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[edit du 30-10-2013 : cet article était publié sur mon blog de développement personnel (Devperso.fr), je l’ai rapatrié désormais dans la rubrique « productivité » de blogthib.com – un edit de ce type signalera de tels articles]

C’est une note rapide, mais je préfère la faire incomplète que de l’oublier 😉

Après tout, si je me conforme aux canons de David Allen (GTD), toute tâche qui prend moins de 2 minutes doit être faite immédiatement… Donc je fais, même si je vais l’écrire en plus de 2 mn (mais c’est de ma faute, ça fait des mois que je dois me mettre à 10 mn de dactylo quotidienne).

Voilà mon idée :

• L’urgent : c’est notre quotidien.
• L’important : c’est le domaine trop souvent négligé, et c’est là où Stephen Covey (les 7 habitudes) a établi sa quête. En quelques idées : essayer de réduire le Quadrant I (urgent et important), développer à fond le Quadrant II (important mais pas urgent), réduire à mort le Quadrant III (urgent mais pas important) et oublier totalement le Quadrant IV (pas urgent pas important).
• Le truand : c’est mon idée du jour, je l’appelle le truand par référence à Sergio Leone, mais la première dénomination que j’avais en tête, c’était « capacité de nuisance à terme ».

Toute tâche devrait pouvoir être classée sur ces 3 axes. Détaillons-les :

1. Les esclaves du quotidien vivent dans un monde à une dimension et binomial : urgent / pas urgent.
2. Les aficionados du GTD et des 7 habitudes de Covey vivent dans un monde à deux dimensions, une matrice à quatre Quadrants : urgence par rapport à importance.
3. Je propose une troisième dimension, pour bâtir un hypercube : +/- urgent, +/- important, +/- pourrissant.

Exemple : soit 3 tâches de ma to-do list, qui sont (1) appeler ma tante pour prendre des nouvelles (2) payer ma taxe professionnelle (3) rédiger ce billet de blog.

• Classement dans un monde à 1 dimension : urgent = payer ma taxe ; non urgent = appeler tante, rédiger billet blog
• Classement dans un monde à 2 dimensions : urgent important : rien ; important pas urgent : appeler tante, rédiger billet blog ; urgent pas important : payer taxe

Remarquez que dans le deuxième cas (qu’on suppose plus évolué), je vais traiter en premier des tâches que je traitais en dernier dans le premier cas. Mais si rajoute « capacité de nuisance », je vais tout de suite voir que payer ma taxe professionnelle, c’est la tâche à faire en premier ! Parce que l’approche Allen / Covey est une approche instantanée : c’est en fonction de ma perception d’aujourd’hui que je classe mes priorités.

Mais si je rentre dans la troisième dimension, j’essaie aussi de juger quelles sont les choses qui sont susceptibles d’évoluer négativement pour moi. La question devient « si je le fais plus tard, est-ce que je le paierai plus cher ? » (pas uniquement au sens financier).
Prenons l’exemple de la taxe professionnelle. Elle est exigible dans un mois. En toute rigueur, elle n’est donc pas urgente. On va dire par ailleurs que c’est un enjeu peu important dans ma vie (parce que, dans mes objectifs de vie, « payer mes impôts » n’est pas le plus important), donc je décide de reléguer le paiement à plus tard. Et en termes financiers, j’ai raison de ne pas payer maintenant : si je paie aujourd’hui, je suis débité un mois en avance, alors que si j’attends la date limite, j’aurai un mois de trésorerie (et d’intérêts de placements) en plus.
Maintenant, raisonnons en rajoutant le 3ème critère, celui du pourrissement de la situation. « Si j’attends de payer, que peut-il se passer ? »
Je me connais : une fois sur deux, pour avoir voulu ruser sur ma gestion de trésorerie, je me retrouve à payer trop tard. Il suffit de peu : un gros boulot par ailleurs, quelques jours où je ne classe pas mes papiers, une pile oubliée dans un coin…
Donc je décide de payer tout de suite ma taxe professionnelle. Non pas parce qu’elle est urgente (j’ai un mois) ni importante (dieu merci, j’ai d’autres choses qui m’importent plus) mais tout simplement parce que, dans ma liste, c’est la chose qui risque de me coûter de plus en plus cher au fil du temps qui passe.
Il y a comme ça quantité d’exemples.
Les impôts et factures à payer, évidemment.
Les réparations sur la voiture. Exemple : je fais changer mes plaquettes de frein à temps, ça me coûte les plaquettes ; je les fais changer trop tard, ça me coûte les disques de freins, qui valent 5 à 10 fois le prix des plaquettes.
Et pour sortir du discours financier, il y a le même raisonnement sur le temps passé. Il y a certaines tâches qui vont me prendre 10 minutes aujourd’hui, mais les mêmes tâches me prendront 1h si je les fais dans un mois, parce que les choses auront évolué, la tâche sera devenue plus complexe, ou elle aura pourri, et dans un mois, je regretterai amèrement de passer autant de temps dessus.
Par opposition,  certaines tâches n’ont pas une valeur temps dramatique : que je les fasse aujourd’hui ou dans un mois, cela me coûtera le même prix.
Savoir distinguer ces différentes tâches peut donner un ordre de priorité.

Pour conclure : quelle est la situation dans laquelle je peux utiliser ce 3ème critère ?
Réponse : quand j’ai 12 tâches urgentes & importantes, mais que je ne peux en traiter que 8, faute de temps.
Lesquelles choisir ? Celles qui me le feront payer cher si je les traite plus tard.
Les Truandes.