Grignoter les tâches…

Je n’ai pas arrêté de réfléchir à la productivité sur le lieu de travail, et j’ai continué d’expérimenter. Je sais que j’ai un thibillet en déshérence sur le système de capture des notes prises, mais c’est pas pour maintenant.
Là, je veux revenir un peu sur la liste de tâches, avec quelques idées, que je développerai un jour, ou pas.
Faire une liste de tâches, c’est bien à partir du moment où :

1. on arrive à les ordonner par priorité – ce qui implique qu’on aie un système de priorités un peu chiadé, et pas seulement « faut que je le fasse parce que je suis à la bourre »
2. la liste des tâches ne dépasse pas 1/2 feuille A4 (une feuille A5, quoi), sinon, GROS risque de procrastination, déprime. (rien n’est plus déprimant, je trouve, que de retrouver une liste à rallonge sur son bureau le lendemain).

Aujourd’hui, j’ai fait 10 tâches, je suis plutôt content. Motivé, concentré, hop, 10 trucs de moins. Mais cela demande de définir le terme tâche, et on verra qu’il y a un flou.

Ce qui n’est pas une tâche :

• gérer les mails (souvent avec l’agenda), les interruptions (téléphone, collègues), les SMS, voire les réunions
• sinon, ce serait facile : « j’ai envoyé 10 mails, wahou, quelle journée ! »
• donc, 10 tâches par jour, c’est en plus du reste.

Cela veut dire qu’à 10 tâches accomplies aujourd’hui, je suis plutôt assez fier.
Maintenant, la vraie question. Qu’est-ce qu’une tâche ?

David Allen, auteur de la méthode GTD, insiste sur le fait qu’on ne peut pas accomplir un projet entier, on peut juste agir sur une succession de tâches, des actions unitaires. Et c’est là où il y a du flou, je trouve.

• Passer un coup de fil, c’est une tâche.
• Rédiger un poly de cours, c’est une tâche.
• Corriger un paquet de copies, c’est une tâche.

Vous voyez le problème ? La granularité. Il me faut 5 mn pour passer un coup de fil, et des heures (plutôt des jours) pour rédiger un poly. Une journée à 10 tâches « coup de téléphone », c’est gnognotte. D’où les deux conseils de Tonton Thib :

1. Décomposer les grosses tâches en bouchées plus facilement grignotables. Exemple : se fixer l’objectif de rédiger 15 transparents, et pas un poly entier ; corriger 10 copies, ou 5 cas. Chacun de ces morceaux sera une tâche, et donnera donc l’impression d’avancer.
2. Ne pas mettre que des tâches rapides (coup de téléphone), mais alterner, doser les efforts. Pas de souci là-dessus : c’est rare qu’on arrive à dire « aujourd’hui, je n’ai que des coups de fil à passer ».

Pour demain, reste 6 tâches issues de ma todo d’aujourd’hui. Allez, je recopie ça au propre, et demain matin, j’en rajouterai 4, telle une petite souris grignotant son gruyère sisyphien.