, un temps mort. Alors il faut réduire ce temps mort à sa durée la plus ténue possible. C’est une approche excessivement mécaniste : notre corps est alors uniquement considéré comme une machine qui doit être parquée quelques heures pendant la nuit pour revenir à un niveau de productivité normal. Et cette approche devient non seulement mécaniste, mais mathématique : « si je dors deux heures de moins cette nuit pour finir mon travail, je récupèrerai en dormant deux heures de plus demain soir ». Mais dans le corps humain, -2h + 2h, ça ne fait pas zéro. D’abord parce qu’avec -2h de sommeil, on va très certainement être moins productif la journée qui suit. Et que +2h ne suffisent probablement pas pour récupérer et remettre les compteurs à zéro. Bref, le temps de sommeil n’est pas aussi simple qu’une tirelire dans laquelle on pioche : il y a au minimum des frais de découvert de sommeil, quand ce n’est pas l’effet pervers des personnes qui ne peuvent plus vivre autrement qu’à crédit (de temps ou de sommeil).

Quelle est la solution ? (la mienne, en tout cas).
Inverser le propos. Ne plus souhaiter l’impossible (avoir 4h de plus), car cela conduit à nier la réalité, ce qui est le début de la maladie mentale. De plus, avec 4h de plus par jour (ce qui est impossible, rappelons-le bien), il ne faudrait pas beaucoup de temps pour que l’on souhaite encore 2h de plus « pour tout faire ».
Inverser le propos, cela veut dire « je suis en temps limité, et je ne pourrai pas tout faire, autant le savoir ». Bénir le cadre qui nous entoure et nous contraint. 24h, moins 8h de sommeil, moins 2h pour se nourrir / s’abluter, moins 2h pour se déplacer, moins un certain temps de détente et de relations sociales / familiales, disons que ça nous laisse 10h max pour travailler. Cela veut dire que si on a pour 15h de travail, c’est bien simple, on ne peut pas tout faire, point.
La subtilité n’est plus alors de dire « sur quel temps personnel vais-je prendre les 5h supplémentaires ? », mais bien de dire : « sur ces 15h, quelles sont les 5h que je ne ferai pas ? ». Il faut pour cela établir une logique et/ou une règle de priorité, ce qui n’est pas facile, et certainement pas universel.
Il y a quelques années, j’avais calculé le nombre maximum d’e-mails que je pouvais recevoir et traiter. J’étais arrivé à un total de 629 mails par jour ouvré. Quand je cite ce chiffre, mes interlocuteurs sont catastrophés. Je peux littéralement lire dans leur tête :

  • 629 mails ! Mais c’est énorme ! Moi qui n’en reçois « que » 200 par jour…
  • Mais ça veut dire qu’on ne ferait plus que ça !

En fait, ce chiffre – qui les catastrophe – me rassure. Il indique une limite au-delà de laquelle on ne peut plus gérer. Et point n’est besoin d’attendre le jour fatidique où je recevrai 629 e-mails par jour. Il suffit d’imaginer qu’un jour, je ne pourrai plus répondre à tous mes mails. Alors pourquoi ne pas commencer dès maintenant ?
C’est l’avantage du cadre : il nous enferme, mais il nous permet aussi de voir les limites autour de nous, voire de fixer ces limites au lieu de les subir. 24 heures par jour, dont au moins 8h de sommeil. Pas plus de 2h consacrées à ses mails. Au moins une heure de lecture. Et ne pas publier de thibillet après minuit 😉

De quoi je me maile…

Hier, 79 mails envoyés ou reçus, sans compter les spams. Certes, il y a eu 5 heures d’avion, ça m’a permis de dépiler pas mal de mails en retard.

Mais c’est aujourd’hui que je suis bluffé : 59 mails envoyés ou reçus (il est 19h11), sans compter les spams. Certes, ça fait moins qu’hier. Mais quand on sait qu’aujourd’hui, j’ai enseigné 8h, ça laisse pantois.

Quand est-ce que ce joyeux manège va s’arrêter ?