blogthib

Suite à la demande de matthieu, j’illustre « comment écrire pour ceux qui n’ont pas le temps de lire ».

Je prends un exemple – réel – dans ma correspondance, de ce qu’il faut faire pour avoir une chance d’avoir une réponse :

Objet : Connaissez-vous un gestionnaire de projet « GTD » ?

Bonjour XXX et YYY,
je vous écris en tant qu’experts, pour une demande d’info.
En une phrase : connaîtriez-vous un utilitaire de gestion de projet
– en ligne et/ou synchronisable en ligne
– orienté « méthode Getting Things Done »
– correspondant à un cahier des charges précis que je vous détaille ci-après.

La suite de ce message est organisée comme suit :
1. Mon historique, pourquoi cette demande (aide à mieux comprendre)
2. Ce que j’ai cherché
3. Ce que je cherche (cahier des charges)
4. What next

1. Pourquoi cette demande.
Je suis comme beaucoup d’entre nous : courant après le temps, avec le sentiment d’être débordé. La semaine dernière, un élève m’a montré son organisation, avec un logiciel appelé Action Outline : j’ai été bluffé. J’ai commencé à lire pas mal de choses sur la méthode GTD, et j’ai commandé le livre. En attendant qu’il arrive par la poste, j’ai commencé à mettre en place ce que j’avais compris de la méthode, et j’ai recherché les outils correspondants. Le livre est arrivé samedi, et j’ai commencé à le lire.

2. Ce que j’ai cherché.
J’ai commencé par Action Outline, en version d’évaluation. J’ai cherché des utilitaires de listes (ToDo) en ligne, en variant les mots-clés (drag drop free online todo list), puis je suis passé aux feuilles de tableur pré-organisées (GTD spreadsheet), et enfin, j’en suis arrivé à me dire : c’est un gestionnaire de projet qu’il me faut. J’ai donc tapé « free online project management » et j’ai commencé à lire. Puis j’ai abandonné, car j’en suis à plusieurs heures (dizaines ?) à lire et tester des solutions en ligne, et vous avez peut-être la solution.

3. Ce que je cherche (cahier des charges)
a. une solution en ligne, accessible depuis n’importe quel ordinateur OU BIEN une version en local (idéalement, développée sur toutes les plateformes Windows, MacOS, Linux), par exemple un truc en Java.
b. synchronisable. Si c’est en ligne, pas de problème, si c’est en local, que les fichiers soient faciles à transporter.
c. utilisant un système d’arborescence, genre carte mentale attachée à ce message. Du drag and drop, ce qui permet de réorganiser facilement, et de *visualiser*.
d. qui permette un suivi du temps passé, avec un % de complétude du projet. Et évidemment des codes couleur par projet.
e. interfacé avec un calendrier visuel (jour, semaine, mois), voire qui imprime des todo lists thématiques par période (jour, semaine, mois)
f. qui garde la mémoire des jours passés, et ce que j’ai accompli ces jours-là.
g. en revanche, les solutions de travail de groupe sont peu importantes pour moi : je travaillerai seul sur ce programme, donc pas besoin d’affectation compliquée de qui fait quoi, alertes mail ou gestion d’un agenda collectif.

Ce qui se rapproche le plus de ce mouton à 5 pattes : Action Outline (mais il ne répond pas aux points d. et e.) ou FreeMind (génial pour l’arborescence et le multiplateforme, mais ni d. ni e. et n’est pas conçu pour ça).

4. What next
J’aimerais bien vous rencontrer, séparément ou ensemble, pour qu’on échange nos trucs sur le thème « comment vous organisez-vous ? » Je pense à l’agenda, au mail, aux todo, à l’utilisation du téléphone portable. J’invite à déjeuner (et pas à la cantine…) qui veut quand il le veut pour qu’on en parle.

Merci de votre aide / de vos conseils, et à bientôt.
Amicalement,
Chr.

Même sujet, exemple de ce qu’il ne faut pas faire :

Objet : une question…

Bonjour XXX et YYY,
Je suis comme beaucoup d’entre nous : courant après le temps, avec le sentiment d’être débordé. La semaine dernière, un élève m’a montré son organisation, avec un logiciel appelé Action Outline : j’ai été bluffé. J’ai commencé à lire pas mal de choses sur la méthode GTD (vous la connaissez, non ?), et j’ai commandé le livre. En attendant qu’il arrive par la poste, j’ai commencé à mettre en place ce que j’avais compris de la méthode, et j’ai recherché les outils correspondants. Le livre est arrivé samedi, et j’ai commencé à le lire. Mais moi je voulais systématiser l’approche, en utilisant un logiciel. Ce n’était pas facile, car je n’y connais rien. J’ai donc faire des recherches sur Google. ça m’a pris du temps, mais ça le valait bien. Il faudra d’ailleurs un jour que je rédiger une méthode sur « comment chercher sur Google » (qu’en pensez-vous, ce serait utile, non ?). Bref, j’ai commencé par Action Outline, en version d’évaluation. J’ai cherché des utilitaires de listes (ToDo) en ligne, mais c’est vraiment du web 2.0 aux petits pieds, je me demande comment des mecs comme ça arrive à lever des fonds, à mon avis la Bulle 2.0 va bien péter d’ici peu. Bon j’ai varié les mots-clés (drag drop free online todo list), puis je suis passé aux feuilles de tableur pré-organisées (GTD spreadsheet), il n’y en a que pour Excel, ce panurgisme Microsoftien commence à m’étonner, quand donc les gens se tourneront-ils vers l’Open Source, il y a quand même des arguments forts, qui dépassent la gratuité… Enfin, j’en suis arrivé à me dire : c’est un gestionnaire de projet qu’il me faut. J’ai donc tapé « free online project management » et j’ai commencé à lire. Puis j’ai abandonné, car j’en suis à plusieurs heures (dizaines ?) à lire et tester des solutions en ligne.
Voilà, merci de votre aide.
Chr.

1. Utiliser le sujet du mail comme annonce de la demande (ex : « besoin de votre accord sur la charte graphique »)
2. La première phrase peut être une intro informative
3. Dès la deuxième phrase (voire la première), dire ce que l’on demande à la personne
4. Les phrases suivantes doivent expliquer succintement pourquoi on demande cela, en faisant ressortir les avantages d’une réponse rapide (présentation du projet et de ses avantages). A ce niveau, insister plus sur ce que le décideur gagnera, que sur ce que nous on gagnera.
5. Si nécessaire, détailler la demande, avec des tirets successifs.
6. Si nécessaire, expliquer les origines du projet, ou donner plus de détails.
7. Faire court.
8. Si le conseil ci-dessus ne peut vraiment pas être suivi, annoncer très vite (entre la 5ème et la 10ème ligne) : la suite de mon message se compose de X parties, portant respectivement sur… sur… et sur… et les faire apparaître clairement dans la suite du texte.

No to do list : choses à ne pas faire

1. poser plusieurs questions*
2. présenter le problème en détail, par exemple chronologiquement, en gardant les questions pour la fin
3. raconter sa vie
4. faire les questions et les réponses (« on pourra me dire que… mais je réponds que… »)
5. mélanger texte informatif et questions

* Mais si on est obligé de poser plusieurs questions, les annoncer (« je vous écris car j’ai 4 questions à vous poser » et les poser immédiatement en les numérotant, puis seulement après, expliquer). Alternative : écrire 4 mails distincts.

NB 1 : ma réflexion sur ce thibillet a démarré en 2006, à la lecture d’un billet de Tristan Nitot (je ne retrouve plus la référence) qui citait Ben Goodger (ce billet).
NB 2 : je trouve que cette méthode marche aussi pour un courrier, une conversation rapide, une intervention en séance pleinière ou une conversation téléphonique.
Il n’y a rien de bien original dans ces idées. Aussi, toutes les idées et remarques pour améliorer cette procédure sont les bienvenues.