- Utiliser le sujet du mail comme annonce de la demande (ex : « besoin de votre accord sur la charte graphique »)
- La première phrase peut être une intro informative
- Dès la deuxième phrase (voire la première), dire ce que l’on demande à la personne
- Les phrases suivantes doivent expliquer succintement pourquoi on demande cela, en faisant ressortir les avantages d’une réponse rapide (présentation du projet et de ses avantages). A ce niveau, insister plus sur ce que le décideur gagnera, que sur ce que nous on gagnera.
- Si nécessaire, détailler la demande, avec des tirets successifs.
- Si nécessaire, expliquer les origines du projet, ou donner plus de détails.
- Faire court.
- Si le conseil ci-dessus ne peut vraiment pas être suivi, annoncer très vite (entre la 5ème et la 10ème ligne) : la suite de mon message se compose de X parties, portant respectivement sur… sur… et sur… et les faire apparaître clairement dans la suite du texte.
No to do list : choses à ne pas faire
- poser plusieurs questions*
- présenter le problème en détail, par exemple chronologiquement, en gardant les questions pour la fin
- raconter sa vie
- faire les questions et les réponses (« on pourra me dire que… mais je réponds que… »)
- mélanger texte informatif et questions
* Mais si on est obligé de poser plusieurs questions, les annoncer (« je vous écris car j’ai 4 questions à vous poser » et les poser immédiatement en les numérotant, puis seulement après, expliquer). Alternative : écrire 4 mails distincts.
NB 1 : ma réflexion sur ce thibillet a démarré en 2006, à la lecture d’un billet de Tristan Nitot (je ne retrouve plus la référence) qui citait Ben Goodger (ce billet).
NB 2 : je trouve que cette méthode marche aussi pour un courrier, une conversation rapide, une intervention en séance pleinière ou une conversation téléphonique.
Il n’y a rien de bien original dans ces idées. Aussi, toutes les idées et remarques pour améliorer cette procédure sont les bienvenues.