La Pile (The Stack) et la Stratégie du Dressing (the Dressing room Strategy)

Je réfléchis beaucoup, je lis pas mal, et j’écris un peu (sur ce blog et sur un autre) sur la productivité au quotidien et l’organisation au travail, depuis maintenant 3 ans et quelques mois.
Je suis passé par beaucoup de systèmes et je reste fidèle aux bases : Getting things done (S’organiser pour réussir) de David Allen, et Stephen Covey, The 7 habits of highly effective people (Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent).

L’autre jour, j’ai eu une idée simple, et elle m’a semblé pouvoir être déclinée à quantité d’aspects du travail.

J’ai une pile de livres à lire. En fait, dans cette pile, il y a les livres loisirs (romans prêtés par des amis, livres achetés sur recommandations élogieuses, cadeaux…), et les livres travail (livres reçus comme specimen, livres achetés, prêtés…). Donc déjà, il devrait y avoir deux piles distinctes : livres boulot, livres loisirs. Et je me rends compte que les livres ne sont même pas en piles, mais disséminés dans un espace géographique (certes limité à une pièce) constitué d’étagères diverses et de coins de bureau.
1ère étape : faire une pile (en fait, deux piles), ce qui permettra de compter.

Puis réfléchir à la tactique du dressing.
Voici l’analogie : un dressing contenant des vêtements. Toute femme ayant un dressing applique, sans forcément l’avoir rationalisé consciemment (il n’y a que les profs qui font ça), quelques principes simples :

1. Les étagères ne doivent pas être remplies totalement. Il faut des espaces vides sur certaines étagères, ou des piles qui ne soient pas trop élevées en taille. Cela permet de déplacer des piles, de les fractionner, bref, de gérer le stock et d’accéder facilement à tout vêtement. Idem pour les cintres : une tringle bien gérée, c’est une tringle sur laquelle on peut faire glisser les vêtements. Grossièrement, les vêtements sur cintres ne doivent pas occuper plus que les 4/5èmes d’une tringle.
2. Le dressing ne peut pas contenir plus d’une certaine quantité de vêtements (cf. règle numéro 1). Cela signifie qu’à chaque fois qu’un vêtement rentre dans le dressing, un autre doit sortir définitivement du dressing. C’est le principe de gestion à taille constante, si l’on veut.
3. La discipline de la règle n°2 étant difficile à maintenir à chaque fois, il faut de temps en temps (ex : alternances été – hiver) pratiquer un grand ménage : vider des étagères et des tringles, de telle sorte que ce qui reste puisse être géré harmonieusement. C’est l’occasion de faire le deuil sur les vêtements qu’on n’a porté une fois en un an, et cela permet de re-découvrir des tenues.

Revenons à nos deux piles de livres. Appliquons les 3 règles de la stratégie du dressing :
2ème étape : fixer le nombre maximum de livres dans une pile (règle n°1, taille de la pile). Sept. Une pile de livres à lire ne contiendra au maximum que 7 livres. Avec le temps, on se rendra probablement compte que 7, c’est déjà trop, mais ce qui est sûr, c’est que plus de 7, c’est insensé.
S’il y a plus de 7 livres dans la pile, faire un grand ménage de printemps (règle n°3). Si 7 livres ou moins, gérer la pile suivant la règle n°2 : toute arrivée d’un nouveau livre dans la pile doit déclencher immédiatement le départ d’un livre de la pile (« je ne lirai pas ce livre, point »).

Première synthèse
Les livres à lire ne sont plus un magma de bonnes résolutions. Au maximum, il y a 7 bonnes résolutions, et toute nouvelle incitation doit conduire systématiquement à faire un choix de priorités. Et une fois qu’un livre est hors de la pile, ma foi, il est hors de la vie.

Quelques ouvertures possibles, et leurs richesses futures
Le raisonnement sur la Pile, associé à la Stratégie du Dressing, peuvent être appliqués à plusieurs domaines de l’efficacité personnelle et/ou du développement personnel :

• L’agenda sur la semaine. Un agenda ne doit pas être blindé, mais contenir des espaces de respiration. Il ne peut pas y avoir plus de X créneaux bloqués par semaine. Quand un créneau s’ajoute, il faut qu’un autre soit annulé. Et les espaces de respiration servent à déplacer certains rendez-vous : s’il n’y a pas d’espace, il n’y a pas de flexibilité, pas de respiration. Par ailleurs, l’espace de respiration sert à quantité de choses : imprévus, interactions sociales (discussions dans les couloirs), temps pour soi, improvisation.
• L’agenda sur le week-end. Idem : Un agenda ne doit pas être blindé, mais contenir des espaces de respiration. Il ne peut pas y avoir plus de X créneaux bloqués par week-end. Quand un créneau s’ajoute, il faut qu’un autre soit annulé. Et s’il n’y a pas d’espace de respiration, il n’y a pas de flexibilité ni de repos. or le week-end c’est (aussi) repos.
• La boite de réception mail. Il faut choisir à certains moments : « ce mail appelle une réponse, mais tant pis, je ne peux pas répondre à tous (= la pile de mails est trop élevée), donc je le sors de la boite de réception, sans y répondre ».

Tout reste à affiner, nous n’avons pas tous les mêmes contraintes. Mais j’aime bien l’idée de quelques principes simples déclinables à quantité de situations.