Voici la suite de mon expérience sur le Bullet Journal (BuJo). Dans un premier thibillet, j’ai expliqué ce que c’est, et comment et pourquoi j’y suis venu. Voici maintenant comment j’ai adapté l’idée originale du BuJo, avec notamment ce que j’ai gardé du concept, et ce que j’ai abandonné.

Qu’est-ce que j’ai gardé du BuJo original ? Less is more…

En fait, j’ai gardé très peu de choses ! Le BuJo original sert en même temps d’agenda et de carnet d’organisation, et le côté agenda papier ne m’arrangeait pas. Je préfère avoir plusieurs agendas en ligne (perso, pro…) synchronisés avec mon smartphone, et je ne vois pas pourquoi je ré-écrirais à la main des dates et des plannings alors que des outils numériques me les fournissent automatiquement, avec la portabilité qui va avec. J’ai donc supprimé les pages  » mois  » dans mon BuJo, ainsi que tout ce qui faisait référence à des plannings.

Pendant un certain temps, j’ai tenu des pages de métriques. C’était intéressant, car je choisissais ce que je souhaitais suivre : combien de méditations j’avais faites dans le mois, combien de fois j’étais allé courir, combien d’heures de cours chaque semaine, combien d’heures de coaching, combien de restaus, combien de jours sans alcool… J’avais même une métrique hebdomadaire sur le nombre de mails dans la boîte de réception et dans la boîte d’envoi. Mais en fait, cela représentait plus de contraintes que d’avantages : le temps que j’y passais toutes les semaines était plus fastidieux et consommateur de temps (car il faut noter, revenir en arrière pour compter…) que l’avantage que j’aurais éventuellement pu retirer de ces statistiques mensuelles – et je n’ai pas eu la patience de continuer cet enregistrement sur plusieurs mois, donc je ne suis pas arrivé au point de pouvoir exploiter des statistiques d’évolutions ou de tendances.

Enfin, je constate que pour beaucoup de personnes, le BuJo devient un petit objet d’art : ils/elles mettent du temps à dessiner les titres, se forment à la calligraphie, ajoutent des guirlandes de festons ou de la washi tape, des couleurs… Une recherche sur Qwant Images donne une idée, cliquez sur ce qui vous attire l’œil, et imaginez le temps passé… 😉

J’en vois bien l’avantage : du plaisir, de la personnalisation d’un objet qui est en fait un compagnon du quotidien, et donc des très jolies pages bien léchées. Pour ma part, je fais le strict minimum :

• un peu de crayon de couleur pour égayer toutes ces pages d’écriture, et surtout repérer les encadrés de notes ;
• quelques images stylisées (je suis plus Keith Haring que Delacroix) ;
• quelques emojis de base ;
• et c’est tout.

À une époque, j’avais réalisé un marque-page supplémentaire (pour pouvoir en même temps marquer l’Index, et la page courante), mais mes BuJo récents ont désormais deux marques-pages inclus dès l’usine. Voilà pour la personnalisation 🙂

Qu’est-ce que j’ai ajouté ou amélioré par rapport au concept original ?

Trois points : la signalétique, l’Index, les Brain Dumps.

La Signalétique

C’est visiblement une signalétique qui plait à Ryder Carroll, le concepteur du BuJo original, mais pour ma part, je suis habitué depuis des années à noter une chose à faire sous forme d’une case que je pourrai cocher plus tard (c’est visuellement beaucoup plus facile de voir ce qui reste à faire, plutôt que de traquer des points…) Or, au fil des années où je notais ces cases, mon trait s’est arrondi, et maintenant je fais des cercles, c’est plus rapide et plus harmonieux. Donc voici ma signalétique :

Comme on peut le voir, c’est la pratique qui conduit à des choix personnels.

L’Index

L’index est pour moi la grande force du BuJo. L’utilité des pages numérotées, c’est de pouvoir retrouver facilement que les réunion sur le projet Beta sont consignées dans les pages 8 à 13 et 35-36. Mais l’index du BuJo original est trop simple à mon goût : on le remplit au fur et à mesure qu’on remplit les pages. C’est donc un Index chronologique. Cela va donc donner, par exemple :

Notez que les entrées d’index suivent les numéros de pages. C’est donc facile à remplir au fur et à mesure, mais pour retrouver une entrée d’index donnée, il faut balayer tout l’index, puisque l’entrée des rubriques se fait au fil du temps, au fur et à mesure qu’on remplit les pages du BuJo. Je suis donc passé pour ma part à un Index alphabétique : quand je démarre un nouveau BuJo, je consacre les 3 premières pages à préparer l’Index, avec les lettres A-F réparties sur la première page, G-M sur la deuxième page et N-Z sur la troisième. Cela prend littéralement 5mn. Puis je remplis au fur et à mesure mon BuJo en reportant les pages dans l’Index, et avec l’habitude, j’ai souvent les mêmes entrées qui reviennent. Au bout de quelques semaines, cela donne quelque chose comme suit :

C’est donc plus conforme à un Index de livre. Et en cas de doute sur le libellé à inscrire, je fais un renvoi. Par exemple, pour des vacances en Ecosse, je vais inscrire

• « Vacances : 45-57 » à la lettre V
• « Ecosse, voir Vacances » à la lettre E

Ma pratique est que ces renvois sont finalement assez rares. Cela dépend clairement de la taille souhaitée pour une rubrique d’Index, et ça vient avec la pratique. Par exemple, mes cours ne sont pas classés dans une rubrique fourre-tout « Cours », car elle aurait trop de pages de référence sans lien clair entre elles. Mes cours sont donc identifiés dans l’Index par programme ou nom de cours (AnaF, EMIB, MBA…), c’est bien plus simple.

Les Brain Dumps

Initialement conçu par David Allen dans sa méthode GTD, le brain dump consiste à marquer tout ce qu’on a en tête (c’est-à-dire, toutes les tâches à faire) au fur et à mesure qu’on y pense. Littéralement, c’est donc un « vidage de cerveau » qui consiste à mettre toutes ses préoccupations sur le papier. Dans le cadre du BuJo, voici ma manière (simple) de procéder :

• à un moment donné, j’ai besoin d’avoir une méga todo list sous les yeux. J’ouvre donc une nouvelle page que j’intitule Brain Dump, et je liste, sous forme de tâches, tout ce qui me passe par la tête. Souvent, le fait de noter une chose fait penser à un autre projet, donc la liste se remplit vite et sans effort de réflexion. Cela prend facilement 10-15 minutes. C’est la phase de vidage du cerveau.
• Je vérifie alors si je n’ai pas des tâches non encore faites (donc restées marquées O ) dans les pages du BuJo et je les rajoute au Brain Dump. C’est la phase de vérification (tout collecter).
• Puis vient la phase d’organisation. Le but est de transformer une liste longue, donc déprimante, en un ensemble de tâches à accomplir dans les prochains heures ou semaines. Chacun(e) a sa méthode de priorités, pour ma part j’utilise 3 crayons de couleur, et j’applique bêtement la Matrice d’Eisenhower (Urgent vs. Important, que j’avais raffinée avec une troisième dimension) sans passer des heures à raffiner les priorités : le but est de faire ressortir les 3-4 choses à faire en premier, et le reste viendra après.

Voilà en quelques idées comment j’ai adapté les idées originales (et bien utiles) du BuJo pour répondre à mes besoins. Et vous, avez-vous fait des modifications à la méthode de Carroll Ryder ?

Dans un prochain (et avant-dernier) thibillet sur le thème du BuJo, j’indiquerai les chausses-trapes et difficultés du quotidien avec un BuJo, les critiques du système, et comment j’ai trouvé mes méthodes de résolution de ces problèmes.

Cela fait maintenant plus de 2 ans que j’utilise un Bullet Journal (en abrégé, BuJo), et il est donc temps de témoigner, car la preuve de la durabilité de ce moyen d’organisation est faite pour moi. En effet, j’ai vu beaucoup de personnes démarrer en fanfare, poster des billets de blog pendant quelques mois… et puis passer à autre chose. C’est l’apanage de beaucoup de systèmes d’organisation personnelle comme la méthode GTD : une des difficultés principales est de continuer à les utiliser dans la durée.

Au terme de plus de 2 ans de pratique, j’ai donc entamé récemment mon 6^ème BuJo, et cela me semble intéressant de rendre compte de ma pratique de cet outil.

Qu’est-ce que le BuJo, en général ?

Le Bullet Journal est un carnet qui sert à tout, mais qui vise à une organisation personnelle sur un mode chronologique, entre agenda, carnet de notes et journal d’activité (log book).

Voici le site officiel, avec surtout la vidéo (en anglais), assez bien faite pour comprendre le principe : http://bulletjournal.com/ et ici, son avatar français : http://bulletjournal.fr/

Pour ma part, j’ai retenu certaines idées fondamentales, mais au fil du temps, j’ai aussi abandonné beaucoup de choses (planning futur, planning mensuel…). J’ai aussi changé la signalétique des « puces » et la manière d’organiser l’index (nous verrons cela dans un autre thibillet).

Pourquoi suis-je venu au BuJo ?

La plus importante raison était que je suis souvent amené à travailler seul, voire en télétravail, et que certaines journées se terminaient avec l’impression (fausse, mais persistante) que je n’avais rien fait. Il me fallait donc un outil qui me permette de traquer tout ce que j’avais fait et que j’avais oublié, non seulement pour information (une liste de toutes les actions cochées), mais aussi pour mon organisation ( » maintenant que ça, c’est fait, voilà les étapes suivantes « ). Pour les familiers de la méthode GTD, il me fallait quelque chose de plus pratique à transporter que les 43 dossiers.

Pendant des années, j’avais utilisé des ToDo listes, avec l’inconvénient majeur que ces listes sont des papiers volants. Soit on termine toutes les tâches de la liste, et dans ce cas on barre tout avec jubilation et on jette le papier (cela fait partie de la satisfaction), soit on n’a pas tout fait, et on laisse une partie au bureau (ToDo pro), une autre chez soi (ToDo perso), une autre dans son téléphone (ToDo vrac), et il n’y a pas un endroit unique où elles sont collectées et accessibles. Et si en week-end je veux avancer sur mon travail, ou bien réaliser des tâches personnelles durant la semaine, il faut réécrire une ToDo liste dédiée, c’est-à-dire refaire encore un processus de mémorisation (« est-ce que je n’oublie pas un truc ? ») et de choix des priorités (« je commence par quoi »), ce qui est consommateur de temps et d’énergie.

Un autre attrait du BuJo était pour moi sa versatilité. En effet, il se vend dans le commerce quantité de plannings et d’agendas qui sont tout autant des méthodes d’organisation personnelle : malgré un discours du type  » inventez votre vie « , ils imposent en fait leur propre système de pensée. Par exemple, dans un agenda, chaque jour aura un encadré  » les 3 choses les plus importantes à faire « , ou bien un espace pour noter les gens à rappeler, ou encore une citation, un calendrier du mois… En bref, des rubriques qui servent à certaines personnes, mais pas à d’autres, et pas toutes les semaines.

Et surtout, chaque jour aura la même taille, alors que l’on sait que pour certains jours, l’espace ne sera pas suffisant pour noter tous les rendez-vous (sans parler des notes), tandis que pour d’autres dates, il n’y aura quasiment rien à inscrire sur la page. Or la pratique montre que j’ai des journées qui prennent ½ page de BuJo, tandis qu’une réunion de 2h peut facilement remplir 5-6 pages (dessins inclus 😉 )

Voici, en une vidéo déprimante (pour moi), les défauts d’un système de planning  » classique « . Ironie : la vidéo s’intitule « a very quick introduction  » et fait plus de 17mn… En cliquant sur les liens, vous arrivez directement au moment approprié de la vidéo, et ce n’est pas grave si le commentaire est en anglais, il suffit de regarder les images quelques secondes pour comprendre :

• Une multiplicité de pages différentes – donc trop compliqué
• Un mode d’emploi qui demande à notre cerveau de se plier à un système
• Sans parler de la logistique d’insérer les pages

Par opposition, un BuJo n’impose quasiment rien  » en dur « . Il suffit d’avoir :

1. un Index (2-3 pages dédiées au début du carnet, que l’on dimensionne comme on veut)
2. des pages numérotées (mais que l’on peut numéroter soi-même au fur et à mesure).

En résumé, n’importe quel carnet de notes peut être transformé en BuJo, suivant les goûts de chacun(e) et je donnerai dans un autre thibillet mes préférences.

Cette versatilité conduit à un autre avantage : cela devient un carnet tout-en-un. C’est un bloc-notes pour prise de notes en réunion, un carnet de dessin ou d’humeur, un journal du fil des jours, un organiseur, un livre de recettes ou d’idées ou de listes… Le tout en un seul carnet, avec un Index qui permet de revenir facilement aux pages concernées. C’est ainsi que j’y ai collecté mes réunions de travail sur différents projets, le déroulé de mes semestres, mes cours de plongée pour passer le PE 40, mes voyages en Ecosse, l’organisation de mes journées, mes idées d’articles… C’est donc en même temps un outil tourné vers la collecte d’informations pour consultation ultérieure, et un outil d’organisation du quotidien. L’avantage du côté tout-en-un est notamment que la distinction  » vie personnelle vs. vie professionnelle  » n’a plus grand intérêt. Déjà que la limite est floue pour un professeur, qui plus est avec une activité de coaching, mais même dans le cadre d’une vie moins déstructurée, le BuJo réalise la synthèse entre deux carnets, l’un étant un agenda + bloc-notes pro, et l’autre étant un journal personnel. Cela dit, je serais intéressé de savoir si certains types de métiers prédisposent plus à l’utilisation du BuJo. Je vois par exemple beaucoup de consultants pratiquer le carnet papier dans les réunions… Avis aux aficionados : des idées ? Des comptes-rendus d’expérience ?

Dans un prochain thibillet, nous verrons comment j’ai adapté l’idée originale du BuJo, avec notamment ce que j’ai gardé du concept, et ce que j’ai abandonné.