
photo credit: Travis Isaacs
[edit du 30-10-2013 : cet article était publié sur mon blog de développement personnel (Devperso.fr), je l’ai rapatrié désormais dans la rubrique « productivité » de blogthib.com – un edit de ce type signalera de tels articles]
Tout cela a commencé par un billet de Mitternacht, sur « comment faire les choses qu’on ne veut pas faire » (ce que j’appelle les Pénibles). Elle suggérait une solution, et une appli. Quelques commentateurs en suggéraient d’autres. Je me suis donc lancé dans la Quête Ultime du Logiciel Ultime de To-Do List.
Cela a commencé par TaskPaper, suggéré par un commentateur. Logiciel correspondant presque parfaitement à ce que je cherchais, mais ne tournant que sur Mac, en local. Cela m’a permis de commencer à définir ce que je voulais d’un logiciel de ToDo :
1. Simple. « Everything should be made as simple as possible, but not one bit simpler » (Albert Einstein). Gérer ses tâches, c’est essayer d’échapper à la distraction ou à la procrastination. Le logiciel qui permet de faire ça ne devrait faire que ça, sans aucune échappatoire, distractive, esthétique ou fonctionnelle.
2. Rapide : possibilité de saisir plusieurs tâches rapidement, à la volée, sans devoir cliquer à chaque fois sur un « Save ».
3. Classable : possibilité de n’afficher que certaines tâches, par exemple en fonction du contexte (Maison, Bureau, Déplacement,…) ou du projet (Prométhée, Phenix…) ou encore de critères abscons (Important, Perso…). Le tout, sans devoir, pour chaque tâche, passer du temps à remplir des cases du genre Contexte, Projet, Critère Abscons…
4. Portable : possibilité d’être lu et transporté et géré sur Mac, PC, téléphone mobile, clé USB, voire en ligne (site Internet).
5. Versatile : chaque tâche doit être facilement modifiable. Par exemple, changer la date d’échéance devrait pouvoir être fait en 1 clic. Idem, changer le Critère Abscons.
TaskPaper répond assez bien à ces 5 critères. Avant tout, il est très Simple, Rapide et Classable. Problème : il n’existe qu’une version Mac, donc la Portabilité est discutable (je passe 10% de mon temps de travail sur mon Mac, 10% sur mon téléphone mobile, et 80% sur un PC). Mais le fichier des tâches est un fichier texte, donc facilement portable sur n’importe quel système d’exploitation, mais moins facilement Classable. La Versatilité non plus ne marchait pas bien, car c’est un fichier texte, modifiable… en tapant du texte.
J’avais aussi, auparavant, testé plusieurs applications : FreeMind, les gestionnaire des tâches de Windows Mobile et de Thunderbird/Lightning.
* Freemind : assez Simple (mais nécessite Java), assez Rapide, Classable uniquement à la main (mais le drag and drop est génial), Portable (car Java), Versatile grâce au drag and drop.
* Gestionnaires de tâches Windows Mobile / Thunderbird+Lightning : le niveau zéro. Simples, mais pas Rapides, Classables au prix d’un renseignement de toutes les rubriques, difficilement Portables, peu Versatiles.
C’était le problème des catégories qui me chiffonnait : une tâche, c’est très souvent :
* Une action
* Un projet
* Un contexte
* Une date limite
Exemple : appeler Machpro, pour le Projet Schmoul, quand je suis près d’un Téléphone, avant 18h demain. Ce qui veut dire que dans une appli « niveau zéro », je dois taper « appeler Machpro », sélectionner le projet Schmoul dans une liste, puis sélectionner le contexte Téléphone dans une autre liste, et enfin sélectionner une date. Sans parler des Critères Abscons…
J’ai très vite trouvé une solution : les Tags. Au lieu de s’embarrasser de multiples catégories (Projet, Contexte, Echéance, Priorité, etc.), il suffit de définir des mots-clés, qui peuvent être un contexte, une priorité, un nom de projet, etc.
Exemple : « Appeler Machpro TAG Schmoul, Tél, Demain, Urgent ».
Ainsi, si je demande tous les tags Urgent, « appeler Machpro » apparaîtra. Et si je suis à côté d’un téléphone, le tag Tél me donnera la liste de tous les appels à faire. Bref, un tag devient un critère de sélection, quelle que soit la nature de l’information. Cela offre une possibilité de moduler les critères à volonté (je mets beaucoup de tags ou très peu) sans tomber dans une application qui complique la saisie des tâches (« et pour quand est-elle dûe ? et quelle est sa priorité ? » gnagnagna…)
J’ai donc commencé ma quête en tapant les mots-clés suivants : online task tag.
La suite plus tard…