Productivité – Correos

Comment gérer les e-mails. J’en ai parlé, poète, plus d’une fois, de manière énervée, désabusée, sociologique ou académique, avec une nuance comptable, mais avant tout, taxonomique.
Le mail était dans la tombe, et nous les brisait menu.

Quelques pensées productives.

Objectif ultime : ne plus avoir de mails dans sa boite « Messages reçus »
Objectif tolérable : que les mails dans la boite « Messages reçus » puissent tous être vus sur l’écran. J’ai défini ma limite à 10-15 maximum.

Les mails, comme les problèmes de baignoires, ou les rapports financiers, sont constitués de deux choses : des stocks, des flux. Une baignoire qui déborde, c’est quoi, hein ? C’est un robinet qui crache trop (flux), une bonde qui n’absorbe pas assez (flux), mais aussi un réservoir d’eau croupie avec un corps adipeux dedans (stock). Donc gérer les mails, c’est d’abord gérer le stock (dégraisser le corps adipeux) puis gérer le flux (brancher le robinet directement sur la bonde).

I. Réduire le stock

1. Chronométrer. D’où l’importance d’une certaine relation au temps. Chronométrer, cela veut dire chronométrer le temps mis pour traiter 10 mails, 30, 100 mails. Cela permet de connaître le temps que ça prend par mail, entre ceux que l’on se contente de classer ou détruire, les réponses lapidaires (« OK »), les mails de dix lignes, et ceux qui nécessitent d’avoir lu un document (au hasard, en cette période de l’année, un mémoire).
2. En fonction des statistiques obtenues à la question 1., définir des plages de temps. « J’ai 30 mails, cela me prend en moyenne 1 mn par mail, il me faut 1/2h ». Cela permet de mesurer le temps nécessaire, mais aussi, de cantonner la gestion des mails à des plages horaires définies.

II. Gérer le flux

1. Si possible, répondre immédiatement.
2. Essayer de répondre à l’objectif ultime, donc, ne pas conserver le mail pour se souvenir d’accomplir la tâche : accuser réception, classer le mail, et ajouter une entrée dans la to-do list.
3. Si ça marche avec vous, classer les mails « qui nécessitent du temps » (au hasard, lire un mémoire) dans un dossier « 30 minutes », qui contiendra tous les mails nécessitant chacun au moins 30 minutes de lecture (voire plus). Cela ne marche pas avec moi, donc je les garde dans la boite « Messages reçus », jusqu’à traitement.
4. Libérer la boite principale. Donc utiliser à fond les filtres et l’antispam intégré. Par exemple, définir que tous les mails où l’on est en copie (et non en destinataire premier) doivent aller dans le sous-dossier « Copie » (filtre) ou bien déterminer que tous les messages provenant de tel émetteur (ex : pubs, lettre de com interne) sont des spams, donc vont dans la corbeille. (mais il est conseillé de regarder la corbeille régulièrement)
5. Définir des plages de temps, et de non-temps : consacrer certaines plages de temps à la gestion des mails, puis éteindre son logiciel de messagerie (plage de non-temps, pour travailler concentré sur d’autres choses, sans être dérangé par la compulsion du « Tilou » qui indique un nouveau mail).
6. Ne pas utiliser un mail en ligne (gmail, yahoo mail, Notes) mais plutôt un client mail en local (thunderbird). Plusieurs avantages : évite d’attendre que la page se recharge à chaque fois (gain de temps, Chronos) ; permet de télécharger les mails et de travailler hors ligne (dans un train, un avion) ; permet tout de même de garder ses sous-dossiers en ligne (serveur IMAP, et non POP).

Ultime idée, mais pour les conquistadors comme moi : se mettre systématiquement en copie cachée des messages auxquels on répond. Inconvénient : ça double le nombre de mails reçus ; avantage : on a toujours toute la correspondance. Avec un client mail en local, on peut faire des recherches par mot-clé. Bref, on peut justifier ce qu’on a dit, et à quelle date. Pratique, vis-à-vis de certains pénibles…