Gestion des mails – phase 1, la mesure

Dans un thibillet de l’essentielle rubrique Productivité, je parlais des mails comme du stock (courriers passés à traiter) et du flux (courriers entrants).
Prolégomène, raffinement, et préparation d’action.

Prolégomène

Je ne vais parler ici que de ma messagerie pro, mais les frontières sont floues. Plus le temps passe, plus j’essaie d’avoir toutes mes adresses mail qui tombent dans la même boite. Grand débat, sur lequel je ne suis plus d’accord avec Yann (à développer, ou à choisir suivant le goût de chacun).

Raffinement

Trois variables :

• le nombre de mails restant à traiter dans la boite (pour moi, à cette minute, 31) dit Le Stock ;
• le nombre de mails arrivant dans la boite chaque jour (statistique à définir, intuition : 40 à 60), dit Le Flux ;
• le nombre de mails que je peux traiter en une journée (statistique à définir), sachant que je ne fais pas que ça (si, si, sérieux…).

Quelques propositions logiques, et leurs sous-propositions

• Si La Vélocité* est supérieure au Flux, le Stock diminue, c’est bien.
• Si La Vélocité est inférieure au Flux, le Stock augmente, c’est pas bien.
• Augmenter la Vélocité
• Diminuer le Flux

* NB : je raisonne en valeurs moyennes quotidiennes; il faudrait plutôt mesurer cela sur une semaine, pour tenir compte des cours, des réunions avec des fcheux, etc.

Préparation d’action

La semaine prochaine, si j’ai le temps :

• Je mets les (31 ?) mails restant à traiter à part, pour démarrer avec une boite vide
• Je laisse les mails entrants, et mes réponses (car je me mets en copie systématiquement, cf. le thibillet original) dans la boite, où je les vois s’accumuler pendant la semaine
• A la fin de la semaine, j’aurai normalement une semaine de Flux, et ma Vélocité.
• Je passerai alors à la formulation de stratégies
  • d’éradication (diminuer le Stock),
  • de productivité (augmenter la Vélocité),
  • éventuellement d’éducation (diminuer le Flux).