Dans son livre éponyme, Philippe Djian rend hommage aux écrivains qui l’ont inspiré, il leur paie une partie de l’ardoise (pour les jeunôts, l’addition) qu’il estime leur devoir. Et comme Philippe Djian m’a inspiré en son temps, quand j’ai dû rédiger mes remerciements pour un de mes livres, j’ai tout naturellement appelé cette page L’ardoise.
Il s’agit d’une autre ardoise ici. Ce thibillet est destiné à me servir d’aide-mémoire des programmeurs à qui je dois penser de verser de temps en temps une contribution financière, pour un de leurs développements que j’utilise régulièrement en me disant « mais comment aurais-je pu faire aussi bien / aussi vite sans cet outil ? »
Qui dit aide-mémoire dit mémoire défaillante : je démarre cette liste aujourd’hui avec quelques programmes ou extensions en tête, mais au fur et à mesure, j’enrichirai la liste.
Les applications pour lesquelles je donne de manière récurrente (par prélèvement mensuel ou annuel), ou bien que j’ai achetées.
HTML5Up, qui fait des templates HTML5 utilisables librement et gratuitement. Leur site commercial permet de leur verser 19$ ici : pixelarity.
Les applis pour lesquelles j’aurais bien aimé faire un paiement, mais ce n’est visiblement pas possible :
l’extension MailMerge sous Thunderbird, qui m’a permis de développer un cours en ligne asynchrone en envoyant des mails personnalisés à 200 étudiants (plus de 1 000 mails de suivis envoyés en un semestre)
Le génial petit utilitaire WifiKeyboard, qui permet de taper des textes sur son ordinateur, et ça s’affiche directement dans le téléphone. Bien pratique pour les textos un peu long (et les gros pouces boudinés… :-P)
L’appli pour laquelle il faudra que je pense à faire un don :
Duplicator, une extension WordPress qui permet de copier un WordPress entier et le réinstaller ailleurs. Ça m’a sauvé quand j’ai fait migrer plusieurs blogs vers un nouvel hébergeur.
J’ai donc à nouveau atteint l’état de Inbox Zero. Quelques précisions :
Cela signifie que TOUTES mes boîtes de réception sont vides, soit 4 adresses mail majeures, correspondant à mes 4 activités : l’école qui m’emploie, coaching & formation, l’institut que j’ai co-créé, les messages perso.
Quand je dis » vides « , cela veut dire que je n’ai plus aucun mail à traiter dans aucune boîte.
Je constate que la tendance se stabilise depuis 3 ans. Rappel : ces chiffres sous-estiment la réalité, car je ne garde que les mails utiles (hors spam, alertes automatiques…) Pour plus de détails, notamment mes outils et réflexions, cf. mon thibillet Inbox Zero 2021.
J’ai donc à nouveau atteint l’état de Inbox Zero. Quelques précisions :
Tarif lent
Cela signifie que TOUTES mes boîtes de réception sont vides, soit 4 adresses mail majeures, correspondant à mes 4 activités : l’école qui m’emploie, coaching & formation, l’institut que j’ai co-créé, les messages perso.
Quand je dis » vides « , cela veut dire qu’il y a eu un moment (il y a 3 jours) où je n’avais plus aucun mail à traiter dans aucune boîte. Depuis, quelques mails sont tombés (tel le mildiou sur la vigne), mais cela n’a rien à voir avec le Hard Core (voir réflexions ci-dessous).
Pour information, la dernière fois que j’ai atteint Inbox Zero, c’était en 2012, il y a 9 ans ! Et avant cela, en 2011 (deux fois) et 2008. En résumé, uniquement 5 fois en plus de 15 ans.
Depuis 2012, certes, j’avais atteint des points bas (5 mails dans la boîte…), mais jamais zéro. C’est dire si c’est une quête titanesque, un tonneau des Danaïdes, ou comme je l’ai déjà prénommée, une écurie d’Augias.
Cela m’inspire trois types de réflexions : pragmatiques, statistiques, philosophiques.
Quelques réflexions pragmatiques ( = mes trucs & astuces)
Ceci n’est qu’un résumé de tout ce que (1) j’ai écrit depuis des années sur ce sujet et (2) ce que je traite en sessions de formation sur » gestion du temps et du stress « .
(1) Avoir une boîte de réception commune
Thunderbird propose fort opportunément de créer des dossiers virtuels, paramétrés par une recherche donnée. J’ai donc activé un dossier virtuel contenant tous les messages de mes 4 boîtes de réception. C’est assez pratique d’alterner entre cette boîte commune ( » voilà tous les messages que je dois traiter « ) et les boîtes dédiées à une activité donnée. Le fait d’afficher le nombre de messages de chaque boîte est aussi très utile pour traquer les retardataires.
(2) Utiliser les raccourcis et les templates
Tant qu’on est dans les conseils techniques, vous connaissez mon intérêt pour l’automatisation des tâches, notamment avec des raccourcis clavier. Au risque de me répéter, ces raccourcis me font gagner des dizaines (centaines ?) d’heures par an. Et pour les textes longs, j’ai un dossier contenant des exemples de mails récurrents : ouvrir le fichier, copier-coller les 5 à 50 lignes de message, ajuster à la marge, envoyer.
(3) Une boîte de réception n’est pas une ToDo liste
Inbox (allégorie)
Ah, le réflexe quotidien : ouvrir sa boîte mail, ouvrir un mail déjà lu, se dire » je verrai ça plus tard « , le refermer… Grâce à la notion de process popularisée par la méthode Getting Things Done (version FR ici) , et avec l’aide de mon Bullet Journal, j’ai appris de mieux en mieux à vider ma boîte de réception. Vider ne signifie pas forcément » traiter « , ça peut être » noter dans un autre système ce qu’il y a à faire, puis archiver le mail « . Cette étape supplémentaire permet justement de prendre un temps de recul, ce qui permet de se poser les bonnes questions sur l’urgent et l’important. Et cela a le mérite de diminuer le nombre de messages restant dans la boîte de réception. Bref, il s’agit de transformer les mails en tâches, et de déporter ces tâches dans un système dédié – car une boîte mail n’est pas un système de gestion de tâches.
(4) Avoir un œil sur le mail le plus ancien
Conformément à la sainte trinité de l’urgent, l’important et le truand, je me méfie des truands, ces mails reçus il y a longtemps et qui contiennent une bombe à retardement. Aussi, de temps en temps, au lieu de faire la technique classique Top-Down (je commence à traiter le mail le plus récent), je passe en Bottom-Up (je commence par le mail le plus ancien). Avec – merci encore à Getting Things Done – la contrainte de Touch Once, pour éviter d’ouvrir le mail et dire » je verrai plus tard » avant de refermer. C’est ici que la technique du hard core est très utile (cf. ci-dessous).
(5) Traiter le hard core différemment
Hard rock
Une fois que l’on a traité le tout-venant, il reste souvent un hard core, c’est-à-dire un magma de quelques (dizaines de ?) mails qui sont rétifs à tout traitement. Ce genre de mails qu’on ouvre-consulte-referme plusieurs fois. Bref, un nid à procrastination. Et comme pour toute procrastination, il faut changer de braquet. Un petit arbre de décision peut aider : dois-je vraiment traiter ce mail ? Se poser vraiment la question (conséquences de ne pas traiter ?). Si la réponse est Oui => Qui d’autre pourrait le faire ? Si la réponse est » Uniquement moi » => technique hard core. La technique hard core est un ensemble de techniques anti-procrastination dont je me suis inspiré dans cet excellent mini-livre par John Perry, maître procrastinateur autoproclamé.
Quelques réflexions statistiques
Depuis 2012, date de ma dernière Inbox Zero, j’ai compilé le nombre de mails traités par an. Attention : ce sont les mails que j’ai archivés, donc cela exclut les spams et ce que j’ai détruit. Il y a aussi eu, brièvement, un comptage des textos / SMS. Cela peut donner une idée du flux des messageries parallèles (whatsapp – maintenant Signal, FB messenger, MP linkedin…)
Ce tableau est instructif, notamment dans ses pics (par exemple l’année 2015, année difficile dans ma vie).
Il y a aussi des effets de brouillage : pour les années les plus anciennes, j’archivais aussi certains messages automatiques, des spam – ce que je ne fais plus du tout. Enfin, dans les temps anciens, j’utilisais mon mail pro pour quantité de choses (coaching, perso…). C’est pour cela que je donne aussi une colonne » Total mails traités « . Je trouve les moyennes vertigineuses. Si l’on couple cela à mes calculs savants de 2009, cela donne, en équivalent annuel :
Un mail à l’endroit, un mail à l’envers…
12 592 mails traités, soit,
à raison de 52 mots en moyenne par mail : 654 000 mots lus ou écrits.
et à raison de 590 mots par page : l’équivalent de 1 110 pages imprimées ( > 2 ramettes de papier)
Il s’agit de volume traité, non pas de volume total. En effet, dans le contenu de chaque mail, seuls 5,5% représentent du texte utile. Le reste, soit 94,5%, sont les citations des mails précédents, les en-têtes et signatures. Ce qui nous amène (je résume) à l’idée suivante : si j’imprimais tous les mails d’une année, cela donnerait plus de 20 000 pages A4, soit 40 ramettes de 500 pages… Surtout, ne pas se poser la question de la valeur ajoutée de ce temps passé, ou de son coût.
Ce qui nous amène en conclusion à quelques réflexions philosophiques
Cool, papa, cool
Je me demande depuis toujours ce qui me pousse à vouloir vider cette boîte. Je rencontre quantité de collègues ou de managers qui ne s’embarrassent pas de cette quête. Et pourtant, j’ai vraiment du mal avec l’idée suivante : si vous avez 1442 mails dans votre boîte de réception, comment êtes-vous sûr d’être » à jour » ? La tactique consistant à traiter les mails les plus récents est dangereuse, car elle donne la priorité à un mode réactif, dans lequel ce n’est pas vous qui décidez ce qui est prioritaire.
Pour être transparent, je pense que de mon côté, il se joue aussi un mécanisme émotionnel : je ne veux pas être pris en flagrant défaut de ne pas avoir répondu – même si le mail date d’il y a plusieurs semaines. C’est une attitude sur laquelle je travaille depuis des années, et qui m’a permis de classer des mails sans y répondre… même si c’est encore une trop faible minorité.
Et vous, quelles sont vos réflexions sur ce sujet ? (Vous pouvez aussi m’envoyer des félicitations !!)
Ceci est la continuité de ma rubrique » petits outils informatiques qui me font gagner beaucoup de temps » (je la baptise désormais avec un anglicisme : Mini-hacks, et le premier thibillet historique est là).
Aujourd’hui, l’expanseur de texte (text expander).
De tous mes petits outils, c’est probablement celui qui me fait gagner le plus de temps, et ceci depuis des années. Cela consiste à attribuer un raccourci clavier à des bribes de texte répétitives. J’ai commencé il y a des années avec l’extension Quicktext (sous Thunderbird) pour automatiser mes signatures de mail. Le raccourci Ctrl-1 me permettait d’insérer automatiquement » Cordialement, Christophe T. » tandis que le raccourci Ctrl-2 insérait une signature plus informelle ( » À+, Chr. « ). Il y avait aussi l’équivalent anglais, donc Ctrl-3 pour » Sincerely, Christophe T. «
Rien qu’avec ces trois raccourcis, je ne sais pas combien de centaines d’heures de rédaction j’ai pu gagner depuis toutes ces années (pour information, je retrouve un thibillet datant d’il y a 13 ans dans lequel je mentionnais déjà les bienfaits de Quicktext).
Il y a aussi la question des majuscules accentuées. Autant les Mac permettent de taper facilement À ou É, autant sous Windows, c’est fastidieux de rechercher le bon code ASCII. Donc hop, un raccourci clavier pour les majuscules accentuées : Ctrl-à, Ctrl-é et Ctrl-è.
Avec le temps, j’ai rajouté des raccourcis, en migrant du pavé numérique aux 26 lettres du clavier. Cela n’a pas été compliqué pour retenir tous les raccourcis, car cela s’est fait très progressivement : de temps en temps, je me disais que j’en avais marre de toujours taper le même texte, et je me trouvais une lettre correspondante sur le clavier, avec le bon moyen mnémotechnique (ex : adresse Skype = Ctrl-y). Je cite en vrac mes raccourcis texte les plus évidents :
mon prénom + nom
mon mail (pro et perso)
mon adresse postale professionnelle / personnelle
mon identifiant Skype, Zoom…
mon numéro de mobile
C’est utile non seulement pour les mails, mais aussi pour tous les champs d’information des formulaires en ligne (tapez votre prénom, tapez votre nom, tapez votre mail, retapez votre mail…).
Aujourd’hui, le bilan est clair : j’ai mappé quasiment toutes les lettres du clavier + les chiffres. Et pour plusieurs lettres, j’ai deux variantes : Ctrl-Alt-a et AltGr-a, par exemple. Je viens de compter : j’ai 52 raccourcis clavier, qui me permettent de lancer des programmes (Word, Excel…), ouvrir des dossiers (Documents, Téléchargements…) ou taper des textes ( » Bonjour, j’espère que vous allez bien. « )
Alors, quel est le petit programme qui me permet de faire tout ça ?
Sous Windows, c’est Clavier+, de Guillaume Ryder. Le programme correspond à mes critères (détail ici – en résumé, simplicité, légèreté), et cela explique que régulièrement, depuis des années, je fais un versement Paypal à ce programmeur. N’hésitez pas à faire de même. Sous Mac, à l’époque où j’étais sous ce système, j’utilisais Spark, qui est un daemon à installer.
Et voilà, pendant des années, j’ai écrit des thibillets pour essayer de me débarrasser des mails entrants. Mais ce que je ne savais pas, et que je découvre aujourd’hui, c’est que les mails se reproduisent entre eux, dans le délicat cocon de ma boite de réception. Sinon, à part la génération spontanée, comment expliquer que je reçoive 3 mails de plus que le logiciel n’en a comptés ?
J’ai déjà écrit sur le sujet des e-mails, puis j’ai déporté (un temps) ma production sur un autre blog, je ne sais pas encore si je ne vais pas à nouveau fusionner les deux, mais en attendant, quelques statistiques sur les mails (et le processus opératoire qui a servi à les produire). Et je ne suis toujours pas en Mailbox zéro.
Prolégomène :
Pour un projet professionnel qui me tient à cœur, je souhaitais mesurer assez précisément la production quotidienne d’un cadre qui écrit des mails. N’ayant pas ce cadre sous la main, j’ai pris mon exemple. Même si ma fonction diffère, je pense que ma relation au mail est la même que celle d’un cadre moyen. J’ai donc entrepris de quantifier ma production de mails, à des fins statistiques. (synthèse en fin de message pour ceux que le protocole opératoire indiffère). La question finale était : quel est le nombre maximum de mails par jour qu’une personne peut traiter ?
Protocole opératoire et premiers résultats :
J’ai pris les mails que j’ai envoyés (donc tapés) entre le 14/12 16h11 et le 18/12 13h32, soit 79 mails. Cela exclut donc tous les mails reçus, les spams, les mails détruits ou classés : seule ma production m’intéresse.
Sur ces 79 mails, j’ai enlevé ceux qui contenaient un attachement, pour n’avoir plus que des mails « texte ».
J’ai sauvegardé ces mails dans un sous-répertoire Thunderbird, et récupéré ce dossier, qui est au format MBX, donc « texte ».
J’ai fait quelques manipulations de ce texte sous OpenOffice Calc. J’ai pris le tableur (Calc) et non le traitement de texte (Writer), car cela accélère les traitements dans un fichier avec des retours à la ligne imposés. Le fichier texte initial comptait 7 618 lignes de texte.
Je donne ci-dessous quelques exemples des manipulations / suppressions (qui prennent plus de temps à écrire qu’à faire…)
suppression des nombreux en-têtes de message (From:, sujet:, X-mailer, etc.)
suppression des citations de messages précédents (qui commencent par « > » dans les messageries texte)
suppression des signatures et champs ajoutés automatiquement à la fin des mails (« si vous recevez ce mail alors que vous étiez pas qui vous êtes censé être etc. »)
Après ce nettoyage, je me suis retrouvé avec un fichier constitué de 422 lignes de texte. En français dans icelui (le texte), cela signifie que sur les 7 618 lignes de texte que j’ai envoyées en 3,5 jours, seules 422 lignes étaient de la production dactylographique de ma part, le reste était soit des en-têtes de message, soit des signatures, soit des citations de précédents mails.
étant donné que mes mails contiennent 33 lignes d’en-têtes (je viens de vérifier) et 6 lignes de signature, cela fait (33+6)*68 =2 652 lignes
à rajouter aux 422 lignes de texte que j’ai rédigées
soit 7 618 – 2 652 – 422 = 4 544 lignes « parasites » issues de la pratique systématique de la citation des messages anciens.
Il ne me restait plus qu’à copier ces 422 lignes sous openOffice Writer et à demander une statistique. Elle me donne 3 592 mots et 21 071 signes (improprement appelés « caractères » sous OpenOffice). On applique cela aux 68 mails, et cela donne une première information : mes mails rédigés font en moyenne 52 mots, ou 310 signes. J’emploie donc des mots de 5 lettres, en moyenne. (On s’en fout ici, mais vous verrez, ça sert après).
Résultats commentés et futures voies de réflexion
En termes d’électrons, dans les mails que j’envoie, 5,5% sont dûs à ma production (dactylographie), 59,6% sont dûs à ma pratique (et celle de mes correspondants) de laisser la citation de l’ensemble de la correspondance, et le reste est ajouté par les clients de messagerie et les serveurs (en-têtes, signatures personnelles ou légales). Donc les mails, c’est pas mal du vent.
En 2009 (on ne va pas compter les 13 derniers jours), j’aurai envoyé 4 583 mails.
Si je les imprimais, cela ferait (à 52 lignes par page) 9 874 pages. Presque 20 ramettes de papier imprimante. Une pile d’un mètre de haut. (Ce sont les mails que j’ai envoyés).
Sur ce texte, j’en ai tapé 5,5%. Soit 546 pages. La taille d’un (moyen) manuel de finance. Chaque année.
En terme de temps passé à taper :
En mesurant ma vitesse de frappe ici, j’obtiens une vitesse « dans les conditions idéales » de 47 mots par minute.
Vous voyez bien que ça sert, le calcul des mots… Cela fait 242 090 mots, soit 85,8 heures passées à rédiger des mails.
C’est évidemment cruellement sous évalué : je ne compte pas les temps additionnels pour répondre aux mails. Temps de lecture, de classement et destruction des mails, de recherche d’anciens mails et toutes les activités annexes nécessaires pour répondre aux mails : téléphoner, imprimer, aller chercher la réponse dans un ouvrage, sur le Web ou dans lecrâne d’un collègue, consulter l’agenda…
J’en arrive enfin à mon dernier calcul, qui essaie de répondre à la question suivante : « combien de mails maximum une personne peut-elle traiter par jour ? ».
Imaginons une personne qui ne fasse que répondre à ses mails, 9h par jour ouvré. Il faut poser quelques hypothèses.
Je n’ai pas l’info sur le nombre total de mails que j’ai reçus en 2009. Mais je sais que j’en ai gardé 11 000 en archives. Donc première hypothèse : combien de mails parasites reçoit-on chaque jour ? J’appelle mails parasites des spams, ou des mails d’info générale, qu’on doit quand même lire (pour voir que c’est un spam ou un mail d’info) avant de les détruire. Je suppose 20 mails par jour ouvré, qu’il faut lire, mais qui sont sans intérêt. On supposera que ces mails ont le même nombre de mots moyen que les mails que j’envoie, soit 52 mots. Cela fait donc 1 040 mots à lire.
Sur ce site, j’ai calculé ma vitesse de lecture. 405 mots par minute, taux de compréhension 91%, je suis donc un « bon lecteur ». Il me faudra donc de l’ordre de 3 mn pour écluser ces 20 mails. Je n’y crois pas. Cela prend plus de temps que cela, car ce ne sont pas 20 mails à lire à la suite.
Continuons quand même avec les suppositions. Supposons que pendant 9h, je ne fasse que lire des mails, les classer et répondre à certains.
Dans mes mails classés, je vois que j’ai répondu à 2 mails sur 3 en 2009 (normal, le reste, je l’ai détruit).
L’équation est donc : « 9 heures de travail doivent se répartir entre 100% des mails à lire (à 405 mots par minute) et 66% des mails pour lesquels il faut rédiger une réponse (de 52 mots en moyenne (à 47 mots par minute) »
Soit 9h x 60 = N x 52 / 405 + N x 66% x 52 / 47
Je résous et je trouve N = 629 mails. Voilà le nombre maximum de mail qu’une personne comme moi peut recevoir par jour.
Bon, c’est du n’importe quoi. Mais comme souvent en modélisation financière, c’est le fait d’avoir fait cet exercice qui souligne les problèmes à creuser après. Les variables de sensibilité sont les suivantes :
On suppose que la personne ne fait que lire, taper, classer, détruire. C’est faux. Beaucoup de mails nécessitent d’aller chercher de l’info. Question : temps moyen de recherche des infos ? (et % des mails pour lesquels on doit aller chercher de l’info).
Quand bien même on n’a pas d’info à aller chercher, beaucoup de mails demandent de la réflexion. A la vitesse de frappe se rajoute le temps de rédiger dans sa tête, la mise en forme des arguments. Question : % des mails qui nécessitent des réponses plus élaborées que « OK pour moi ! » ?
On suppose que la personne est concentrée, et non susceptible d’être distraite. Ce qui signifie que si elle doit aller chercher de l’info sur Internet, elle va lancer son navigateur, aller chercher l’info et retourner à rédiger son mail… sans faire un tour par fessebouc, sans avoir l’oeil attiré par un fil RSS etc. Question : propension à être distrait de son objectif initial ? (en nombre de minutes, et plus probablement d’heures perdues par jour)
On n’a considéré que les temps de lecture et de frappe. C’est plausible avec un peu de discipline : pour moi, classer un mail demande la frappe d’une seule touche, détruire idem.
Voilà. Les personnes qui ont lu jusqu’ici ont le droit de m’envoyer un mail.
[edit du 30-10-2013 : cet article était publié sur mon blog de développement personnel (Devperso.fr), je l’ai rapatrié désormais dans la rubrique « productivité » de blogthib.com – un edit de ce type signalera de tels articles]
Je réfléchis beaucoup actuellement sur le zapping, et la systématisation comme remède. J’envisage de mettre en place des Routines, dont je parlerai en détail plus tard. En attendant, voilà une Routine par l’exemple.
Que font la majorité des cadres quand ils arrivent au travail ? On va appeler la séquence de leurs actes la Boot sequence (séquence d’amorçage, chère aux informaticiens).
Boot sequence classique :
allumer l’ordinateur
prendre un café
lancer son logiciel de messagerie et son navigateur Internet
consulter ses mails
lire les nouvelles sur écran
se connecter à quelques sites « personnels » (Facebook, Boursorama…)
(éventuellement) lire le courrier papier
Inconvénients :
Donner la priorité à l’urgence (la nouvelle fraiche, le mail qui vient de tomber) sur l’importance (les choses qu’on avait à faire)
Partir dans une démarche réactive (j’absorbe ce que dit le monde avant de réagir à ce stimulus externe) et non proactive (je fais ce que j’avais décidé de faire).
Pour lutter contre la tyrannie de l’e-mail, beaucoup de personnes recommandent de ne pas consulter ses mails en premier.
Paramètres d’une Boot sequence idéale :
Prévue avant d’entrer dans le bureau (en se rendant à son travail, ou préparée la veille en quittant le bureau)
Réduite au strict minimum en terme technologique
Définit la ou les tâches à faire en tout premier
Ma Boot Sequence de ce matin (prévue dans le métro)
Allumer l’ordinateur
Synchroniser mes fichiers et mes tâches (mais sans connecter mon agenda ni lancer ma messagerie)
écrire ce billet
M’attaquer à la suite du dossier d’hier : travailler sur la feuille de tableur XXX et rédiger des recommandations sur le document YYY
Et seulement après, avec le sentiment d’avoir produit quelque chose, je me connecterai au monde. (Et peut-être au Monde 😉 )
[edit du 30-10-2013 : cet article était publié sur mon blog de développement personnel (Devperso.fr), je l’ai rapatrié désormais dans la rubrique « productivité » de blogthib.com – un edit de ce type signalera de tels articles]
L’e-mail prend une part très importante de nos vies professionnelles, voire personnelles. Certaines personnes ont le sentiment d’être débordées par le nombre des e-mails qu’elles reçoivent et qu’elles doivent traiter. J’y reviendrai, en détail, ce billet inaugure une nouvelle rubrique, intitulée e-mail.
Je souhaitais lors de ce billet évoquer les pour ou contre de l’e-mail vs. le téléphone / le contact. En effet, je constate en France une propension de plus en plus grande à utiliser l’e-mail au lieu du téléphone. Certains de mes collègues peuvent passer plusieurs heures chaque jour à traiter des mails. Cela mérite une petite comparaison, sur les raisons (bonnes ou mauvaises) qui peuvent conduire à utiliser l’e-mail plutôt que de décrocher son téléphone / se déplacer.
Inconvénients de l’e-mail / avantages du téléphone :
L’e-mail nécessite de rédiger, et de rédiger bien. On se relit plusieurs fois, on peaufine. Lors d’une conversation orale, on peut reformuler, on peut s’autoriser des approximations. Par ailleurs, on parle plus vite qu’on ne tape au clavier.
L’e-mail est moins mobile. On peut passer un coup de téléphone en marchant dans la rue. Même avec les nouveaux téléphones et leurs claviers, on ne peut pas écrire un mail en marchant.
Le contact humain est motivant, l’e-mail peut s’avérer desséchant (pas d’interaction dans le monde réel).
Lors d’une conversation téléphonique, des sujets surgissent alors qu’ils n’étaient pas prévus. « Tiens, ça me fait penser aussi que je voulais te demander… » C’est de la communication plus efficace, analogue au fonctionnement de notre cerveau.
Le ton n’est pas forcément perceptible dans un e-mail. Certains mots, certaines phrases, peuvent être perçus comme insultants, alors que ce n’était pas le propos de l’auteur (cf. cette étude). Au téléphone ou en face-à-face, il est beaucoup plus facile de comprendre les nuances. Cette incompréhension peut caractériser la forme (le ton employé) mais aussi le fond, car nous employons les mêmes mots, mais pas avec le même sens. Rappelez-vous le nombre de fois où vous avez eu un aller-retour de mails et à la fin, vous vous êtes dit « je vais décrocher mon téléphone pour clarifier les choses ».
Avantages de l’e-mail / inconvénients du téléphone :
Avec l’e-mail, on répond quand on veut. On n’est pas en communication synchrone, obligé de répondre immédiatement à une sollicitation. L’e-mail, correctement utilisé, permet de réfléchir avant de répondre. Souvenez-vous de toutes les fois où vous vous êtes engagé trop vite, à l’oral, au lieu de dire « Laisse-moi y réfléchir, et je te rappelle ».
L’e-mail laisse une trace écrite et datée. Cela permet non seulement d’avoir des preuves, mais aussi de mesurer le chemin parcouru : « tiens, ça fait 1 mois que je lui ai demandé cela ».
L’inverse du contact humain peut être bénéfique : l’e-mail permet de faire passer la pilule d’une mauvaise nouvelle sans avoir une confrontation avec l’interlocuteur. C’est parfois bien utile 🙂
Inconvénients des avantages de l’e-mail 😉
Avec l’e-mail on répond quand on veut, donc certaines personnes traitent leurs e-mails pendant les réunions, ou chez eux le soir. Il n’y a plus de séparation entre vie privée et vie professionnelle. Une de mes amies reçoit des e-mails de travail à 7h30 le matin, ou à 22h le soir…
Beaucoup de personnes utilisent le mail, et surtout la mise en copie (cc:) pour se couvrir, car il y a une preuve. Cela conduit à multiplier le nombre de messages par 2 ou 10.
Enfin, en conclusion : l’e-mail est devenu omniprésent dans nos vies professionnelles, mais ce n’est pas un outil efficace pour tout. Je prends deux exemples :
L’e-mail n’est pas une to-do list. Accumuler les messages dans sa boite de réception, en se disant : « quand je l’ai sous les yeux, je vois ce que j’ai à faire », c’est utiliser le mauvais outil. Il y a d’autres outils, dédiés à la gestion des tâches, qui sont meilleurs (plus efficients) que la liste de mails à traiter. Une liste de mail, c’est toujours le risque de tomber dans la stratégie « je traite en premier ce qui est arrivé en dernier », c’est-à-dire commettre l’erreur de privilégier l’important à l’urgent.
L’e-mail n’est pas efficace pour fixer des rendez-vous à plusieurs. Des requêtes comme « Quels sont vos créneaux pour un déjeuner à 6 ? » vont aboutir à une douzaine de mails de réponses, contre-réponses, attentes. Des agendas en ligne permettent de gérer bien plus efficacement ce genre de requête.
Nous reviendrons sur tous ces thèmes dans les prochaines semaines…
Et voilà, pendant des années, j’ai écrit des thibillets pour essayer de me débarrasser des mails entrants. Mais ce que je ne savais pas, et que je découvre aujourd’hui, c’est que les mails se reproduisent entre eux, dans le délicat cocon de ma boite de réception. Sinon, à part la génération spontanée, comment expliquer que je reçoive 3 mails de plus que le logiciel n’en a comptés ?
