Blogthib

Il y a maintenant 1 mois, je publiais le pitch sur la méthode Getting Things Done. Mon intention était – vraiment – de traiter les différents thibillets que je mentionnais.
Je ne l’ai pas fait, pour différentes raisons toutes aussi avouables, bien qu’un peu centrées sur ma personne (mais sur mon blog, franchement, vous vous attendiez à quoi d’autre ?). Je résume :

1. Beaucoup de travail. D’ailleurs, les plus subtil(e)s observateurs/teuses auront noté un net ralentissement des thibillets. C’est pas que j’ai rien à dire, si vous saviez, c’est que je bosse, moi.
2. La grève, les insomnies, qui m’ont crevé.
3. Quelques échéances de boulot (cf. point 1.) qui m’ont pesé, d’un point de vue psychologique.
4. Une crève que je traîne depuis 3 semaines, les collègues s’inquiètant de cette toux caverneuse qui franchit l’épaisseur des murs de mon bureau (pourtant tapissés d’une merdouille de pâte de liège peinte en une couleur qui devait être blanc en 1819 – date de la création de l’école).
5. La liste des thibillets que j’avais prévus sur le sujet (cf. pitch) était chronologique, mais pas vendeuse : je voulais vous détailler ma démarche. Mais soyons clairs : vous vous en tapez, de mes erreurs et essais, vous voulez directement ce que j’ai trouvé et adopté à la fin. Dont acte.

Cela dit, puisque ça bossait, ça veut dire que ça bossait en appliquant la méthode GTD, et j’ai bien avancé.
J’en parlais autour de moi, encore hier soir, et hier soir, un gars m’a dit « Ah ouais, en gros, ta méthode, c’est « ranger son bureau », super, et y a quoi d’autre ? »
Je me suis dit « Docteur, » (c’est moi) « il faut que tu répondes à ce gars ».
Cette déconfiture oratoire m’a triggeré, et je me suis dit, y a pas, faut que je ponde un argu qui claque. A tel point que je vous livre le résumé de la méthode, ou l’apéritif, ce soir. C’est parti.

Target audience / Me too sympathy : Il y a quantité de personnes qui se disent « j’ai trop de choses à faire, j’ai beau faire des to-do listes interminables, je ne sais pas par quoi commencer ». Si vous n’êtes pas dans cette catégorie, ce qui suit ne vous intéressera pas, et ne sera pas utile. Sinon, lisez la suite.

La méthode GTD, résumée et traduite par moi (mais c’est David Allen qui a tout fait), correspond à 5 idées ou concepts :

1. C’est une démarche générale, qui peut être appliquée à tous, mais c’est avant tout une démarche personnelle. On se retrouve sur des principes fondateurs, mais on peut les appliquer différemment. Ces principes sont – selon moi – les suivants :
2. Il faut vider notre cerveau de toutes les pensées bourdonnantes, en notant tout.
3. Il faut que ces notes soient capturées dans un système fiable, exhaustif, et motivant.
4. Il faut que ce système contienne des rappels.
5. Toute nouvelle entrée (appel tél, courrier, mail, notes à exploiter…) doit être traitée toujours avec la même démarche, qui est un guide de fonctionnement personnel (détails à venir).

Tout le reste, ce sont des détails de ces principes. Détails certes intéressants, puisqu’ils justifient qu’on achète (et qu’on lise, plusieurs fois) le livre, mais j’ai tout résumé.
Voilà pour ce soir. J’en avais marre, j’ai bossé comme un âne, c’était ma détente de la journée. La suite quand j’aurai le temps (ou pas).

Suite à la demande de matthieu, j’illustre « comment écrire pour ceux qui n’ont pas le temps de lire ».

Je prends un exemple – réel – dans ma correspondance, de ce qu’il faut faire pour avoir une chance d’avoir une réponse :

Objet : Connaissez-vous un gestionnaire de projet « GTD » ?

Bonjour XXX et YYY,
je vous écris en tant qu’experts, pour une demande d’info.
En une phrase : connaîtriez-vous un utilitaire de gestion de projet
– en ligne et/ou synchronisable en ligne
– orienté « méthode Getting Things Done »
– correspondant à un cahier des charges précis que je vous détaille ci-après.

La suite de ce message est organisée comme suit :
1. Mon historique, pourquoi cette demande (aide à mieux comprendre)
2. Ce que j’ai cherché
3. Ce que je cherche (cahier des charges)
4. What next

1. Pourquoi cette demande.
Je suis comme beaucoup d’entre nous : courant après le temps, avec le sentiment d’être débordé. La semaine dernière, un élève m’a montré son organisation, avec un logiciel appelé Action Outline : j’ai été bluffé. J’ai commencé à lire pas mal de choses sur la méthode GTD, et j’ai commandé le livre. En attendant qu’il arrive par la poste, j’ai commencé à mettre en place ce que j’avais compris de la méthode, et j’ai recherché les outils correspondants. Le livre est arrivé samedi, et j’ai commencé à le lire.

2. Ce que j’ai cherché.
J’ai commencé par Action Outline, en version d’évaluation. J’ai cherché des utilitaires de listes (ToDo) en ligne, en variant les mots-clés (drag drop free online todo list), puis je suis passé aux feuilles de tableur pré-organisées (GTD spreadsheet), et enfin, j’en suis arrivé à me dire : c’est un gestionnaire de projet qu’il me faut. J’ai donc tapé « free online project management » et j’ai commencé à lire. Puis j’ai abandonné, car j’en suis à plusieurs heures (dizaines ?) à lire et tester des solutions en ligne, et vous avez peut-être la solution.

3. Ce que je cherche (cahier des charges)
a. une solution en ligne, accessible depuis n’importe quel ordinateur OU BIEN une version en local (idéalement, développée sur toutes les plateformes Windows, MacOS, Linux), par exemple un truc en Java.
b. synchronisable. Si c’est en ligne, pas de problème, si c’est en local, que les fichiers soient faciles à transporter.
c. utilisant un système d’arborescence, genre carte mentale attachée à ce message. Du drag and drop, ce qui permet de réorganiser facilement, et de *visualiser*.
d. qui permette un suivi du temps passé, avec un % de complétude du projet. Et évidemment des codes couleur par projet.
e. interfacé avec un calendrier visuel (jour, semaine, mois), voire qui imprime des todo lists thématiques par période (jour, semaine, mois)
f. qui garde la mémoire des jours passés, et ce que j’ai accompli ces jours-là.
g. en revanche, les solutions de travail de groupe sont peu importantes pour moi : je travaillerai seul sur ce programme, donc pas besoin d’affectation compliquée de qui fait quoi, alertes mail ou gestion d’un agenda collectif.

Ce qui se rapproche le plus de ce mouton à 5 pattes : Action Outline (mais il ne répond pas aux points d. et e.) ou FreeMind (génial pour l’arborescence et le multiplateforme, mais ni d. ni e. et n’est pas conçu pour ça).

4. What next
J’aimerais bien vous rencontrer, séparément ou ensemble, pour qu’on échange nos trucs sur le thème « comment vous organisez-vous ? » Je pense à l’agenda, au mail, aux todo, à l’utilisation du téléphone portable. J’invite à déjeuner (et pas à la cantine…) qui veut quand il le veut pour qu’on en parle.

Merci de votre aide / de vos conseils, et à bientôt.
Amicalement,
Chr.

Même sujet, exemple de ce qu’il ne faut pas faire :

Objet : une question…

Bonjour XXX et YYY,
Je suis comme beaucoup d’entre nous : courant après le temps, avec le sentiment d’être débordé. La semaine dernière, un élève m’a montré son organisation, avec un logiciel appelé Action Outline : j’ai été bluffé. J’ai commencé à lire pas mal de choses sur la méthode GTD (vous la connaissez, non ?), et j’ai commandé le livre. En attendant qu’il arrive par la poste, j’ai commencé à mettre en place ce que j’avais compris de la méthode, et j’ai recherché les outils correspondants. Le livre est arrivé samedi, et j’ai commencé à le lire. Mais moi je voulais systématiser l’approche, en utilisant un logiciel. Ce n’était pas facile, car je n’y connais rien. J’ai donc faire des recherches sur Google. ça m’a pris du temps, mais ça le valait bien. Il faudra d’ailleurs un jour que je rédiger une méthode sur « comment chercher sur Google » (qu’en pensez-vous, ce serait utile, non ?). Bref, j’ai commencé par Action Outline, en version d’évaluation. J’ai cherché des utilitaires de listes (ToDo) en ligne, mais c’est vraiment du web 2.0 aux petits pieds, je me demande comment des mecs comme ça arrive à lever des fonds, à mon avis la Bulle 2.0 va bien péter d’ici peu. Bon j’ai varié les mots-clés (drag drop free online todo list), puis je suis passé aux feuilles de tableur pré-organisées (GTD spreadsheet), il n’y en a que pour Excel, ce panurgisme Microsoftien commence à m’étonner, quand donc les gens se tourneront-ils vers l’Open Source, il y a quand même des arguments forts, qui dépassent la gratuité… Enfin, j’en suis arrivé à me dire : c’est un gestionnaire de projet qu’il me faut. J’ai donc tapé « free online project management » et j’ai commencé à lire. Puis j’ai abandonné, car j’en suis à plusieurs heures (dizaines ?) à lire et tester des solutions en ligne.
Voilà, merci de votre aide.
Chr.

1. Utiliser le sujet du mail comme annonce de la demande (ex : « besoin de votre accord sur la charte graphique »)
2. La première phrase peut être une intro informative
3. Dès la deuxième phrase (voire la première), dire ce que l’on demande à la personne
4. Les phrases suivantes doivent expliquer succintement pourquoi on demande cela, en faisant ressortir les avantages d’une réponse rapide (présentation du projet et de ses avantages). A ce niveau, insister plus sur ce que le décideur gagnera, que sur ce que nous on gagnera.
5. Si nécessaire, détailler la demande, avec des tirets successifs.
6. Si nécessaire, expliquer les origines du projet, ou donner plus de détails.
7. Faire court.
8. Si le conseil ci-dessus ne peut vraiment pas être suivi, annoncer très vite (entre la 5ème et la 10ème ligne) : la suite de mon message se compose de X parties, portant respectivement sur… sur… et sur… et les faire apparaître clairement dans la suite du texte.

No to do list : choses à ne pas faire

1. poser plusieurs questions*
2. présenter le problème en détail, par exemple chronologiquement, en gardant les questions pour la fin
3. raconter sa vie
4. faire les questions et les réponses (« on pourra me dire que… mais je réponds que… »)
5. mélanger texte informatif et questions

* Mais si on est obligé de poser plusieurs questions, les annoncer (« je vous écris car j’ai 4 questions à vous poser » et les poser immédiatement en les numérotant, puis seulement après, expliquer). Alternative : écrire 4 mails distincts.

NB 1 : ma réflexion sur ce thibillet a démarré en 2006, à la lecture d’un billet de Tristan Nitot (je ne retrouve plus la référence) qui citait Ben Goodger (ce billet).
NB 2 : je trouve que cette méthode marche aussi pour un courrier, une conversation rapide, une intervention en séance pleinière ou une conversation téléphonique.
Il n’y a rien de bien original dans ces idées. Aussi, toutes les idées et remarques pour améliorer cette procédure sont les bienvenues.

Sur la méthode GTD, je noircis des pages, puis je les rentre dans mes petits outils informatiques pour mes petits projets, ça fait les nuits courtes, mais ça avance…

Ce n’est pas par esprit de teasing que j’en dis peu : je bloque sur le prochain Thibillet sur le sujet, parce que c’est un compte-rendu de ma recherche d’outils sur le Web, et cela demande du temps que je n’ai pas actuellement.

Sur le thème du zapping, déjà évoqué (RTFM, Filoguer, productivité, voeux pieux) :

Non seulement on a un zapping externe (sollicitations : tél, mail, collègues tonitruants), mais aussi un zapping interne. Même dans un environnement sans interruption extérieure, on zappe tout seul. Je le vois, quand je fais un travail fastidieux (corriger des copies, rédiger un poly, construire un cas), je suis à l’affût de toute distraction qui me permettra de m’échapper, quitte à créer la distraction (lancer la messagerie, scanner les fils RSS, aller faire un tour dans le couloir pour insulter des collègues, aller voir si on a du courrier physique au secrétariat immatériel, etc.)
Il faudrait réapprendre la concentration. C’est possible, je suppose : Zen, méditation, GTD…

PS : qu’est-ce que vous croyez que j’étais en train de faire, pour avoir saisi l’échappatoire d’un thibillet ? 😉

Bon, David Allen a vendu des millions d’exemplaires de son livre, et je suis d’accord, il le mérite. Maintenant que ce rapide encensement me dédouane, je peux filer quelques coups de griffe. Ou plutôt, je laisse la parole à Scott Adams, le concepteur et dessinateur de Dilbert, une de mes références régulières, dans son introduction de son livre, première page (traduction rapide par mes soins) :

Vous vous sentirez un peu désarçonné si vous achetez un gros livre bien épais et si tout ce qu’il y a à l’intérieur, c’est une liste de douze conseils, et notamment si certains d’entre eux ont l’air d’être des bouche-trous. Aussi, mon « projet d’excellence » sera de me répéter souvent, pour occuper les pages. En marketing, cela s’appelle « ajouter de la valeur ». Et pour augmenter votre plaisir, j’ajouterai de nombreuses métaphores colorées mais inutiles. En fait, les métaphores dans ce livre sont aussi inutiles qu’un furet en costume de carnaval.
Scott Adams, The Dilbert Principle, Harper Businesse, 1996, p. ix (« Big opening »).

Même si mon propos – et celui de Scott Adams – est exagéré, je dois avouer que :

• Je me méfie toujours des livres qui ont des petits textes dans la marge, soi-disant pour capturer l’idée importante du paragraphe. Si une idée peut être exprimée en une phrase, à quoi bon lire le paragraphe ?
• Ce livre sonne comme « voyons, j’ai un séminaire de deux jours qui se tient bien, j’ai une centaine de diapositives, donc je peux en faire un livre ». Mais l’erreur vient probablement d’essayer de faire 200 pages là où 30 à 80 pages bien senties auraient suffi. Mais 80 pages, ce n’est pas un livre.
• Cela devient énervant, quand on commence à compter les « Comme je l’ai déjà dit », « Comme nous le reverrons dans la partie… », « N’oubliez pas… », c’est sûr, c’est pédagogique, mais on s’en lasse. De même que les bons conseils, du genre « videz votre esprit, mais videz-le dans un endroit bien rangé, sinon, hein, ça sert à rien, je vous aurai prévenu (plusieurs fois). J’insiste, ça doit être ordonné, propre, il ne doit pas y avoir de poussière par terre, je vais vous donner (p. 67) des conseils pour nettoyer cet endroit, mais en attendant, souvenez-vous : cet endroit ne doit avoir ni moutons, ni traces suspectes sur les murs, il doit être à la bonne température, le papier-peint doit être neutre, (etc.) ».
• Enfin, à défaut de « métaphores colorées » (car il n’y en a pas dans ce livre), on a le droit à des mises en situation. « Ne vous êtes vous pas retrouvé devant un tiroir rempli de chaussettes célibataires ? Ou face à une pile de linge sale qui ne vous appartenait pas ? Ou dans une réunion d’alcooliques anonymes ? Et ne vous êtes-vous pas dit à chaque fois « mais pourquoi moi ? » Eh bien la méthode de rationalisation Ultimate Allen Principle ™ est faite pour ces situations. » (Vingt pages plus loin 🙂 « C’est le cas, par exemple, quand vous prenez un caddie au Shopi du coin, et qu’il n’y a plus de caddie. Ou quand le papier toilette est trop rêche. J’ai aussi connu un homme à qui il manquait des vers pour aller à la pêche. Tous ces exemples illustrent la nécessité d’un système comme la méthode de rationalisation Ultimate Allen Principle ™.

Derrière cette critique, il y a la difficulté de faire un livre simple. Qui dit simple, dit court, et qui dit court, dit « ce ne sera pas un livre ». Donc on se répète, en se disant que la répétition est pédagogique. Mais si on apprenait dans un livre comme on apprend en cours, il n’y aurait plus de cours.

Comme promis, voici la suite de ma démarche GTD.

Il y a deux semaines, je discutais avec un étudiant, et par hasard, au détour d’une pensée, il m’a fait la démonstration de son système de travail. J’ai été bluffé. J’ai pressenti que :

• certes, je n’étais pas lui, et il n’était pas moi, donc il y avait de nombreux ajustements à faire
• mais il y avait les bases de quelque chose que je cherchais depuis des années, sans le savoir vraiment : un système d’organisation personnel.

Son outil était (est) Action Outline, un logiciel payant, et je vais aller à l’essentiel de ce qui m’a plu, car depuis lors, j’ai beaucoup lu, beaucoup testé, et ma pensée a donc évolué.
Ce logiciel est organisé en arborescence. On tape le nom d’un projet, puis on peut détailler différents niveaux, les marquer avec des drapeaux de couleur, développer ou compacter les niveaux, rajouter des notes, bref, quelque chose de très standard. Mais ce qui m’a intéressé, c’était la méthode appliquée à cet outil : l’étudiant avait défini des objectifs de vie, eux-mêmes déclinés en projets pour l’année en cours, eux-mêmes détaillés en objectifs sur les 3 prochains mois, et sur les 30 prochains jours. Il utilisait ce logiciel pour faire un suivi de ses différents projets, pour garder la mémoire de ce qu’il avait fait les derniers mois, et pour voir aussi l’équilibre des projets : avec les couleurs de drapeaux, il est facile de voir, par périodes, quelles sont les projets qui avancent, et ceux qui sont au point mort.

J’ai commencé à chercher des outils analogues, notamment des logiciels ou sites de to-do lists, et je suis très vite tombé sur la méthode Getting Things Done. J’ai donc commandé le livre, et continué à investiguer en attendant de le lire.

Voilà ce que je cherchais dans l’idéal :

• un système qui contienne tous mes projets, professionnels et personnels
• déclinable en sous-niveaux, étapes, actions individuelles, ou agrégeable au niveau « vu d’avion »
• interfacé avec un calendrier, et des alarmes, et aussi lié aux mails
• permettant de garder la trace du temps passé (statistiques par projet), et de coder les différents projets (codes couleur, icônes…)
• un système extrêmement portable, pouvant être disponible sur une clé USB, ou sur un site web, voire embarqué dans un téléphone portable. Une application en Java semblait être l’idéal.
• un système dans lequel on n’aurait à saisir les choses qu’une seule fois, après on les déplacerait dans l’arborescence, ou on changerait leur statut, suivant l’évolution du projet
• enfin, qui permette de générer des to do lists par catégories, imprimables et claires.

Action Outline ne faisait pas tout cela. Je ne savais même pas ce que je cherchais, n’ayant pas encore reçu le livre, ni appréhendé la méthode. J’ai donc commencé à glâner des infos, et tester des outils. Mais j’avais l’idée de départ : j’avais le désir, mais pas la méthode, il fallait donc rassembler tout ce que je faisais déjà, rajouter des choses que je ne faisais pas, pour en faire un système unique, cohérent, et simple. Je pressentais déjà que cette démarche ne dépendrait pas de la technologie, mais plutôt d’un état d’esprit. Zen and the art of organization.
La suite bientôt… (ou pas)

Cela fait plusieurs mois que je parle de ma recherche de productivité, notamment cristallisée par le bouc émissaire du mail, mais pas seulement. Et puis, il y a deux semaines, j’ai eu une illumination, apportée par un étudiant. Depuis cette date, j’ai travaillé, pas mal, sur les méthodes, les outils, les programmes informatiques. Aujourd’hui, je suis un peu plus avancé, mais encore très méfiant : je me souviens très bien de mon enthousiasme pour certains livres, quand j’en étais au premier chapitre, j’en parlais beaucoup… et je ne finissais jamais le livre.
Je n’ai pas fini le livre Getting Things Done, mais je le lis. Et surtout : aujourd’hui, j’ai rangé mon bureau, accomplissant un travail de dé-stratification qui datait d’au moins 5 ans. Et je ne l’aurais pas fait sans les quelques petits trucs, simples, de bon sens, mais bien pensés, de Getting Things Done.
La suite des thibillets sur le sujet, si je les publie, sera :

• Ma première rencontre – l’illumination
• La quête de sens – les outils (et l’escroquerie du web 2.0)
• La quête de sens – le livre (et l’escroquerie de l’auteur 😉 )
• Retour à la simplicité pour un technologue – découpage coloriage
• Les cartes mentales, encore et toujours
• Reprendre sa vie en main.

Et je laisse à part les thibillets sur le mail, qui méritera sa saga personnelle.