Ce thibillet fait partie d’une série de réflexions sur la crise du Corona virus et le passage d’une partie de mes cours en présentiel à une version en ligne.
Cher.es collègues enseignant.e.s, ne cherchez plus : voici la combinaison ultime (à mon avis) pour enseigner en ligne depuis son ordinateur. Pour un coût inférieur à une centaine d’euros (voir le détail budgétaire ci-dessous), vous pouvez retrouver une grande partie de la fluidité de la salle de cours en présentiel, tout en continuant à profiter des avantages du cours à distance.
Les avantages du cours en présentiel, on les connaît :
une meilleure interaction avec les étudiant.e.s, grâce à une plus grande proximité.
une plus grande fluidité dans le changement de medium de communication (Powerpoint, questions-réponses, tableau blanc…) Dans un précédent thibillet, puis un autre, je montrais qu’une simple situation en salle de cours (répondre à une question en se mettant à écrire au tableau blanc) correspond, dans le monde en ligne, à une succession d’au moins une demi-douzaine d’actions séquentielles – avec les temps morts correspondants.
Quelques avantages des cours en ligne sur leur équivalent en présentiel :
« Sam, peux-tu brancher ton micro ? »
Le cours en ligne est fait sur un ordinateur connecté à Internet. Il permet donc d’utiliser quantité d’outils ou de plate-formes collaboratives, par exemple :
des documents partagés sur lesquels les étudiant.e.s peuvent travailler collectivement et en temps réel (Google Docs, ou Padlet, par exemple), avec la possibilité de récupérer tout le document à la fin de la session. Comparativement, en salle de cours, certains étudiants prennent des photos du tableau blanc, ce qui est moins pratique et moins « portable » (au sens de : facilement réintégrable dans un autre support).
la possibilité d’accéder à toutes sortes de ressources comme des vidéos ou des images de manière beaucoup plus rapide qu’en salle de classe. En effet, dans la salle, le professeur est avant tout un être humain : s’il veut montrer une vidéo, il doit aller à l’ordinateur, charger la page, vérifier que le son est retransmis dans la salle, etc. Par opposition, en ligne, la professeure est dans un exosquelette, qui est son ordinateur. Tout passe par l’ordinateur : l’image de l’enseignante, sa voix, mais aussi toutes les autres images et autres sons. Il n’y donc qu’un seul canal d’enseignement : vidéo+son. De la même manière qu’une voie ferrée peut transporter aussi bien des voyageurs que de l’hélium ou des vaches, ici, l’ordinateur permet de transmettre aussi bien les messages du professeur que d’autres ressources.
des outils dédiés permettent de dynamiser et d’accélérer certaines séquences. L’exemple le plus parlant est probablement celui des votes avec résultat instantané (Klaxoon, Wooclap) ou des quizz (Kahoot). Dans une salle de cours, il faut demander de lever la main, compter les votes, tenir compte des réticences à voter (syndrôme de l’imposteur). Toutes ces limitations sont levées en ligne, ce qui donne des résultats plus rapides et plus exhaustifs.
Les deux inconvénients majeurs du cours à distance
Le manque de fluidité
Quiconque a essayé de partager un document sous Zoom comprendra ce que je veux dire par « manque de fluidité ». Il y a toujours un temps de latence, et cela est amplifié quand on doit jongler entre plusieurs documents. Par exemple, sous Zoom, cela arrive souvent qu’on doive alterner entre une présentation Powerpoint et le tableau blanc de Zoom – notamment pour illustrer des concepts. Si on rajoute un troisième document (ex : un texte, une feuille de calculs), chaque changement réduira encore la fluidité. Sans parler des questions, qui obligent à revenir à un document précédent : annuler le partage actuel + partager l’ancien document = beaucoup de temps en manipulations.
La déshumanisation
« Tu fais quoi ? »
Du côté des étudiant.e.s, beaucoup laissent leur caméra éteinte, ce qui nous confronte à des écrans noirs. Mais du côté des professeurs, ce n’est pas non plus très humain, quand les étudiants ne voient qu’un diaporama avec une « voix off » qui commente de loin. Mettons à la place de ces jeunes : je défie mes collègues de rester attentifs face à une diapo qui ne bouge pas pendant 10 minutes, tandis qu’une bande-son (sans voir le visage) commente les points importants, avant de passer à une autre diapositive et d’enchaîner un autre commentaire. Ce problème se conjugue avec le premier problème de fluidité : pour restituer un minimum de dynamisme, il faudrait pouvoir changer rapidement de support. Mais la manipulation de partage d’écran ne permet pas de faire des allers-retours rapides entre documents, à cause de la séquence d’actions à réaliser.
La combinaison ultime : un logiciel de diffusion + une deuxième webcam
J’ai eu la chance de découvrir cet article en janvier 2021 sur The Conversation France, et depuis, j’ai pu raffiner la méthode décrite à l’astuce n°1. Mais le mieux est voir cela sous forme de vidéo (je l’ai faite rapidement, veuillez excuser le côté « mal léché ») :
Une courte vidéo présentant Open Broadcast Studio
Le budget = 99€
Studio à la maison
La caméra coûte 74€ ; je compte 4 feutres de couleur à 5€ ; il reste donc 20€ pour contribuer au projet OBS en restant en dessous de 100€. En effet, c’est un projet open source dont le produit (le programme Open Broadcast Studio) est gratuit et sans publicité. Dans ce cas, cela me semble légitime de leur verser une contribution financière sur cette page, qui permet de verser soit pour le projet, soit pour Jim, le développeur / contributeur à plein temps. Cela me semblerait même juste que des institutions contribuent elles aussi, étant donné le grand intérêt d’OBS. Par institutions, j’entends des universités, des écoles d’enseignement supérieur, y compris la mienne, des entreprises de formation à distance…
Comme d’habitude, vos commentaires sont les bienvenus !
This blog post is part of a series of reflections on the Coronavirus / Covid-19 crisis and the immediate transition from my face-to-face courses to online classes.
Don’t do what I do, do what I say
Beware: long blog post. This article started from the following idea: in previous posts, I made up a list of rules and tips as I went along. In the religious register, we could talk about 10 commandments of online teaching. But in Matthew 22:35-40, a doctor of the law asks Jesus which is the greatest commandment. So could we make it boil down to one, generic observation that would encompass all commandments? This is what I tried to do in this reflection, and I came up with the following idea: an online course will exacerbate and amplify the characteristics of a face-to-face course. It will go higher, farther, stronger, to quote Gaston de Coubertin, or – to be more realistic – online means more limited, less interactive, more exhausting.
Starting mid-March 2020, ESCP business school decided to close its Paris campus, both for students and professors. In the space of a weekend, all face-to-face classes were to switch immediately to a 100% online format. Faced with this unprecedented situation, each professor was confronted with an alternative: either try to transpose in an online format the exact equivalent of what was happening in the classroom; or assume that everything had to be reinvented, since an online course is delivered through a totally different medium, with different constraints. We can take two analogies to illustrate this alternative.
300 grams of proteins
The author of these lines is old enough to have lived through military service in France, and during the days spent in the field of operations, each soldier received a survival ration. Thus, in the wild, the soldier would take out from his package a cardboard box containing the equivalent of an airplane meal tray. It would be a mistake to compare the quality of this survival ration to a « normal » meal, e.g. one that could be eaten at a restaurant or at home. Indeed, in military life, one was either on the field of operations with survival rations, or hosted at the barracks with meals in the canteen. A good point of comparison is thus to assess to what extent the survival ration is equivalent to a meal in the privates’ canteen (and not the officers’ mess!). The survival ration was indeed a replicate of a military canteen meal, under the constraints of the field in the wild: no possibility of heating, with limitations to weight and size… As a result, the quality had been degraded in this process, but the result still remained in the category of a military meal. This is the same for pivoting abruptly to online teaching. We are in a situation where we tried to replicate an experience while taking into account the new constraints of the environment, therefore degrading the product.
« Dear impatient debtor… »
In contrast, let’s take a second illustration. The author of these lines is old enough to have known a world before e-mail. A long time ago, people from the Mailing Room would show up every morning at our desk to deliver letters in paper format. We would read it, write the reply or have it typed by our secretary, and the reply would be put in an envelope a few days later and sent by post. When e-mail arrived in France, the majority of users mistakenly thought that it was just a change of format: from a paper letter, we switched to an electronic mail. In fact, this led to a lot of deviant behaviour, because the reality was way more complex. Indeed, we were confronted with a completely new mode of communication that should have invented its own rules instead of copying the rules of paper mail by analogy. If this step had been done, perhaps e-mail would be much more effective in the functioning of organizations as of today. These 2 illustrations can be applied to the switch to online courses. First, there was urgency. The idea of survival ration sets the tone: how to get by in the jungle, all on your own, i.e. deprived of all the usual logistics of barracks and headquarters? Should we opt for a strategy to try and copycat the face-to-face experience – with an imperfect result for sure – or try to reinvent the whole course in this new format – a time-consuming strategy, to say the least. After 2 months of practicing online courses, we can establish a comparison with face-to-face courses, and the differences between both modalities can be summed up in a single generic idea: an online course exacerbates and amplifies the characteristics of a face-to-face course. Let’s unroll those comparisons in the remainder of this article.
Before the class – preparation
The ratio of invisible hours to visible hours
While students are sleeping…
In a typical face-to-face course, we know there is preparation: the professor adapts the structure of the session, prepares documentation and exercises, and reviews the major concepts that he or she wishes to convey both in substance and in form. But in addition to these hours of “classical” preparation, online teaching requires additional hours. Indeed, if one decides to do his or her lecture exactly as he or she used to do in the classroom, the outcome is bound to have a degraded quality: some actions are impossible to perform, such as moving closer to some students; other actions are possible, but with much less fluidity, such as grabbing a marker and writing key words or a diagram on the board. In order to obtain the same results, it is then necessary to plan alternative ways, i.e. search for numerical tools, train and practice with those tools, and design teaching sequences that are specific to the online course. This additional time corresponds to invisible hours: in fact, the only hours visible to the students are the class hours (face-to-face or online), while the hours of preparation are invisible to them. But in the case of an online course, this ratio will be exacerbated. Indeed, for a face-to-face course, let’s assume that it takes one hour of preparation to provide 3 hours of class time; the same course, if done online, will instead require between 3 and 10 hours of preparation for those same 3 hours of class time. The ratio of invisible hours to visible hours is therefore multiplied by 3 to 10 when going online. Those numbers might vary, but the online class will always require much more invisible hours to invest in.
The question of quality
All this extra preparation does not even guarantee that the course will have the same level of quality. The metrics we propose here are much more intuitive than measured, but they give an order of magnitude: if a professor decided to do her online course exactly the way she used to do her face-to-face course, she would probably have a course quality degraded by 40% when compared to the face-to-face experience. In other words, the quality of the online course would be at 60% of the quality of the face-to-face course. For sure, hours of preparation dedicated specifically to the online course will help reduce this gap in quality, but in our experience, they will not cancel it completely. In fact, according to our estimate, the 3 to 10 hours of digital preparation that we mentioned will bring the quality of the online course from 60% to 80-90% of the quality of the face-to-face course. To reach an equivalent level of quality (100%), we would have to invest a lot of extra time on top, or decide that we don’t want to make a clone of the face-to-face class: the online course then becomes another product, another promise, another experience…
During the class
Interacting with black screens
Hello, anybody out there?
One point should be made clear from the outset: in all the online courses we delivered, the students not only muted their microphones (at our request, to avoid background noise), but they also turned off their cameras. In spite of several strategies (e.g. asking to start the class with a round of greetings where each student in turn switches on their camera and microphone to say hello), the students kept their cameras off during whole classes[1]. Even though the professor reminded them that they had 3 ways to react and participate (click on « raise your hand », type in the chat, activate the microphone), the interaction was much weaker than in the classroom. Indeed, in a classroom, a student who does not wish to participate knows some tricks very well: he will keep his eyes down when a question is asked or she will wait for the teacher to focus on some students who point out themselves by their micro movements (nodding, chatting, direct look…). In the case of an online course, each student feels protected by his black screen: he is doubly at a distance – physical distance for sure, but also distant from the senses, since he is literally invisible to the teacher’s eyes…
Transmitting and receiving signals: an energy issue
Those black screens point to our first observation: pivoting to an online course encourages more pure lecturing. As an example, if in face-to-face class, a professor’s performance is a mix of 60% lectures (the professor talks and answers questions) and 40% animations / exercises / discussions, then it is likely that switching to an online course will increase the lecturing part (in our example, from 60% to 80% maybe more), simply because the animation part will be much harder to maintain – because of technical issues for a part, but also because of lower student participation.
Let’s take a break
Another related problem is interaction fatigue. Anyone who has ever taught knows that this activity takes a toll on energy on 3 levels at least: physical energy; mental energy; nervous / emotional energy. This can be partly compensated by energizers: a good atmosphere in a group of students, a successful interaction, stimulating exchanges, all this helps to recharge the professor’s energy battery. If we do now the comparison, we will realize that in an online course, energy drainers will be exacerbated while energizers will be more limited than in face-to-face interaction. Indeed, in a classroom, the professor relies on a multitude of senses: she uses the visual, auditory and kinesthetic channels simultaneously, and she feeds off all these signals to direct the rhythm and allocate her energy. All our colleagues know this: we professors have a form of 6th sense that allows us to detect a drop in attention, increasing boredom, or even realize that we are losing control over what is happening in the classroom… By contrast, when we are in an online course, faced with black screens, we lose a very large part, if not all, of this ability. In addition, even if the students switched their cameras on, this problem would probably not be solved: our mirror neurons feed on all the micro-expressions on the students’ faces, and even though this is done unconsciously, it participates globally in our reception of messages and signals. During a communication by camera, we lose a very large part of these micro signals. Our brain will then try to compensate frantically for this lack of information that it is used to in real life. During this confinement, how many times have we heard colleagues say that a day of videoconferencing meetings tires them much more than a day of face-to-face meetings? Well, the exact same thing happens for an online course…
What about fluidity?
All this done while drinking my coffee
When we are in a classroom, we are used to doing things in an extremely fluid way: starting to answer a student’s question while walking to the whiteboard, grabbing a felt tip pen, starting to draw while talking, grabbing the eraser then rewriting, while at the time, from the corner of our eyes, we check that the student and his classmates are following our reasoning. In comparison, the same sequence in an online course will require juggling different tools, clicking on icons or activating keyboard shortcuts (that we had to memorize), and the fluidity will never be the same as in a classroom. Another disrupter of fluidity is alerts and notifications: in a classroom, when a student raises his hand, he usually does it silently and we automatically record this visual signal without stopping our presentation. Now, let’s imagine that during one of his lectures in the classroom, a professor had to check his e-mails – and answer them on the fly! Each time a new email arrives, an alert sounds, forcing the professor to read the email and then decide whether or not to answer it, while continuing to lecture. It is very likely that this professor would lose a lot of his concentration and thus, his fluidity. This is exactly what happens with online courses: we are explaining a concept by sharing the screen, and we hear a « ding » which means that either a student has raised her hand or someone has posted a message on the chat. In our brain, the « lecturing » zone must go on while the « reading » zone reads the message and the « decision » zone selects the answer to adopt: ignore, process later, answer now… No wonder that the brain can be overwhelmed.
Technology, savior or burden?
In a conventional classroom, technical problems have recurring characteristics. Firstly, these problems are limited to the equipment used: the computer, the video projector and possibly the microphone. Then, when a problem arises, we can rely on dedicated support services. Finally, we always have a plan B, or even a plan C: if our USB key doesn’t work, we can retrieve slides from the cloud; if we really can’t access our slides, we can tell students to follow the class on their paper handouts; in the worst case, we can even improvise a class using only the whiteboard and felt tip pen. In comparison, in an online course, technical problems will be exacerbated alongside those 3 axes. Firstly, an online course generally uses many more tools than just a computer: the video capture platform with document sharing, a drawing software, an online survey application, not to mention shared documents for collaborative work… There is probably a computer law somewhere that postulates that the more tools you use, the greater the likelihood that a technical problem will arise: this is a simple common sense observation. When it comes to troubleshooting, the online professor will then be on his own. This means that the professor now has a double hat: in addition to his historical professor / researcher / animator hat, he now has to put on the outfit of Mario the digital plumber, with a necessity to be really swift, because everything happens live. This implies additional stress, since we are outside our area of expertise, but in the eyes of the participants, we are in charge of restoring good teaching conditions whenever a problem arises. This digital stress will be all the more amplified since there are very rarely plans B in case of technical problems: either the online tools work seamlessly, or we have to abandon a whole section of what was planned when some tools get dysfunctional. As a consequence, we lose a great deal of granularity in our response to technical problems online, and it becomes binary: fix it or lose it.
A modified relationship to time
Be still, my beating heart
In an online course, everything happens more slowly. When the professor asks a question, there is a lag before the question reaches the students (it can take several seconds), then the students have to think it and decide whether they want to answer; if so, then they have to type their answer in the chat or click on “raise your hand”; and once again, there is a time lag before these signals are transmitted to reach the professor’s computer. All in all, between the moment the teacher asks the question and the moment he gets a reaction from the audience, silence looms for a time that is doubled or tripled as compared to the same situation in face-to-face classes. Considering that, in real life, some colleagues already are uncomfortable at waiting for 10-15 seconds before students react, then what about the experience of an online course, when after one of our questions, we have to stare during 20-30 seconds at a black (and silent) screen, waiting for a signal from the Outback.
This warped time also triggers a new relationship to silence, exacerbated by the fact that we are like those blind fishes in the dark depths of the oceans, i.e. very limited in our perception. Let us illustrate that with a typical event: coming back after a break. In the real world, the professor announces a break, and gives a time to be back. When the time is over, she can actually see how many students are back to the classroom. In contrast, in an online course, we usually specify that students should not disconnect their computers, so at the end of the break, we find ourselves staring at those black, silent screens, not knowing whether the students are actually back. One solution is to make a chat call (“please type ‘back’ when you have returned to your computer”). At times, it really feels like we are in a Turing test: the remote correspondent answers us, but we’re not sure whether it is a human being or a chat-bot (i.e. an artificial intelligence programmed to respond to chat messages)!
Scripting, in order to control time and uncertainty
Real-life multi-task improvisation
In the case of an online course, we need to do much more detailed scripting. Indeed, in a face-to-face class, we can rely on our competence as experts in our field, allowing for digressions and improvisations. In other words, we are like jazzmen, relying for a part on their sheet music, but also mastering our instrument so well that we can improvise an exercise on the fly, or set up a situation or an explanation that are contingent to whatever is happening in the room at that moment. Comparatively, and for all the reasons mentioned above, the online course will make us run many more risks when we try to improvise. Teaching online then becomes a strategy for managing – and in this case, minimizing – the risks of a failed experiment.
Here are some metrics that we have observed. In a face-to-face course, a 3-hour session is generally broken down into 3 to 5 parts, with elastic timing: nothing is really written down, it really depends on the interactions with the students, and the key priority is to finish on time, having dealt with all the parts that we had planned. In comparison, a 3-hour online course session is usually scripted with at least fifteen different sequences: instructions on the online tools that will be used, round table to greet each other, a first survey to test the level of knowledge of a concept, then lecture on a concept with 3-4 shared slides, then work in small groups for 10 minutes followed by a collective debriefing, etc. In fact, the same happens in the real world: if an observer were present during a face-to-face class, she would probably identify between 15 and 30 distinct sequences in the 3 hours of the class. But the major difference lies in the scripting: in real life, sequences just happen, some of them being improvised on the fly, whereas in an online course, sequences have to be neatly planned and prepared, with the associated tools (survey application, shared documents, links to videos…), and this requires a much more detailed written script.
We can conclude on a positive note: of course, online courses will exacerbate the characteristics of the classroom courses, but this exacerbation does not always go in a negative direction. Co-teaching, for example, leads to a positive amplification in an online course. Co-teaching in a face-to-face course represents a very pleasant moment of sharing between colleagues, but when it comes to online teaching, doing the course together with a colleague will definitely change a lot of things for the better: we can literally unload some of our burden on our colleague for certain parts of the course; it allows us to work in parallel on side issues (answering the chat, preparing a survey), and students benefit from a live broadcast of the discussion between 2 experts, a bit like when attending a TV show. Not only is it an enriched experience, but it is also an opportunity to consume much less energy than being alone in front of the screen.
After class
After hours
Once a class is over, there are usually many things to do. As for face-to-face courses, this means answering questions by e-mail, posting additional documents or even writing clarifications and guidelines. In the case of online courses, there are at least 2 additional elements that will add service time. First, it will be necessary to retrieve and format the fruit of the students’ work online: whether it is the results of surveys, contributions made in collaborative documents or the structuring of ideas made by the teacher in the form of a mind maps, all the elements that have been produced live during the class must be retrieved, formatted, and delivered electronically to the students. Comparatively speaking, in a face-to-face class, each student is responsible for the notes he decides to take (or not to take), and the professor is not a notes provider. In other words, for a face-to-face class, the professor only needs to write a PowerPoint presentation before the course; in an online course, the professor will need to write two PowerPoint presentations: one before the course, and one after the course. The second service element specific to the online course has to do with time, in the form of asynchronicity. Indeed, while many students will attend the online course live (synchronous), other students can choose to view the recorded video of the course. Some may do this the day after the live session, others may take a week or more before logging in and watching the course. This means that service requests (questions, clarifications…) will take a longer period of time, depending on when the student actually watched the course video.
You are my best Self
Conclusion
We started this article on a tensional question: should we strive to make an online course as a carbon copy of its face-to-face equivalent, or should we instead shift the frame of reference, considering that the online course is a separate product with different codes and expectations? In short, identical twins or siblings? Our angle of analysis has been to show that, from experience, online courses tend to increase / exaggerate / amplify the problems of face-to-face courses. In our opinion, those are really two different mediums that no longer need to be compared point by point, but rather appreciated in their differences. The face-to-face class is similar to a theater play (for lecturing) or a board game (for animation / discussion / experience). The online course finds its analogies rather in a radio show (for lecturing) or in a music festival like Woodstock: the precise planning is decided in advance, the timing is rigorous… and even if we don’t know exactly which technical problems will arise or which pieces the different musicians will play, the performance will be recorded and preserved. After theatre (the 3rd art), rhetoric (the 5th art) or cinema (7th art), will the online courses also become an art in their own right?
[1] Interestingly enough, when the students were sent in small groups to » private rooms « , they would switch their cameras on for each other – and they would switch them off again when regrouped in the whole class.
Ce thibillet fait partie d’une série de réflexions sur la crise du Corona virus et le passage immédiat de mes cours en présentiel à une version en ligne.
Don’ do what I do, do what I say
Attention, thibillet assez long. L’idée d’où est parti ce thibillet était la suivante : lors de thibillets précédents, j’ai établi une liste de règles et conseils empilés au fur et à mesure. Si l’on était dans le registre religieux, je pourrais parler des 10 commandements à respecter. Mais dans Matthieu 22 35-40, un docteur de la loi demande à Jésus quel est le plus grand commandement. La question consiste donc à passer de 10 commandements à un seul, générique, qui les engloberait tous. C’est ce que j’ai essayé de faire dans cette réflexion, et j’ai abouti à l’idée suivante : se rendre compte qu’un cours en ligne exacerbe et amplifie les caractéristiques d’un cours en salle. Cela ira plus haut, plus loin, plus fort, si l’on est dans le registre positif de Gaston de Coubertin, ou – si l’on est plus réaliste – plus limité, moins interactif, plus épuisant.
À la mi-mars, l’ESCP décide de fermer son campus de Paris, tant pour les étudiants que pour les professeurs. En l’espace d’un week-end, il est donc décidé de basculer immédiatement tous les cours en présentiel en un format 100 % en ligne. Face à cette situation sans précédent, chaque professeur était confronté à une alternative : soit essayer de transposer en ligne l’équivalent exact de ce qui se passait dans la salle de cours ; soit partir du principe qu’un cours en ligne se faisait selon un autre médium, avec d’autres contraintes, et qu’il fallait donc réinventer les pratiques.
200g de protéines
Illustrons ces extrêmes par deux analogies. L’auteur de ces lignes est suffisamment vieux pour avoir vécu le service militaire en France, et lors des journées passées sur le terrain, chaque soldat recevait une ration de survie. Ainsi, lors du bivouac, on sortait de son paquetage une boîte en carton qui contenait l’équivalent d’un plateau repas d’avion. L’erreur consisterait à juger cette ration de survie par rapport à un repas « normal », par exemple celui que l’on peut prendre au restaurant ou chez soi. En effet, dans la vie militaire, soit on était en opération sur le terrain avec des rations de survie, soit on était cantonné à la caserne avec des repas à la cantine. Le bon point de comparaison serait donc d’évaluer dans quelle mesure la ration de survie est équivalente à un repas à la cantine des troufions. En l’espèce, l’état-major avait essayé de répliquer à l’identique un repas de cantine militaire, sous contrainte des réalités du terrain : pas de possibilité de faire chauffer le repas, poids et encombrement à limiter… Certes, la qualité avait été dégradée, mais on restait toujours dans la catégorie d’un repas militaire. On est donc dans une situation où l’on a essayé de répliquer une expérience à l’identique tout en tenant compte des réalités du terrain.
« J’ai bien reçu votre courrier du 23 courant »
Par opposition, prenons une 2ème illustration. L’auteur de ces lignes est assez vieux pour avoir connu un monde avant l’e-mail. Autrefois, un service du courrier passait dans les entreprises chaque matin pour distribuer des lettres au format papier. On en prenait connaissance, on rédigeait soi-même la réponse ou on la faisait taper par sa secrétaire, puis la réponse était mise sous enveloppe quelques jours après, et elle était envoyée par le courrier postal. Quand l’e-mail est arrivé en France, la majorité des utilisateurs a commis l’erreur de penser que c’était juste un changement de format : d’un courrier papier, on passait à un courrier électronique. En fait, cela a conduit à beaucoup de comportements déviants, car la réalité était plus complexe. En réalité, il s’agissait d’un tout nouveau mode de communication qui aurait dû inventer ses propres règles au lieu de copier celle du courrier papier par analogie. Si cela avait été fait, peut-être que l’e-mail aurait été plus efficace dans le fonctionnement des organisations. Ces 2 illustrations peuvent être appliquées au basculement à des cours en ligne. D’abord, il y avait urgence. L’idée de ration de survie donne le ton : comment se débrouiller dans la jungle, privé de toute la logistique habituelle du quartier général ? Par ailleurs, faut-il opter pour une stratégie de copie à l’identique – forcément imparfaite – ou une stratégie de réinvention – forcément consommatrice de temps. Après 2 mois de pratique de cours en ligne, la comparaison avec les cours en face à face s’impose, et on peut résumer les différences à une seule idée générique : un cours en ligne va exacerber et amplifier les caractéristiques d’un cours en face à face. Comparons donc ces deux systèmes pour nous en assurer.
Avant le cours – la préparation
Le ratio heures invisibles / heures visibles
Pendant que vous dormez…
Dans les cours en salle, il y a bien évidemment de la préparation : le professeur adapte la structure de la séance, il prépare de la documentation et des exercices, il révise les concepts majeurs qu’il souhaite faire passer tant dans le fond que dans la forme. À ces heures de préparation classique, il faut rajouter des heures supplémentaires dans le cas d’un cours en ligne. En effet, si un professeur décide de faire son cours exactement comme il le faisait en salle de cours, il obtiendra forcément une qualité dégradée : certaines actions sont désormais impossibles, par exemple le fait de se rapprocher ou de s’éloigner des étudiants ; d’autres actions sont possibles, mais avec beaucoup moins de fluidité, par exemple saisir un marqueur et noter au tableau les mots clés ou un schéma sur ce qu’on est en train de présenter. Il faut donc prévoir des manières alternatives d’obtenir les mêmes résultats, rechercher les outils numériques correspondants, se former et je s’entraîner, et enfin concevoir des séquences pédagogiques spécifiques à un cours en ligne. Ce temps additionnel correspond à des heures invisibles : en effet, les seules heures visibles par l’étudiant sont les heures de cours, tandis que les heures de préparation sont invisibles à ses yeux. Mais dans le cas d’un cours en ligne, le ratio est exacerbé. Prenons le cas d’un cours que l’auteur connaît bien, car il l’enseigne depuis des années. Pour un cours en face à face, supposons qu’il faut une heure de préparation pour assurer 3 heures de cours ; le même cours, s’il est fait en ligne, nécessitera plutôt de l’ordre de 3 à 10 heures de préparation pour ces mêmes 3 heures de cours. Le ratio heures invisibles/heures visibles est donc multiplié par 3 à 10 lors du passage en ligne.
Une problématique de qualité
Toute cette préparation supplémentaire ne garantit même pas que le cours aura le même niveau de qualité. Les métriques que nous proposons ici sont beaucoup plus intuitives que mesurées, mais elles donnent un ordre de grandeur : si un professeur décide de faire son cours en ligne exactement comme il faisait son cours en salle, il atteindra probablement une qualité de cours dégradée de 40 % par rapport à l’expérience en salle – en d’autres termes, le cours en ligne sera à 60 % du niveau de qualité du cours en salle. Bien sûr, chaque heure de préparation dédiée spécifiquement au cours en ligne permettra de réduire cette dégradation de qualité, mais sans toutefois l’annuler. En effet, selon notre estimation, les 3 à 10 heures de préparation numérique nécessaire permettent de passer d’une qualité de 60 % à une qualité de 80 – 90 % par rapport au cours en présentiel. Pour atteindre un niveau équivalent de qualité (100 %), il faudrait soit investir beaucoup d’heures supplémentaires, soit décréter que l’on ne cherche pas à faire une copie à l’identique : le cours en ligne devient alors un autre produit, une autre promesse, une autre expérience…
Pendant le cours
Enseigner face à des écrans noirs
Dans le cyberespace, personne ne vous entend crier…
Un point mérite d’être précisé d’entrée de jeu : dans tous les cours que nous avons animés en ligne, les étudiants avaient non seulement éteint leur micro (à notre demande, pour éviter les bruits de fond parasites), mais ils avaient aussi désactivé leur caméra. Malgré plusieurs stratégies mises en place (par exemple, demander à démarrer le cours par un tour de salut où chacun à son tour branche sa caméra et son micro pour dire bonjour à tout le monde), les étudiants sont restés pendant tous les cours avec leur caméra débranchée. Le professeur a eu beau rappeler aux étudiants qu’ils avaient à leur disposition 3 manières de réagir et de participer (cliquer sur « demander la parole », taper dans le tchat, activer le micro), l’interaction a été plus faible qu’en présentiel. En effet, dans une salle de cours, un étudiant qui ne souhaite pas participer connaît très bien quelques trucs : il va garder les yeux baissés quand une question est posée ou il va attendre que le professeur se focalise sur certains étudiants qui s’auto désignent par leur micro mouvements (hochement de tête, discussion, regard franc…). Dans le cas d’un cours en ligne, chaque étudiant se sent protégé par son écran noir : il est doublement à distance – distance physique, bien sûr, mais aussi distance des sens, puisqu’il est littéralement invisible aux yeux du professeur…
Émission et réception des signaux : une problématique d’énergie
Ces écrans noirs pointent vers notre première observation : le passage à un cours en ligne encourage à aller vers plus d’enseignement magistral. Par exemple, si un professeur a l’habitude de mener ses cours physiques avec un mélange de 60 % de cours magistral (le professeur parle et répond aux questions) et 40 % d’animations / exercices / discussions, alors il y a fort à parier que le passage au cours en ligne augmentera la partie de cours magistral (dans notre exemple, elle pourra passer à 70 %, 80 % ou plus), tout simplement parce que la partie animation sera beaucoup plus difficile à maintenir (à cause de questions techniques d’une part, mais aussi à cause de la plus faible interaction des étudiants).
Grosse fatigue
Un autre problème, qui est lié, tient à la fatigue de l’interaction. Toute personne qui a déjà enseigné sait que cela représente une grande dépense d’énergie sur au moins 3 niveaux : dépense d’énergie physique ; dépense d’énergie mentale ; dépense d’énergie nerveuse / émotionnelle. Mais il existe aussi des apporteurs d’énergie : une bonne ambiance dans un groupe d’étudiants, une animation réussie, des échanges nourris et stimulants, tout cela contribue à recharger la batterie d’énergie du professeur. Comparativement, dans un cours en ligne, les dépenses d’énergie vont être exacerbées tandis que les recharges d’énergie vont être limitées. En effet, sans forcément s’en rendre compte, le professeur s’appuie sur une multitude de sens dans sa salle de classe : il utilise simultanément les canaux visuels, auditif et kinesthésique, et il se nourrit de tous ces signaux pour diriger le cours et allouer son énergie. Tous nos collègues le savent : nous avons une forme de 6ème sens qui nous permet de détecter les baisses d’attention, l’ennui croissant, voir une certaine perte de contrôle de ce qui se passe… Dans un cours en ligne, face à des écrans noirs, nous perdons une très grande partie, voire la totalité, de cette capacité. Et même si les étudiants branchaient leur caméra, le problème ne serait pas résolu pour autant : en effet, nos neurones miroirs se nourrissent de toutes les micro-expressions du visage de notre interlocuteur, et même si cela se fait à un niveau non conscient pour nous, cela participe globalement à notre captation des messages qui nous sont envoyés. Lors d’une communication par caméra interposée, nous perdons une très grande partie de ces micros signaux, ce qui conduit notre cerveau à essayer de compenser frénétiquement cette absence d’informations qu’il a l’habitude de collecter. Lors de ce confinement, que de fois avons-nous entendu des collègues indiquer qu’une journée de réunions en visioconférence les fatiguait beaucoup plus qu’une journée de réunions en physique. Il se passe exactement la même chose pour un cours…
Quid de la fluidité ?
Multi-tâche
Quand nous sommes dans une salle de cours, nous avons l’habitude de faire des choses de manière extrêmement fluide : commencer à répondre à une question d’un étudiant tout en se dirigeant vers le tableau blanc, saisir un feutre et le déboucher, commencer à dessiner tout en parlant, saisir le tampon effaceur pour supprimer une erreur et réécrire, tandis que du coin de l’œil, nous vérifions que l’étudiant et ses camarades suivent bien le raisonnement. Comparativement, la même séquence dans un cours en ligne va nécessiter de jongler avec différents outils, de cliquer sur des icônes ou d’activer des raccourcis clavier que nous aurons préalablement mémorisés, et la fluidité ne sera jamais la même que dans une salle de cours. Un autre perturbateur de fluidité porte sur les alertes : dans une salle de cours, quand un étudiant lève la main, il le fait généralement silencieusement et nous enregistrons automatiquement ce signal visuel sans pour autant nous arrêter dans notre présentation. Pour prendre une image, imaginons que pendant un de ses cours en salle, un professeur soit obligé de consulter ses mails – et d’y répondre ! À chaque fois qu’un nouveau mail arrive, une sonnerie retentit, forçant le professeur à prendre connaissance du mail puis à décider s’il y répond ou pas, tout en continuant de faire cours. Il est fort probable que le professeur perdrait une grande partie de sa concentration et donc de sa fluidité. C’est exactement ce qui arrive avec les cours en ligne : nous sommes en train d’expliquer un concept en ayant partagé l’écran, et nous entendons un « ding » qui signifie que soit un étudiant a demandé la parole, soit quelqu’un a posté un message sur le tchat. Il s’agit alors d’activer simultanément diverses parties de notre cerveau : la partie « enseignement oral » doit continuer son travail pendant que la partie « lecture » prend connaissance du message et que la partie « décision » sélectionne la réponse à adopter : ignorer, traiter plus tard, répondre maintenant…
La technique, aide ou fardeau ?
Dans une salle de cours classique, les problèmes techniques présentent généralement des caractéristiques récurrentes. D’abord, ces problèmes sont limités au matériel utilisé : l’ordinateur, le vidéoprojecteur et éventuellement, le micro. Ensuite, en cas de problème, il y a des services d’assistance dédiés. Enfin, si un problème technique surgit, on a toujours un plan B, voire un plan C : si ma clé USB ne marche pas, je peux récupérer mes diapositives depuis le cloud ; si je ne peux vraiment pas récupérer mes diapositives, je peux proposer aux étudiants de suivre le déroulé sur leur support papier ; au pire, je peux rebâtir un cours improvisé en utilisant le tableau blanc et les marqueurs. Comparativement, les problèmes techniques dans un cours en ligne vont être exacerbés selon ces 3 axes. Premièrement, un cours en ligne utilise généralement beaucoup plus d’outils : la plate-forme de captation vidéo avec partage de documents, un utilitaire de dessin, une application de sondage en ligne, des documents partagés pour travail collaboratif… Or, il y a probablement une loi informatique qui a postulé que plus on utilise d’outils, plus grande est la probabilité qu’un problème technique surgisse, car c’est une simple observation de bon sens. Pour ce qui est des services de dépannage, le professeur en ligne ne peut guère compter que sur lui-même. Il a donc désormais une double casquette : en complément de sa casquette historique d’enseignant / chercheur / animateur, il doit désormais enfiler la salopette de Mario le plombier numérique, avec une exigence de rapidité, car tout se passe en live. Cela implique un stress supplémentaire, puisque nous sommes en dehors de notre domaine de compétence, mais aux yeux des participants, nous sommes responsables du rétablissement de bonnes conditions d’enseignement. Ce stress numérique sera d’autant plus exacerbé que dans un cours en ligne, il y a très rarement des plans B en cas de problèmes techniques : soit ça marche, soit on abandonne un pan entier de ce qui avait été prévu. On perd donc grandement dans la granularité de la réponse qui est faite aux problèmes techniques.
Un rapport au temps modifié
Ô temps, suspends ton vol…
Il faut s’habituer au fait que dans un cours en ligne, tout se passe plus lentement. Quand on pose une question, il faut le temps de latence pour que la question arrive aux étudiants (cela peut prendre plusieurs secondes) ; puis l’étudiant réfléchit à la question et décide s’il souhaite y répondre ; si c’est le cas, il faut alors que l’étudiant tape sa réponse dans le tchat ou qu’il clique sur la demande de prise de parole ; enfin, un temps de latence s’écoule avant que ces signaux soient transmis à l’enseignant. Au total, entre le moment ou le professeur pose sa question et le moment où il obtient une réaction de la part de son auditoire, le temps de silence est facilement doublé ou triplé par rapport à la même situation dans une salle de cours. Or, dans une salle de cours, quand il s’agit d’attendre 10 – 15 secondes avant que les étudiants réagissent, cela représente déjà un délai inconfortable pour certains professeurs. Que dire alors de l’expérience d’un cours en ligne, quand il s’agit plutôt de 20 à 30 secondes à fixer des écrans noirs et silencieux en attendant qu’il se passe quelque chose (ou pas) suite à notre question ?
Ce rapport au temps est aussi un rapport au silence, exacerbé par le fait que nous sommes un peu comme ces poissons aveugles dans les profondeurs obscures des océans, c’est-à-dire très limités dans notre perception. Prenons un exemple : le retour de la pause. Dans le monde réel, nous fixons une heure de retour de la pause, et nous pouvons constater visuellement le nombre d’étudiants qui est revenu à l’heure. Par opposition, dans un cours en ligne, comme on a spécifié que les étudiants ne doivent pas se déconnecter pendant le temps de pause, on se retrouve à la fin de la pause face à des écrans noirs et silencieux, tout en ne sachant pas si les étudiants sont effectivement revenus. Il s’agit alors de faire un appel par tchat pour demander aux étudiants de signaler qu’ils sont effectivement à nouveau là. Par moments, on a vraiment l’impression d’être dans un test de Turing : le correspondant distant nous répond, mais nous ne sommes pas sûr de savoir si c’est un être humain ou un tchat-bot (une intelligence artificielle programmée pour répondre à des messages de tchat) !
Scénariser pour dompter le temps et l’incertitude
Il y a une nécessité de scénarisation beaucoup plus poussée dans le cas d’un cours en ligne. En effet, dans une salle de cours, et forts de notre compétence d’enseignant dans notre domaine, nous pouvons nous autoriser des digressions et des improvisations : même si cela n’était pas inscrit sur la partition, nous maîtrisons suffisamment l’instrument pour pouvoir inventer à la volée un exercice, une mise en situation ou une explication qui permette de coller à ce qui est en train de se passer dans la salle à ce moment. Comparativement, et pour toutes les raisons évoquées ci-dessus, le cours en ligne va nous faire courir beaucoup plus de risques dans ces situations d’improvisation. Enseigner en ligne devient alors une stratégie de gestion – et dans le cas présent, de minimisation – des risques.
« Et avec les oreilles, qu’est-ce que vous faites ? »
À titre illustratif, voici quelques métriques que nous avons pu observer. Une séance de 3 heures en salle est généralement décomposée en 3 à 5 parties, avec un timing élastique : rien n’est vraiment écrit, cela dépend des interactions avec les étudiants, l’objectif central étant de terminer à l’heure en ayant traité correctement toutes les parties. Comparativement, une séance de 3 heures de cours en ligne est généralement scénarisée avec au minimum une quinzaine de séquences différentes : des consignes de début de cours sur les outils en ligne, un tour de table pour se saluer, un premier sondage pour tester le niveau de connaissance d’une notion, la présentation d’un concept sur 3-4 diapositives partagées, du travail en petits groupes pendant 10 minutes puis un débriefing collectif, etc. En fait, si un observateur avait été présent lors des 3 heures de cours en salle, il aurait probablement identifié bien plus que les 3 à 5 parties mentionnées : il est probable qu’un cours de 3 heures en salle se décompose aussi en 15 à 30 séquences distinctes. Mais la différence majeure réside dans la scénarisation : les séquences en salle arrivent quand elles arrivent, certaines étant improvisées à la volée, tandis que les séquences du cours en ligne ont été planifiées, préparées, avec les outils associés (application de sondage, documents partagés, liens vers des vidéos…) selon un script beaucoup plus détaillé.
Concluons enfin cette partie sur une note positive : certes, les cours en ligne vont exacerber les caractéristiques des cours en salle, mais cette exacerbation ne va pas toujours dans un sens négatif. Un exemple d’amplification positive porte sur la co animation : autant une double animation dans une salle de cours représente un moment très agréable de partage entre collègues, autant en ligne, le fait de faire le cours à deux va changer énormément de choses en positif : on peut littéralement s’appuyer sur son collègue pour certaines parties du cours, cela permet de travailler en parallèle sur les éléments de communication annexes (répondre au tchat, préparer un sondage), et les étudiants bénéficient d’une diffusion en live de la discussion entre 2 experts, un peu comme ils assisteraient à une émission de télévision. C’est non seulement une expérience enrichie, mais c’est aussi une occasion de consommer beaucoup moins d’énergie que lors d’un cours en ligne tout seul face à l’écran.
Après le cours
After hours
Une fois que le cours est terminé, il reste toujours des choses à faire. Dans le cas des cours en présentiel, cela consiste à répondre à des questions par e-mail, à poster des documents annexes ou à rédiger des précisions par rapport à certaines questions évoquées en cours. Dans le cas de cours en ligne, il y a au moins 2 éléments supplémentaires qui rajoutent du temps de service après-vente. D’une part, il faut très souvent récupérer et mettre en forme le fruit du travail des étudiants en ligne : que ce soient des résultats de sondages, des contributions réalisées dans des documents collaboratifs ou encore de la structuration d’idées réalisées par le professeur sous forme de cartes mentales, tous ces éléments doivent être récupérés après le cours est transmis par voie électronique aux étudiants – tandis que dans une salle de classe, chaque étudiant est responsable des notes qu’il décide de prendre ou de ne pas prendre. On pourrait simplifier en disant que dans une salle de cours classique, le professeur a besoin de rédiger une présentation PowerPoint avant le cours, tandis que dans un cours en ligne, le professeur doit rédiger 2 présentation PowerPoint : une avant le cours, et une après le cours. L’autre élément de service après-vente spécifique au cours en ligne tient au décalage dans le temps (asynchronicité). En effet, alors que certains étudiants peuvent assister en direct au cours en ligne (synchronicité), d’autres étudiants choisissent de bénéficier de la lecture de la vidéo enregistrée du cours. Certains vont regarder / écouter le lendemain de la séance live, d’autres pourront prendre une semaine ou plus avant de se connecter et de regarder le cours. Cela signifie que les demandes de service après-vente (question, précisions…) vont s’étendre sur une période de temps plus longue, qui sera notamment fonction de la date à laquelle l’étudiant a effectivement regardé la vidéo du cours.
Tu es la meilleure partie de moi
Conclusion Nous avons démarré ce thibillet sur une question en forme de tension : faut-il s’évertuer à ce qu’un cours en ligne soit la copie conforme de son équivalent de salle de classe, ou convient-il au contraire de décaler le cadre de référence, en considérant que le cours en ligne est une entité distincte avec des codes et des attendus différents ? En bref, vrais jumeaux ou frères et sœurs ? Notre angle d’analyse a été de montrer que par expérience, les cours en ligne tendent à augmenter / exagérer / amplifier les problématiques des cours en salle. À notre avis, il s’agit vraiment de 2 médiums différents qui demandent à ne plus être comparés point par point, mais plutôt appréciés dans leurs différences. Le cours en salle est analogue à une pièce de théâtre (pour sa partie magistrale) ou à un jeu de société (pour sa partie animation / discussion / expérience). Le cours en ligne trouve plutôt ses analogies dans une émission de radio (pour sa partie magistrale) ou dans un festival de musique façon Woodstock : le planning précis est décidé à l’avance, le timing est rigoureux… et même si l’on ne sait pas exactement quels problèmes techniques vont surgir ou quels morceaux les différents musiciens vont jouer, la performance sera enregistrée et conservée. Après le théâtre (3ème art), la rhétorique (5ème art) ou le cinéma (7ème art), le cours en ligne deviendra-t-il lui aussi un art à part entière ?
Voici la suite de mon expérience sur le Bullet Journal (BuJo). Dans un premier thibillet, j’ai expliqué ce que c’est, et comment et pourquoi j’y suis venu. Voici maintenant comment j’ai adapté l’idée originale du BuJo, avec notamment ce que j’ai gardé du concept, et ce que j’ai abandonné.
Qu’est-ce que j’ai gardé du BuJo original ? Less is more…
En fait, j’ai gardé très peu de choses ! Le BuJo original sert en même temps d’agenda et de carnet d’organisation, et le côté agenda papier ne m’arrangeait pas. Je préfère avoir plusieurs agendas en ligne (perso, pro…) synchronisés avec mon smartphone, et je ne vois pas pourquoi je ré-écrirais à la main des dates et des plannings alors que des outils numériques me les fournissent automatiquement, avec la portabilité qui va avec. J’ai donc supprimé les pages » mois » dans mon BuJo, ainsi que tout ce qui faisait référence à des plannings.
Pendant un certain temps, j’ai tenu des pages de métriques. C’était intéressant, car je choisissais ce que je souhaitais suivre : combien de méditations j’avais faites dans le mois, combien de fois j’étais allé courir, combien d’heures de cours chaque semaine, combien d’heures de coaching, combien de restaus, combien de jours sans alcool… J’avais même une métrique hebdomadaire sur le nombre de mails dans la boîte de réception et dans la boîte d’envoi. Mais en fait, cela représentait plus de contraintes que d’avantages : le temps que j’y passais toutes les semaines était plus fastidieux et consommateur de temps (car il faut noter, revenir en arrière pour compter…) que l’avantage que j’aurais éventuellement pu retirer de ces statistiques mensuelles – et je n’ai pas eu la patience de continuer cet enregistrement sur plusieurs mois, donc je ne suis pas arrivé au point de pouvoir exploiter des statistiques d’évolutions ou de tendances.
Enfin, je constate que pour beaucoup de personnes, le BuJo devient un petit objet d’art : ils/elles mettent du temps à dessiner les titres, se forment à la calligraphie, ajoutent des guirlandes de festons ou de la washi tape, des couleurs… Une recherche sur Qwant Images donne une idée, cliquez sur ce qui vous attire l’œil, et imaginez le temps passé… 😉
J’en vois bien l’avantage : du plaisir, de la personnalisation d’un objet qui est en fait un compagnon du quotidien, et donc des très jolies pages bien léchées. Pour ma part, je fais le strict minimum :
un peu de crayon de couleur pour égayer toutes ces pages d’écriture, et surtout repérer les encadrés de notes ;
quelques images stylisées (je suis plus Keith Haring que Delacroix) ;
quelques emojis de base ;
et c’est tout.
À une époque, j’avais réalisé un marque-page supplémentaire (pour pouvoir en même temps marquer l’Index, et la page courante), mais mes BuJo récents ont désormais deux marques-pages inclus dès l’usine. Voilà pour la personnalisation 🙂
Qu’est-ce que j’ai ajouté ou amélioré par rapport au concept original ?
Trois points : la signalétique, l’Index, les Brain Dumps.
La Signalétique
C’est visiblement une signalétique qui plait à Ryder Carroll, le concepteur du BuJo original, mais pour ma part, je suis habitué depuis des années à noter une chose à faire sous forme d’une case que je pourrai cocher plus tard (c’est visuellement beaucoup plus facile de voir ce qui reste à faire, plutôt que de traquer des points…) Or, au fil des années où je notais ces cases, mon trait s’est arrondi, et maintenant je fais des cercles, c’est plus rapide et plus harmonieux. Donc voici ma signalétique :
Comme on peut le voir, c’est la pratique qui conduit à des choix personnels.
L’Index
L’index est pour moi la grande force du BuJo. L’utilité des pages numérotées, c’est de pouvoir retrouver facilement que les réunion sur le projet Beta sont consignées dans les pages 8 à 13 et 35-36. Mais l’index du BuJo original est trop simple à mon goût : on le remplit au fur et à mesure qu’on remplit les pages. C’est donc un Index chronologique. Cela va donc donner, par exemple :
Notez que les entrées d’index suivent les numéros de pages. C’est donc facile à remplir au fur et à mesure, mais pour retrouver une entrée d’index donnée, il faut balayer tout l’index, puisque l’entrée des rubriques se fait au fil du temps, au fur et à mesure qu’on remplit les pages du BuJo. Je suis donc passé pour ma part à un Index alphabétique : quand je démarre un nouveau BuJo, je consacre les 3 premières pages à préparer l’Index, avec les lettres A-F réparties sur la première page, G-M sur la deuxième page et N-Z sur la troisième. Cela prend littéralement 5mn. Puis je remplis au fur et à mesure mon BuJo en reportant les pages dans l’Index, et avec l’habitude, j’ai souvent les mêmes entrées qui reviennent. Au bout de quelques semaines, cela donne quelque chose comme suit :
C’est donc plus conforme à un Index de livre. Et en cas de doute sur le libellé à inscrire, je fais un renvoi. Par exemple, pour des vacances en Ecosse, je vais inscrire
« Vacances : 45-57 » à la lettre V
« Ecosse, voir Vacances » à la lettre E
Ma pratique est que ces renvois sont finalement assez rares. Cela dépend clairement de la taille souhaitée pour une rubrique d’Index, et ça vient avec la pratique. Par exemple, mes cours ne sont pas classés dans une rubrique fourre-tout « Cours », car elle aurait trop de pages de référence sans lien clair entre elles. Mes cours sont donc identifiés dans l’Index par programme ou nom de cours (AnaF, EMIB, MBA…), c’est bien plus simple.
Les Brain Dumps
Initialement conçu par David Allen dans sa méthode GTD, le brain dump consiste à marquer tout ce qu’on a en tête (c’est-à-dire, toutes les tâches à faire) au fur et à mesure qu’on y pense. Littéralement, c’est donc un « vidage de cerveau » qui consiste à mettre toutes ses préoccupations sur le papier. Dans le cadre du BuJo, voici ma manière (simple) de procéder :
à un moment donné, j’ai besoin d’avoir une méga todo list sous les yeux. J’ouvre donc une nouvelle page que j’intitule Brain Dump, et je liste, sous forme de tâches, tout ce qui me passe par la tête. Souvent, le fait de noter une chose fait penser à un autre projet, donc la liste se remplit vite et sans effort de réflexion. Cela prend facilement 10-15 minutes. C’est la phase de vidage du cerveau.
Je vérifie alors si je n’ai pas des tâches non encore faites (donc restées marquées O ) dans les pages du BuJo et je les rajoute au Brain Dump. C’est la phase de vérification (tout collecter).
Puis vient la phase d’organisation. Le but est de transformer une liste longue, donc déprimante, en un ensemble de tâches à accomplir dans les prochains heures ou semaines. Chacun(e) a sa méthode de priorités, pour ma part j’utilise 3 crayons de couleur, et j’applique bêtement la Matrice d’Eisenhower (Urgent vs. Important, que j’avais raffinée avec une troisième dimension) sans passer des heures à raffiner les priorités : le but est de faire ressortir les 3-4 choses à faire en premier, et le reste viendra après.
Voilà en quelques idées comment j’ai adapté les idées originales (et bien utiles) du BuJo pour répondre à mes besoins. Et vous, avez-vous fait des modifications à la méthode de Carroll Ryder ?
Dans un prochain (et avant-dernier) thibillet sur le thème du BuJo, j’indiquerai les chausses-trapes et difficultés du quotidien avec un BuJo, les critiques du système, et comment j’ai trouvé mes méthodes de résolution de ces problèmes.
Cela fait maintenant plus de 2 ans que j’utilise un Bullet Journal (en abrégé, BuJo), et il est donc temps de témoigner, car la preuve de la durabilité de ce moyen d’organisation est faite pour moi. En effet, j’ai vu beaucoup de personnes démarrer en fanfare, poster des billets de blog pendant quelques mois… et puis passer à autre chose. C’est l’apanage de beaucoup de systèmes d’organisation personnelle comme la méthode GTD : une des difficultés principales est de continuer à les utiliser dans la durée.
Au terme de plus de 2 ans de pratique, j’ai donc entamé récemment mon 6ème BuJo, et cela me semble intéressant de rendre compte de ma pratique de cet outil.
Qu’est-ce que le BuJo, en général ?
Le Bullet Journal est un carnet qui sert à tout, mais qui vise à une organisation personnelle sur un mode chronologique, entre agenda, carnet de notes et journal d’activité (log book).
Pour ma part, j’ai retenu certaines idées fondamentales, mais au fil du temps, j’ai aussi abandonné beaucoup de choses (planning futur, planning mensuel…). J’ai aussi changé la signalétique des « puces » et la manière d’organiser l’index (nous verrons cela dans un autre thibillet).
Pourquoi suis-je venu au BuJo ?
La plus importante raison était que je suis souvent amené à travailler seul, voire en télétravail, et que certaines journées se terminaient avec l’impression (fausse, mais persistante) que je n’avais rien fait. Il me fallait donc un outil qui me permette de traquer tout ce que j’avais fait et que j’avais oublié, non seulement pour information (une liste de toutes les actions cochées), mais aussi pour mon organisation ( » maintenant que ça, c’est fait, voilà les étapes suivantes « ). Pour les familiers de la méthode GTD, il me fallait quelque chose de plus pratique à transporter que les 43 dossiers.
Pendant des années, j’avais utilisé des ToDo listes, avec l’inconvénient majeur que ces listes sont des papiers volants. Soit on termine toutes les tâches de la liste, et dans ce cas on barre tout avec jubilation et on jette le papier (cela fait partie de la satisfaction), soit on n’a pas tout fait, et on laisse une partie au bureau (ToDo pro), une autre chez soi (ToDo perso), une autre dans son téléphone (ToDo vrac), et il n’y a pas un endroit unique où elles sont collectées et accessibles. Et si en week-end je veux avancer sur mon travail, ou bien réaliser des tâches personnelles durant la semaine, il faut réécrire une ToDo liste dédiée, c’est-à-dire refaire encore un processus de mémorisation (« est-ce que je n’oublie pas un truc ? ») et de choix des priorités (« je commence par quoi »), ce qui est consommateur de temps et d’énergie.
Un autre attrait du BuJo était pour moi sa versatilité. En effet, il se vend dans le commerce quantité de plannings et d’agendas qui sont tout autant des méthodes d’organisation personnelle : malgré un discours du type » inventez votre vie « , ils imposent en fait leur propre système de pensée. Par exemple, dans un agenda, chaque jour aura un encadré » les 3 choses les plus importantes à faire « , ou bien un espace pour noter les gens à rappeler, ou encore une citation, un calendrier du mois… En bref, des rubriques qui servent à certaines personnes, mais pas à d’autres, et pas toutes les semaines.
Et surtout, chaque jour aura la même taille, alors que l’on sait que pour certains jours, l’espace ne sera pas suffisant pour noter tous les rendez-vous (sans parler des notes), tandis que pour d’autres dates, il n’y aura quasiment rien à inscrire sur la page. Or la pratique montre que j’ai des journées qui prennent ½ page de BuJo, tandis qu’une réunion de 2h peut facilement remplir 5-6 pages (dessins inclus 😉 )
Voici, en une vidéo déprimante (pour moi), les défauts d’un système de planning » classique « . Ironie : la vidéo s’intitule « a very quick introduction » et fait plus de 17mn… En cliquant sur les liens, vous arrivez directement au moment approprié de la vidéo, et ce n’est pas grave si le commentaire est en anglais, il suffit de regarder les images quelques secondes pour comprendre :
Par opposition, un BuJo n’impose quasiment rien » en dur « . Il suffit d’avoir :
un Index (2-3 pages dédiées au début du carnet, que l’on dimensionne comme on veut)
des pages numérotées (mais que l’on peut numéroter soi-même au fur et à mesure).
En résumé, n’importe quel carnet de notes peut être transformé en BuJo, suivant les goûts de chacun(e) et je donnerai dans un autre thibillet mes préférences.
Cette versatilité conduit à un autre avantage : cela devient un carnet tout-en-un. C’est un bloc-notes pour prise de notes en réunion, un carnet de dessin ou d’humeur, un journal du fil des jours, un organiseur, un livre de recettes ou d’idées ou de listes… Le tout en un seul carnet, avec un Index qui permet de revenir facilement aux pages concernées. C’est ainsi que j’y ai collecté mes réunions de travail sur différents projets, le déroulé de mes semestres, mes cours de plongée pour passer le PE 40, mes voyages en Ecosse, l’organisation de mes journées, mes idées d’articles… C’est donc en même temps un outil tourné vers la collecte d’informations pour consultation ultérieure, et un outil d’organisation du quotidien. L’avantage du côté tout-en-un est notamment que la distinction » vie personnelle vs. vie professionnelle » n’a plus grand intérêt. Déjà que la limite est floue pour un professeur, qui plus est avec une activité de coaching, mais même dans le cadre d’une vie moins déstructurée, le BuJo réalise la synthèse entre deux carnets, l’un étant un agenda + bloc-notes pro, et l’autre étant un journal personnel. Cela dit, je serais intéressé de savoir si certains types de métiers prédisposent plus à l’utilisation du BuJo. Je vois par exemple beaucoup de consultants pratiquer le carnet papier dans les réunions… Avis aux aficionados : des idées ? Des comptes-rendus d’expérience ?
Dans un prochain thibillet, nous verrons comment j’ai adapté l’idée originale du BuJo, avec notamment ce que j’ai gardé du concept, et ce que j’ai abandonné.
[edit du 30-10-2013 : cet article était publié sur mon blog de développement personnel (Devperso.fr), je l’ai rapatrié désormais dans la rubrique « productivité » de blogthib.com – un edit de ce type signalera de tels articles]
Je continue ici ma quête ultime du logiciel de ToDo, avec 5 critères énoncés dans le premier billet de la série : ce logiciel doit être Simple, Rapide, Classable, Portable et Versatile.
En suivant ma ligne de réflexion du dernier billet, j’ai donc tapé « online task tag » dans Google. Coup de chance, dès le deuxième résultat, je suis tombé sur une liste d’applications en ligne qui proposaient ce type de service. Mais ce n’était qu’une liste. Heureusement, dans les commentaires, un lecteur mentionnait sa propre liste de 23 applications, avec l’avantage d’une description et d’une critique.
C’était mieux que rien, mais ça n’était pas encore idéal. J’ai donc profité de mon entorse qui m’immobilisait pour tester les 23 applications. Ce qui veut dire notamment que j’ai donné 23 fois mon adresse e-mail (et ces 23, par la magie de la multiplication des spams, va me valoir mon pesant de courriers non sollicités, je le sens…)
Je ne vais pas vous faire une analyse détaillée des 23 applications, car ce n’est pas le propos. Je vous livre déjà un résumé de mes découvertes :
De toutes les applications, une seule correspond à peu près à ce que je cherchais, c’est HiveMinder. Je reviendrai dessus un peu plus tard, je voudrais d’abord développer pourquoi les 22 autres ne m’allaient pas.
Sur les 23 applications, on peut grossièrement établir deux catégories : les Trop Simples, et les Trop Compliquées. Et aucun moyen terme du genre « super simple, super intuitif, mais avec quelques fonctions quand même ».
Je vais donner quelques exemples de trop simples :
Une application qui ne permet pas de rentrer 3 tâches en une seule fois est trop simple. S’il faut rentrer la première tâche, appuyer sur Save et attendre qu’elle s’affiche pour appuyer sur New task et rentrer une deuxième tâche, ce n’est pas Rapide. Remember The Milk, par exemple, qui est présenté comme l’application la plus répandue, ne permet pas de faire ça.
Une application qui ne permet pas de tagger rapidement une tâche n’est pas Versatile. Remember The Milk, itou, ne permet pas de faire ça.
Ces critiques s’adressent à la majorité des applications. Certes, elles sont nombreuses à proposer des « date due » ou des catégorisations par projet, mais ma conception, c’est qu’une tâche ne doit pas demander plus de 10 secondes, tout compris, pour être notée. Sinon, on passe son temps à noter et à gérer le classement des tâches plutôt qu’à les faire.
Les Trop Compliquées : elles sont géniales, elles permettent d’affecter les tâches à différentes personnes, par projet, par date, par priorité. C’est super, mais uniquement pour une gestion de projet complexe qui concerne plusieurs personnes réparties sur plusieurs lieux géographiques. C’est donc loin de ma conception GTD mono-personnelle de la liste de tâches. Un exemple de Trop Compliquée (pour moi) : MyQuire.
Ce qui était étonnant, c’est l’absence très régulière des tags dans les applis. Pourtant, le tag, c’est ce qui permet de noter toutes les catégories. Si je dis « il faut que j’appelle demain Sprütz pour le projet Spratz », la manière la plus géniale de noter ça, c’est
– appel sprütz @appel @demain @spratz
Si je demande le tag Spratz, j’aurai tout ce qui concerne le projet Spratz. si je clique sur Appel, j’aurai tous les appels que je dois passer. Si je clique sur Demain… vous comprenez. En bref, l’avantage des tags, c’est qu’ils n’imposent aucun système à l’utilisateur, c’est lui qui, par le choix de ses tags, va s’organiser lui-même son système.
HiveMinder permet de noter plusieurs tâches en une fois (fenêtre Brain Dump à gauche), et propose ce type de tags directement dans le texte des notes. Après, d’un clic sur un tag, on obtient toutes les tâches qui ont ce tag.
C’est parfait, mais ce n’est pourtant pas le système que j’ai retenu.
[edit du 30-10-2013 : cet article était publié sur mon blog de développement personnel (Devperso.fr), je l’ai rapatrié désormais dans la rubrique « productivité » de blogthib.com – un edit de ce type signalera de tels articles]
Je réfléchis beaucoup actuellement sur le zapping, et la systématisation comme remède. J’envisage de mettre en place des Routines, dont je parlerai en détail plus tard. En attendant, voilà une Routine par l’exemple.
Que font la majorité des cadres quand ils arrivent au travail ? On va appeler la séquence de leurs actes la Boot sequence (séquence d’amorçage, chère aux informaticiens).
Boot sequence classique :
allumer l’ordinateur
prendre un café
lancer son logiciel de messagerie et son navigateur Internet
consulter ses mails
lire les nouvelles sur écran
se connecter à quelques sites « personnels » (Facebook, Boursorama…)
(éventuellement) lire le courrier papier
Inconvénients :
Donner la priorité à l’urgence (la nouvelle fraiche, le mail qui vient de tomber) sur l’importance (les choses qu’on avait à faire)
Partir dans une démarche réactive (j’absorbe ce que dit le monde avant de réagir à ce stimulus externe) et non proactive (je fais ce que j’avais décidé de faire).
Pour lutter contre la tyrannie de l’e-mail, beaucoup de personnes recommandent de ne pas consulter ses mails en premier.
Paramètres d’une Boot sequence idéale :
Prévue avant d’entrer dans le bureau (en se rendant à son travail, ou préparée la veille en quittant le bureau)
Réduite au strict minimum en terme technologique
Définit la ou les tâches à faire en tout premier
Ma Boot Sequence de ce matin (prévue dans le métro)
Allumer l’ordinateur
Synchroniser mes fichiers et mes tâches (mais sans connecter mon agenda ni lancer ma messagerie)
écrire ce billet
M’attaquer à la suite du dossier d’hier : travailler sur la feuille de tableur XXX et rédiger des recommandations sur le document YYY
Et seulement après, avec le sentiment d’avoir produit quelque chose, je me connecterai au monde. (Et peut-être au Monde 😉 )
[edit du 30-10-2013 : cet article était publié sur mon blog de développement personnel (Devperso.fr), je l’ai rapatrié désormais dans la rubrique « productivité » de blogthib.com – un edit de ce type signalera de tels articles]
Tout cela a commencé par un billet de Mitternacht, sur « comment faire les choses qu’on ne veut pas faire » (ce que j’appelle les Pénibles). Elle suggérait une solution, et une appli. Quelques commentateurs en suggéraient d’autres. Je me suis donc lancé dans la Quête Ultime du Logiciel Ultime de To-Do List.
Cela a commencé par TaskPaper, suggéré par un commentateur. Logiciel correspondant presque parfaitement à ce que je cherchais, mais ne tournant que sur Mac, en local. Cela m’a permis de commencer à définir ce que je voulais d’un logiciel de ToDo :
1. Simple. « Everything should be made as simple as possible, but not one bit simpler » (Albert Einstein). Gérer ses tâches, c’est essayer d’échapper à la distraction ou à la procrastination. Le logiciel qui permet de faire ça ne devrait faire que ça, sans aucune échappatoire, distractive, esthétique ou fonctionnelle.
2. Rapide : possibilité de saisir plusieurs tâches rapidement, à la volée, sans devoir cliquer à chaque fois sur un « Save ».
3. Classable : possibilité de n’afficher que certaines tâches, par exemple en fonction du contexte (Maison, Bureau, Déplacement,…) ou du projet (Prométhée, Phenix…) ou encore de critères abscons (Important, Perso…). Le tout, sans devoir, pour chaque tâche, passer du temps à remplir des cases du genre Contexte, Projet, Critère Abscons…
4. Portable : possibilité d’être lu et transporté et géré sur Mac, PC, téléphone mobile, clé USB, voire en ligne (site Internet).
5. Versatile : chaque tâche doit être facilement modifiable. Par exemple, changer la date d’échéance devrait pouvoir être fait en 1 clic. Idem, changer le Critère Abscons.
TaskPaper répond assez bien à ces 5 critères. Avant tout, il est très Simple, Rapide et Classable. Problème : il n’existe qu’une version Mac, donc la Portabilité est discutable (je passe 10% de mon temps de travail sur mon Mac, 10% sur mon téléphone mobile, et 80% sur un PC). Mais le fichier des tâches est un fichier texte, donc facilement portable sur n’importe quel système d’exploitation, mais moins facilement Classable. La Versatilité non plus ne marchait pas bien, car c’est un fichier texte, modifiable… en tapant du texte.
J’avais aussi, auparavant, testé plusieurs applications : FreeMind, les gestionnaire des tâches de Windows Mobile et de Thunderbird/Lightning.
* Freemind : assez Simple (mais nécessite Java), assez Rapide, Classable uniquement à la main (mais le drag and drop est génial), Portable (car Java), Versatile grâce au drag and drop.
* Gestionnaires de tâches Windows Mobile / Thunderbird+Lightning : le niveau zéro. Simples, mais pas Rapides, Classables au prix d’un renseignement de toutes les rubriques, difficilement Portables, peu Versatiles.
C’était le problème des catégories qui me chiffonnait : une tâche, c’est très souvent :
* Une action
* Un projet
* Un contexte
* Une date limite
Exemple : appeler Machpro, pour le Projet Schmoul, quand je suis près d’un Téléphone, avant 18h demain. Ce qui veut dire que dans une appli « niveau zéro », je dois taper « appeler Machpro », sélectionner le projet Schmoul dans une liste, puis sélectionner le contexte Téléphone dans une autre liste, et enfin sélectionner une date. Sans parler des Critères Abscons…
J’ai très vite trouvé une solution : les Tags. Au lieu de s’embarrasser de multiples catégories (Projet, Contexte, Echéance, Priorité, etc.), il suffit de définir des mots-clés, qui peuvent être un contexte, une priorité, un nom de projet, etc.
Exemple : « Appeler Machpro TAG Schmoul, Tél, Demain, Urgent ».
Ainsi, si je demande tous les tags Urgent, « appeler Machpro » apparaîtra. Et si je suis à côté d’un téléphone, le tag Tél me donnera la liste de tous les appels à faire. Bref, un tag devient un critère de sélection, quelle que soit la nature de l’information. Cela offre une possibilité de moduler les critères à volonté (je mets beaucoup de tags ou très peu) sans tomber dans une application qui complique la saisie des tâches (« et pour quand est-elle dûe ? et quelle est sa priorité ? » gnagnagna…)
J’ai donc commencé ma quête en tapant les mots-clés suivants : online task tag.
[edit du 30-10-2013 : cet article était publié sur mon blog de développement personnel (Devperso.fr), je l’ai rapatrié désormais dans la rubrique « productivité » de blogthib.com – un edit de ce type signalera de tels articles]
Beaucoup de méthodes d’organisation personnelle sont fondées sur les priorités. C’est très bien, mais il faut alors définir quelles sont nos propres priorités, ce qui demande de revenir sur ses choix, analyser son existence, et voir dans quelle mesure on fait ce que l’on voulait faire. Cela peut évidemment nous amener très loin, chacun s’analysant et se découvrant au fur et à mesure.
Dans ce billet, je souhaite parler du travail (au sens de poste) que l’on a choisi. Au fil des années, j’ai mis au point un petit outil d’analyse qui peut aider à :
mieux choisir son travail
mieux comprendre ce qu’on aime / n’aime pas dans son travail
aider à changer de travail
définir ses priorités
Je le partage avec vous ici, pour réflexion.
Selon moi, tous les emplois peuvent être classés / notés sur 10 axes. Ces axes sont :
Le salaire et les avantages (notes de frais, voiture, téléphone portable…)
L’intérêt intellectuel du travail.
La disponibilité que ce travail nous laisse par ailleurs (= horaires, mais aussi travail à la maison le soir, le week-end…)
Le pouvoir que l’on subit : est-on sous les ordres d’un chef ou non, et quelle est notre liberté de décision.
Le pouvoir que l’on impose : a-t-on du pouvoir sur les gens (subalternes) et sur les événements ?
Reconnaissance sociale. Quand dans un dîner, on répond à la question « que fais-tu dans la vie ? », comment est-on perçu socialement ? (médecin, avocat, vendeur, journaliste…) Cela peut aller jusqu’à la « fierté d’appartenance » à une entreprise (merci Laeren pour cette idée !).
Sécurité de l’emploi.
Ambiance dans le travail : relations avec les collègues, ambiance sympa ou tendue, a-t-on des collègues que l’on voit en dehors du travail…
Alignement avec « une bonne vie », sentiment que l’on sert à quelque chose, que l’on contribue à un développement global.
Possibilité d’évolution dans le travail.
Ces axes peuvent recouvrir des choses communes, et la notation sur chacun des axes peut être très subjective. Mais cela permet de commencer à classer les choses. Je crois en tout cas n’avoir rien oublié…
Prenons un exemple. Auditeur junior dans un cabinet d’audit.
Alignement avec une bonne vie : pas facile à justifier.
Possibilité d’évolution : forte.
On peut remarquer plusieurs choses :
La notation est subjective, et qualitative.
Il y a des axes « internes », correspondant à une satisfaction personnelle, par exemple la « bonne vie », le pouvoir qu’on a, l’intérêt intellectuel, et des axes « externes », correspondant plus à ce que le monde extérieur nous renvoie (reconnaissance sociale, pouvoir qu’on subit…). J’imagine qu’on peut classer les axes selon d’autres critères, les réordonner, mais ces raffinements ne sont pas mon propos actuel.
On peut représenter ces axes sous la forme d’un « graphique en radar », qu’on peut appeler ici le Radar de Thibierge (l’image de début d’article correspond au Radar de Thibierge pour le poste d’auditeur junior).
Voici maintenant mes intuitions sur le sujet : normalement, chaque emploi devrait remplir la même surface c’est-à-dire que ce que l’on gagne par exemple en liberté, on le perd par exemple en salaire. On suppose que toute évolution positive sur un axe sera compensée par une régression sur un autre axe. Par exemple : les emplois qui laissent beaucoup de disponibilité et font subir peu de pouvoir… sont généralement moins bien payés. Donc tous les emplois se valent, car la surface intérieure du graphe reste de même dimension.
Mais si tous les emplois se valent, comment choisir ? Réponse : en cherchant lesquels des 10 axes sont importants pour vous (et lesquels sont accessoires). C’est là où arrive l’analyse personnelle, et la gestion des priorités. Quels aspects de votre travail sont cruciaux pour vous ? La salaire avant tout ? Le temps libre que votre travail vous laisse ? Aimez-vous avoir du pouvoir ? Le regard des autres (réussite sociale) compte-t-il beaucoup pour vous ?
En répondant à ces questions, vous pourrez non seulement (re)définir le type d’emploi qui est fait pour vous, mais aussi, vous aurez une idée de vos priorités dans le monde du travail.
Ceci est une réflexion en cours, tous les commentaires sont les bienvenus.
[edit du 30-10-2013 : cet article était publié sur mon blog de développement personnel (Devperso.fr), je l’ai rapatrié désormais dans la rubrique « productivité » de blogthib.com – un edit de ce type signalera de tels articles]