C’est un travail de tous les instants, mais cela permet de réfléchir à quantité de choses :
Pour un historique de mes démêlés avec ma boite de réception de mails, le fil de la pelote à dévider est ici.
Ça y est, ma boite de réception mail (Inbox) ne contient plus un seul mail, elle est plus vide que le slip d’un ange.
Ce que j’ai appelé à l’époque le projet Augias (historique et liens dans ce thibillet) est en fait un projet de longue haleine. Les dernières fois où j’ai réussi à être en Inbox Zero ont été le 6 février 2008, le 7 novembre 2008, le 1er décembre 2008.
Cette histoire des mails est un symptôme, je trouve, de notre culture, notre société, notre siècle. Je peux le résumer en quelques idées :
Je vais essayer de maintenir cette boite de réception vide, en étant particulièrement vigilant sur la régulation du flux entrant (stratégie du dressing).
Et pour terminer, quelques stats :
Je réfléchis beaucoup, je lis pas mal, et j’écris un peu (sur ce blog et sur un autre) sur la productivité au quotidien et l’organisation au travail, depuis maintenant 3 ans et quelques mois.
Je suis passé par beaucoup de systèmes et je reste fidèle aux bases : Getting things done (S’organiser pour réussir) de David Allen, et Stephen Covey, The 7 habits of highly effective people (Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent).
L’autre jour, j’ai eu une idée simple, et elle m’a semblé pouvoir être déclinée à quantité d’aspects du travail.
J’ai une pile de livres à lire. En fait, dans cette pile, il y a les livres loisirs (romans prêtés par des amis, livres achetés sur recommandations élogieuses, cadeaux…), et les livres travail (livres reçus comme specimen, livres achetés, prêtés…). Donc déjà, il devrait y avoir deux piles distinctes : livres boulot, livres loisirs. Et je me rends compte que les livres ne sont même pas en piles, mais disséminés dans un espace géographique (certes limité à une pièce) constitué d’étagères diverses et de coins de bureau.
1ère étape : faire une pile (en fait, deux piles), ce qui permettra de compter.
Puis réfléchir à la tactique du dressing.
Voici l’analogie : un dressing contenant des vêtements. Toute femme ayant un dressing applique, sans forcément l’avoir rationalisé consciemment (il n’y a que les profs qui font ça), quelques principes simples :
Revenons à nos deux piles de livres. Appliquons les 3 règles de la stratégie du dressing :
2ème étape : fixer le nombre maximum de livres dans une pile (règle n°1, taille de la pile). Sept. Une pile de livres à lire ne contiendra au maximum que 7 livres. Avec le temps, on se rendra probablement compte que 7, c’est déjà trop, mais ce qui est sûr, c’est que plus de 7, c’est insensé.
S’il y a plus de 7 livres dans la pile, faire un grand ménage de printemps (règle n°3). Si 7 livres ou moins, gérer la pile suivant la règle n°2 : toute arrivée d’un nouveau livre dans la pile doit déclencher immédiatement le départ d’un livre de la pile (« je ne lirai pas ce livre, point »).
Première synthèse
Les livres à lire ne sont plus un magma de bonnes résolutions. Au maximum, il y a 7 bonnes résolutions, et toute nouvelle incitation doit conduire systématiquement à faire un choix de priorités. Et une fois qu’un livre est hors de la pile, ma foi, il est hors de la vie.
Quelques ouvertures possibles, et leurs richesses futures
Le raisonnement sur la Pile, associé à la Stratégie du Dressing, peuvent être appliqués à plusieurs domaines de l’efficacité personnelle et/ou du développement personnel :
Tout reste à affiner, nous n’avons pas tous les mêmes contraintes. Mais j’aime bien l’idée de quelques principes simples déclinables à quantité de situations.
De l’excellent XKCD (je ne comprends pas toujours tout, tellement c’est de l’humour de trentenaire geek américain).
Traduction :
[edit du 30-10-2013 : cet article était publié sur mon blog de développement personnel (Devperso.fr), je l’ai rapatrié désormais dans la rubrique « productivité » de blogthib.com – un edit de ce type signalera de tels articles]
Cela fait longtemps que je n’ai pas posté. Ce n’est pas pour autant que j’ai arrêté de travailler sur ces sujets. Comme le dit le leader des Eagles dans un concert de retour à la scène : « Juste pour info : nous ne nous sommes jamais séparés. Nous avons juste pris 14 ans de vacances ».
Dans deux premiers billets, j’avais identifié mon cahier des charges (la quête ultime du logiciel de todo : 1) et l’analyse de l’existant (la quête ultime du logiciel de todo : 2).
Venons-en à ma solution.
En fait, quelques jours après mon billet n°2, je suis revenu à TaskPaper, qui avait été mon premier choix, et la plupart de mes critiques se sont envolées.
J’ai donc acheté deux licences (taskpaper et todopaper). J’aurais pu uniquement vivre avec TaskoDone, mais c’est plus pratique de travailler en local. Et puis c’est plus sympa d’encourager les développeurs. Une seul regret, de taille : il n’existe pas d’alternative ergonomique sous Linux (ubuntu).
Le dernier billet sur ce sujet, le n°4, expliquera pourquoi cette quête ultime ne pouvait donner un résultat universel.
Fin des vacances, période de bonnes résolutions. En n’oubliant pas la saillie d’Oscar Wilde : « les bonnes résolutions sont des chèques tirés sur une banque dans laquelle on n’a pas de compte ouvert ».
Bonne résolution de rentrée : faire le ménage.
Tout a commencé par l’électronique, et une discussion avec un collègue sur Mohamed Yunus, subtilement relayée par ma connaissance des 5 S chez Toyota.
L’électronique
Je suis un geek, on ne se refait pas. J’achète donc des gadgets (iPod, camescope, transmetteur FM pour l’iPod, appareil photo numérique…) qui me semblent essentiels. Le problème est multiple, comme les prises du même nom :
Mohamed Yunus
J’ai commandé un de ses livres, mais en attendant, je sais que l’homme prône la décroissance économique, ou en tout cas, l’utilisation raisonnable des ressources économiques, notamment par le truchement d’une consommation responsable.
Les 5 S de Toyota
Toyota a mis en place une méthode d’organisation de l’espace de travail fondée sur 5 mots japonais commençant tous par S. Un des mots recouvre l’utilisation des objets, avec la logique suivante :
Cristallisation
Gestion du stock existant : appliquer drastiquement le principe ci-dessus des 5 S.
Gestion du flux : « pour tout objet qui rentre, un objet doit sortir (définitivement) ». A appliquer en priorité à l’électronique / informatique.
Champ d’application : mon bureau chez moi ; mon bureau au boulot ; ma bibliothèque de 1 200 livres chez moi ; ma bibliothèque de 300 livres au bureau ; ma CD thèque / ma bibliothèque de mp3 ; mes outils de (excusez-moi, je rigole, hahaha) bricolage.
Principes d’application : utiliser au maximum les possibilités de recyclage, afin de jeter le minimum. Donner aux étudiants, aux amis, à l’école / au collège, au commissariat, amener à la déchetterie, faire recycler.
« Si tu veux débarrasser un hippie de ses poux, commence par le raser » (Pinaud, dans un livre de San-Antonio, probablement J’ai bien l’honneur de vous buter).
J’ai déjà écrit sur le sujet des e-mails, puis j’ai déporté (un temps) ma production sur un autre blog, je ne sais pas encore si je ne vais pas à nouveau fusionner les deux, mais en attendant, quelques statistiques sur les mails (et le processus opératoire qui a servi à les produire). Et je ne suis toujours pas en Mailbox zéro.
Prolégomène :
Pour un projet professionnel qui me tient à cœur, je souhaitais mesurer assez précisément la production quotidienne d’un cadre qui écrit des mails. N’ayant pas ce cadre sous la main, j’ai pris mon exemple. Même si ma fonction diffère, je pense que ma relation au mail est la même que celle d’un cadre moyen. J’ai donc entrepris de quantifier ma production de mails, à des fins statistiques. (synthèse en fin de message pour ceux que le protocole opératoire indiffère). La question finale était : quel est le nombre maximum de mails par jour qu’une personne peut traiter ?
Protocole opératoire et premiers résultats :
Résultats commentés et futures voies de réflexion
Bon, c’est du n’importe quoi. Mais comme souvent en modélisation financière, c’est le fait d’avoir fait cet exercice qui souligne les problèmes à creuser après. Les variables de sensibilité sont les suivantes :
Voilà. Les personnes qui ont lu jusqu’ici ont le droit de m’envoyer un mail.
Zéro mails dans ma boite.
J’en ai parlé sous le terme de Projet Augias. Je viens à nouveau d’atteindre 0 mails dans ma boite. La dernière fois, c’était le [edit]6 février 2008[fin d’edit]. Quelques réflexions, mais rapides, hein.
Je trouve ces chiffres extrêmement inquiétants. Je ne suis pas un cadre sup, mais je passe plus d’une vingtaine d’heures chaque semaine à gérer mes mails. C’est du n’importe quoi.
[edit] D’autant plus que je ne compte pas les mails détruits : les spams qui arrivent à passer malgré tout, les mails « pour info », les lettres d’information… Je n’ai pas de stats – faut pas pousser – mais chaque matin, j’ai une vingtaine de ces mails dans ma corbeille (et je vérifie qu’ils sont bien à jeter) et une vingtaine aussi dans ma quarantaine (et je vérifie idem). [fin d’edit]
[edit du 30-10-2013 : cet article était publié sur mon blog de développement personnel (Devperso.fr), je l’ai rapatrié désormais dans la rubrique « productivité » de blogthib.com – un edit de ce type signalera de tels articles]
[edit du 30-10-2013 : cet article était publié sur mon blog de développement personnel (Devperso.fr), je l’ai rapatrié désormais dans la rubrique « productivité » de blogthib.com – un edit de ce type signalera de tels articles]
C’est une note rapide, mais je préfère la faire incomplète que de l’oublier 😉
Après tout, si je me conforme aux canons de David Allen (GTD), toute tâche qui prend moins de 2 minutes doit être faite immédiatement… Donc je fais, même si je vais l’écrire en plus de 2 mn (mais c’est de ma faute, ça fait des mois que je dois me mettre à 10 mn de dactylo quotidienne).
Voilà mon idée :
Toute tâche devrait pouvoir être classée sur ces 3 axes. Détaillons-les :
Exemple : soit 3 tâches de ma to-do list, qui sont (1) appeler ma tante pour prendre des nouvelles (2) payer ma taxe professionnelle (3) rédiger ce billet de blog.
Remarquez que dans le deuxième cas (qu’on suppose plus évolué), je vais traiter en premier des tâches que je traitais en dernier dans le premier cas. Mais si rajoute « capacité de nuisance », je vais tout de suite voir que payer ma taxe professionnelle, c’est la tâche à faire en premier ! Parce que l’approche Allen / Covey est une approche instantanée : c’est en fonction de ma perception d’aujourd’hui que je classe mes priorités.
Mais si je rentre dans la troisième dimension, j’essaie aussi de juger quelles sont les choses qui sont susceptibles d’évoluer négativement pour moi. La question devient « si je le fais plus tard, est-ce que je le paierai plus cher ? » (pas uniquement au sens financier).
Prenons l’exemple de la taxe professionnelle. Elle est exigible dans un mois. En toute rigueur, elle n’est donc pas urgente. On va dire par ailleurs que c’est un enjeu peu important dans ma vie (parce que, dans mes objectifs de vie, « payer mes impôts » n’est pas le plus important), donc je décide de reléguer le paiement à plus tard. Et en termes financiers, j’ai raison de ne pas payer maintenant : si je paie aujourd’hui, je suis débité un mois en avance, alors que si j’attends la date limite, j’aurai un mois de trésorerie (et d’intérêts de placements) en plus.
Maintenant, raisonnons en rajoutant le 3ème critère, celui du pourrissement de la situation. « Si j’attends de payer, que peut-il se passer ? »
Je me connais : une fois sur deux, pour avoir voulu ruser sur ma gestion de trésorerie, je me retrouve à payer trop tard. Il suffit de peu : un gros boulot par ailleurs, quelques jours où je ne classe pas mes papiers, une pile oubliée dans un coin…
Donc je décide de payer tout de suite ma taxe professionnelle. Non pas parce qu’elle est urgente (j’ai un mois) ni importante (dieu merci, j’ai d’autres choses qui m’importent plus) mais tout simplement parce que, dans ma liste, c’est la chose qui risque de me coûter de plus en plus cher au fil du temps qui passe.
Il y a comme ça quantité d’exemples.
Les impôts et factures à payer, évidemment.
Les réparations sur la voiture. Exemple : je fais changer mes plaquettes de frein à temps, ça me coûte les plaquettes ; je les fais changer trop tard, ça me coûte les disques de freins, qui valent 5 à 10 fois le prix des plaquettes.
Et pour sortir du discours financier, il y a le même raisonnement sur le temps passé. Il y a certaines tâches qui vont me prendre 10 minutes aujourd’hui, mais les mêmes tâches me prendront 1h si je les fais dans un mois, parce que les choses auront évolué, la tâche sera devenue plus complexe, ou elle aura pourri, et dans un mois, je regretterai amèrement de passer autant de temps dessus.
Par opposition, certaines tâches n’ont pas une valeur temps dramatique : que je les fasse aujourd’hui ou dans un mois, cela me coûtera le même prix.
Savoir distinguer ces différentes tâches peut donner un ordre de priorité.
Pour conclure : quelle est la situation dans laquelle je peux utiliser ce 3ème critère ?
Réponse : quand j’ai 12 tâches urgentes & importantes, mais que je ne peux en traiter que 8, faute de temps.
Lesquelles choisir ? Celles qui me le feront payer cher si je les traite plus tard.
Les Truandes.
[edit du 30-10-2013 : cet article était publié sur mon blog de développement personnel (Devperso.fr), je l’ai rapatrié désormais dans la rubrique « productivité » de blogthib.com – un edit de ce type signalera de tels articles]
Grosse journée.
Je continue à réfléchir à la productivité sur mon autre blog public. Rien de transcendant, je suppose, mais indéniablement une quête personnelle.
photo credit: kevinmarsh
[edit du 30-10-2013 : cet article était publié sur mon blog de développement personnel (Devperso.fr), je l’ai rapatrié désormais dans la rubrique « productivité » de blogthib.com – un edit de ce type signalera de tels articles]
Une pensée en passant, avant de retourner aux problématiques de tâches et autres systèmes de productivité :
essayer d’être plus productif, en croyant que cela nous permettra d’échapper au système, c’est en fait démontrer qu’on est englué dans le système.
Donc,
Revoir nos priorités.
Redéfinir même le sens de « priorité »
Y consacrer du temps, ne pas traiter ça à la va-vite, comme une ToDo à évacuer.
Qu’est-ce que je veux faire ? Qu’est-ce que je veux ?
Ignorer la première réponse. Ignorer la deuxième. Ignorer toutes les réponses rapides, celles qui arrivent comme des balles traçantes. Attendre – le temps qu’il faut – la fusée éclairante.
[edit du 30-10-2013 : cet article était publié sur mon blog de développement personnel (Devperso.fr), je l’ai rapatrié désormais dans la rubrique « productivité » de blogthib.com – un edit de ce type signalera de tels articles]
Je continue ici ma quête ultime du logiciel de ToDo, avec 5 critères énoncés dans le premier billet de la série : ce logiciel doit être Simple, Rapide, Classable, Portable et Versatile.
En suivant ma ligne de réflexion du dernier billet, j’ai donc tapé « online task tag » dans Google. Coup de chance, dès le deuxième résultat, je suis tombé sur une liste d’applications en ligne qui proposaient ce type de service. Mais ce n’était qu’une liste. Heureusement, dans les commentaires, un lecteur mentionnait sa propre liste de 23 applications, avec l’avantage d’une description et d’une critique.
C’était mieux que rien, mais ça n’était pas encore idéal. J’ai donc profité de mon entorse qui m’immobilisait pour tester les 23 applications. Ce qui veut dire notamment que j’ai donné 23 fois mon adresse e-mail (et ces 23, par la magie de la multiplication des spams, va me valoir mon pesant de courriers non sollicités, je le sens…)
Je ne vais pas vous faire une analyse détaillée des 23 applications, car ce n’est pas le propos. Je vous livre déjà un résumé de mes découvertes :
Je vais donner quelques exemples de trop simples :
Ces critiques s’adressent à la majorité des applications. Certes, elles sont nombreuses à proposer des « date due » ou des catégorisations par projet, mais ma conception, c’est qu’une tâche ne doit pas demander plus de 10 secondes, tout compris, pour être notée. Sinon, on passe son temps à noter et à gérer le classement des tâches plutôt qu’à les faire.
Les Trop Compliquées : elles sont géniales, elles permettent d’affecter les tâches à différentes personnes, par projet, par date, par priorité. C’est super, mais uniquement pour une gestion de projet complexe qui concerne plusieurs personnes réparties sur plusieurs lieux géographiques. C’est donc loin de ma conception GTD mono-personnelle de la liste de tâches. Un exemple de Trop Compliquée (pour moi) : MyQuire.
Ce qui était étonnant, c’est l’absence très régulière des tags dans les applis. Pourtant, le tag, c’est ce qui permet de noter toutes les catégories. Si je dis « il faut que j’appelle demain Sprütz pour le projet Spratz », la manière la plus géniale de noter ça, c’est
– appel sprütz @appel @demain @spratz
Si je demande le tag Spratz, j’aurai tout ce qui concerne le projet Spratz. si je clique sur Appel, j’aurai tous les appels que je dois passer. Si je clique sur Demain… vous comprenez. En bref, l’avantage des tags, c’est qu’ils n’imposent aucun système à l’utilisateur, c’est lui qui, par le choix de ses tags, va s’organiser lui-même son système.
HiveMinder permet de noter plusieurs tâches en une fois (fenêtre Brain Dump à gauche), et propose ce type de tags directement dans le texte des notes. Après, d’un clic sur un tag, on obtient toutes les tâches qui ont ce tag.
C’est parfait, mais ce n’est pourtant pas le système que j’ai retenu.
Mais on progresse.
La suite bientôt…
[edit du 30-10-2013 : cet article était publié sur mon blog de développement personnel (Devperso.fr), je l’ai rapatrié désormais dans la rubrique « productivité » de blogthib.com – un edit de ce type signalera de tels articles]
Aujourd’hui :
