J’aime bien ces petits gadgets qui donnent une information annexe, qu’on peut détourner de sa fonction initiale. J’m’explique-ploc.
J’ai un utilitaire de synchronisation de mes fichiers. Bien pratique pour avoir toujours la version la plus récente des fichiers, à 3 endroits (voire plus) : mon ordi au bureau, mon(mes) ordi(s) à la maison, ma clé USB. Et cet utilitaire donne une info basique, à chaque fois qu’on fait la synchro : le nombre de fichiers concernés (donc modifiés).
Résultat : en deux jours, 50 fichiers modifiés (en fait, un peu plus, j’ai aussi travaillé sur des fichiers qui ne sont pas sur ma clé USB).
C’est un petit indicateur de productivité facile à mesurer, et qui me semble relativement correct (pour mesurer la productivité) : en un jour, combien de fichiers j’ai modifiés / créés ?

Dans la série « les conseils à deux sous qui font gagner beaucoup de temps ». Cela faisait plusieurs jours que j’avais dans ma to-do list un truc à faire, assez long (1h-1h30) et je n’avais pas le temps de m’y consacrer. J’appelle le demandeur, et je lui dis « je ne vous oublie pas là-dessus, je vous le fais avant demain soir ». Il me répond « Non, mais c’est OK, on a avancé de notre côté, on a envoyé un premier doc ». « Ah », réponds-je, « Alors est-ce que vous avez besoin de mon doc ? ». Et là, bénédiction des dieux, bouffée d’oxygène, il me dit « Non, on a changé un peu de perspective, on vous tiendra au courant des évolutions ».
Je viens donc de découvrir qu’il y a encore une autre manière de gérer des to-dos. J’avais déjà :

1. Ne pas les faire (pas important).
2. Les faire faire par d’autres (déléguer).
3. Les faire.

J’ai désormais :

4. Vérifier qu’elles sont toujours à faire.

2 minutes de coup de fil, 1h30 économisée. Imaginez, si je n’avais pas appelé !
Ce temps dégagé va me servir :

• à rédiger ce thibillet (ça c’est fait)
• à me consacrer à un truc qui n’était pas sur la to-do, qui vient de tomber, et qui est important et urgent
• à travailler sur un de mes projets pendant au moins 1h.

Sensation (très agréable) de contrôle de ma vie (professionnelle…).

Je n’ai pas arrêté de réfléchir à la productivité sur le lieu de travail, et j’ai continué d’expérimenter. Je sais que j’ai un thibillet en déshérence sur le système de capture des notes prises, mais c’est pas pour maintenant.
Là, je veux revenir un peu sur la liste de tâches, avec quelques idées, que je développerai un jour, ou pas.
Faire une liste de tâches, c’est bien à partir du moment où :

1. on arrive à les ordonner par priorité – ce qui implique qu’on aie un système de priorités un peu chiadé, et pas seulement « faut que je le fasse parce que je suis à la bourre »
2. la liste des tâches ne dépasse pas 1/2 feuille A4 (une feuille A5, quoi), sinon, GROS risque de procrastination, déprime. (rien n’est plus déprimant, je trouve, que de retrouver une liste à rallonge sur son bureau le lendemain).

Aujourd’hui, j’ai fait 10 tâches, je suis plutôt content. Motivé, concentré, hop, 10 trucs de moins. Mais cela demande de définir le terme tâche, et on verra qu’il y a un flou.

Ce qui n’est pas une tâche :

• gérer les mails (souvent avec l’agenda), les interruptions (téléphone, collègues), les SMS, voire les réunions
• sinon, ce serait facile : « j’ai envoyé 10 mails, wahou, quelle journée ! »
• donc, 10 tâches par jour, c’est en plus du reste.

Cela veut dire qu’à 10 tâches accomplies aujourd’hui, je suis plutôt assez fier.
Maintenant, la vraie question. Qu’est-ce qu’une tâche ?

David Allen, auteur de la méthode GTD, insiste sur le fait qu’on ne peut pas accomplir un projet entier, on peut juste agir sur une succession de tâches, des actions unitaires. Et c’est là où il y a du flou, je trouve.

• Passer un coup de fil, c’est une tâche.
• Rédiger un poly de cours, c’est une tâche.
• Corriger un paquet de copies, c’est une tâche.

Vous voyez le problème ? La granularité. Il me faut 5 mn pour passer un coup de fil, et des heures (plutôt des jours) pour rédiger un poly. Une journée à 10 tâches « coup de téléphone », c’est gnognotte. D’où les deux conseils de Tonton Thib :

1. Décomposer les grosses tâches en bouchées plus facilement grignotables. Exemple : se fixer l’objectif de rédiger 15 transparents, et pas un poly entier ; corriger 10 copies, ou 5 cas. Chacun de ces morceaux sera une tâche, et donnera donc l’impression d’avancer.
2. Ne pas mettre que des tâches rapides (coup de téléphone), mais alterner, doser les efforts. Pas de souci là-dessus : c’est rare qu’on arrive à dire « aujourd’hui, je n’ai que des coups de fil à passer ».

Pour demain, reste 6 tâches issues de ma todo d’aujourd’hui. Allez, je recopie ça au propre, et demain matin, j’en rajouterai 4, telle une petite souris grignotant son gruyère sisyphien.

J’en ai parlé depuis… grmmgmrmll… un an, presque. Quand je pense qu’à l’époque, je pensais que ce serait torché « la semaine prochaine, ou dans deux semaines (plouche ou moinche) », eh ben c’est plouche plouche plouche (dit-il en écrasant de ses bottes les vers à sable dans la vase de la plage de Villers-sur-Mer).

Projet Augias (dévoilé ici, il y a presque 4 mois…) :
Atteindre le zen d’une boite mail vide. Boite de réception vide vide vide. Tout a été traité, classé, jeté. (j’aurais dû commencer par jeté).

J’avais déjà parlé de la gestion des mails (préliminaires et Analyse) et donné quelques conseils (le ping-pong, le laisser-couler, comment écrire percutamment et son illustration) et aussi, tenté de quantifier.

Pour venir à bout de tous ces mails, j’ai appliqué

• Tout ce que j’avais développé jusque là en termes de réflexions (cf. liens ci-dessus), plus quelques trucs que je n’avais pas mentionnés : utiliser un client de messagerie local plutôt qu’un webmail ; utiliser les filtres pour classer les mails dans des sous-merdes sous-dossiers ; utiliser des modèles de mails « pré-remplis » (cher XX, j’ai bien reçu votre honorée du tant, dont je réfute l’entier contenu », merci à Mangeclous pour cette référence) ; minuter mon temps, et quantifier le nombre de mails traités.
• Les réflexions de Merlin Mann. Ce gars est un génie dans ce qui m’intéresse. Il a fondé 43 folders, qui parle beaucoup de productivité et de projets. Il a donné une conf aux cadres de Google sur le thème Inbox Zero, et un week-end, je me suis tapé les 54mn de vidéo de cette conférence. Brillant. D’abord, parce qu’il disait beaucoup de choses que j’avais découvertes par moi-même, donc brillant le gars. Ensuite parce qu’il disait des choses que je pratiquais peu ou pas. Eteindre son logiciel de messagerie régulièrement. Se fixer deux règles : ne l’ouvrir qu’une fois par heure (par exemple) ; quand on l’ouvre, traiter des mails (pour éviter le côté « Tiens, je vais voir si j’ai des mails, ah oui, 3 nouveaux, bon, OK, je traiterai ça plus tard »). Je me suis astreint, à chaque fois que je lançais mon logiciel de messagerie, à me dire « je ne quitte pas ce logiciel avant d’avoir fait baisser le nombre de mails dans la boite de réception (évidemment, en-dessous du dernier chiffre que j’avais constaté : si en ouvrant, j’avais 12 mails à traiter, +3 qui tombaient, je devais arriver à 11 ou moins à la fin) ».

OK, je vous ai menti. Ce serait la première fois, je crois. Il me reste 2 mails, dans le sous-dossier @Action. Mais attendu que ces mails datent respectivement du 11/07/2005 et du 07/11/2002, on peut considérer qu’il ne sont pas hyper-urgents. Même si je les traiterai, un jour…

Ma boite de réception est vide.
C’est beau.
(silence)

Je commence déjà à m’ennuyer.

Hahaha ! Joke, joke !!

ça ne va pas trop bien actuellement.
Quelques idées sur le mail, pour mémoire.
Boite mail engorgée, que faire ?

1. Compter le nombre de mails (étape cruciale pour la motivation future), et noter l’heure.
2. Passer en mode Process. Je récupère cette notion de la méthode GTD, et je pense qu’elle marche bien pour les hommes (mono-tches) : se dire « je ne vais pas traiter les mails chronologiquement, mais avec une règle de filtrage mental ». Le but : se débarrasser de 80% des mails en 20% du temps.
3. Une fois en mode process, commencer par sélectionner « les mails qui demandent moins de 2 mn ». Littéralement. Cela veut dire : réponse rapide, rien à lire, rien à chercher, voire (luxe suprême) il s’agit juste de classer le mail.
4. Une fois que tous ces mails « rapides » ont été traités : Compter le nombre de mails restants (étape cruciale pour la motivation) et noter l’heure.
5. Reste les mails « lourds ». Plusieurs méthodes.
1. Les traiter un à un, chronologiquement, tel le cheval de labour. Ne pas oublier de noter l’heure et le nombre traité, histoire de compter.
2. Les balancer dans des sous-dossiers, par thèmes (Action, A imprimer, A noter dans l’Agenda) pour libérer la boite de réception. (attention, les sous-dossiers ne sont pas des mouroirs, danger !!)
3. Les regarder tous dans les yeux, et en sélectionner 5 qui sont vraiment importants. Traiter ces 5. Se congratuler chaudement. S’il reste du temps, en sélectionner 3. Les traiter. Se féliciter avec des vivats. S’il reste du temps, en sélectionner 3 autres. Etc.
4. Être attentif(ve) à la date la plus ancienne. Hier, j’ai traité un mail datant du 16/11, soit avec 2 mois de décalage. Dans le cas qui me concerne, cela aboutit à une perte financière non négligeable…

N.B. Ce que je suis en train de découvrir, et de pratiquer, est que tous ces conseils ne valent que pour les hommes. Les femmes (en général) sont naturellement plus organisées, ça me fait peur par moments.

Fidèle à ma résolution de ne plus parler de mes projets tant qu’ils n’étaient pas déjà engagés sur les rails, je peux maintenant parler, un peu, du projet Protée. Les lecteurs/teuses attentifs/ves auront noté, vu la catégorie de thibillet que je choisis, que j’en avais déjà parlé.
C’est parti donc : je vais voir si je peux enseigner autre chose que de la finance. D’où Protée, qui change de forme mais reste lui-même. Contrairement au projet Phenix, qui est arrêté pour l’instant, mais toujours vivant (pourrait-il en être autrement pour un Phenix ?), Protée n’exige pas de se brûler pour mieux se reconstruire, il s’agit plus de mimétisme, de savoir si j’ai de l’avenir en temps que Frégoli.
Je ne vais pas arrêter de publier dans cette rubrique Productivité pour autant, loin de là. J’ai mon plan de publi, vous l’avez aussi (dans un ancien thibillet), il s’agit de dégager le temps pour accomplir ce chemin avec fluidité.
Mais (mettez ça sur le compte du champagne), je suis confiant 🙂

La grande Loulou a saisi la balle au bond de mon thibillet sur les coûts de recyclage. Comme elle s’y était engagée, elle a fait l’enquête en tant que bonne, vraie, professionnelle du journalisme, et nous a livré les fruits de son étude. Beaucoup de chiffres, beaucoup d’acteurs, dans un nouveau secteur certes réglementé, mais qui semble très prometteur… et probablement, bien rentable.
Tout cela est bien conforme à la tendance du moment : l’écologie bien pensée ne peut pas ignorer l’économie. Merci Loulou !

Suite de ma quête de la productivité, c’est-à-dire du bonheur.

Etape 1, conforme au thibillet séminal : se vider la tête.

Il faut donc tout noter, quand ça arrive.

• Image 1 : les pensées sont comme des mouches espagnoles, elles se posent sur ta main quand tu manges, elle n’ont aucune vergogne.
• Image 2 : notre cerveau n’a pas de cerveau, il nous balance des pensées sans aucun ordre, ni priorité, et c’est un grand mélange, improductif et frustrant.
• Image 3 : nous avons en permanence 300-500 problèmes/projets/tâches à gérer, et notre cerveau ne nous en propose que 8-10, plutôt au hasard.

La solution : vider la RAM. Mettre tout sur papier.

Ma solution (mais ne pas oublier le prolégomène du thibillet séminal : chacun sa méthode) :
un carnet papier, que les geeks (dont je suis) appellent hPDA (hipster parietal disgorgement aid, approximativement « Assistant de poche pour vider son cerveau »), cherchez ces mots sur Internet, vous aurez de l’info…

Description :

• Carnet de petites feuilles volantes
• Avec un stylo attaché. Sans capuchon, avec une agraphe, pour pouvoir être attaché au carnet.
• Avec une pince, pour pouvoir sortir les feuilles, les ré-ordonner, et surtout les jeter.
• Avec, au dos, un truc : un calendrier, un plan de métro, quelques haïkus de Bashô…

Avantages (nombreux) :

• Simple
• Portable
• Pas de problème d’adaptateur, de batterie, d’autonomie
• Bootable immédiatement (sans logo pour faire patienter)
• Permet de prendre des notes, faire des croquis, raturer, chiffonner, jeter, compartimenter. En bref, permet de tout faire.
• Super tendance, dans les soirées
• Permet surtout de noter les pensées quand elles arrivent, sans devoir penser à penser plus tard à une pensée…

Idéalement, le hPDA est toujours à portée de main, et il peut y en avoir plusieurs disséminés (exemple d’endroits où les pensées viennent, et doivent être capturées : les chiottes, la douche, le métro (sans ordre préconçu…) )
Et puis : rien ne sert de noter, si ce n’est pas capturé dans un système fiable, simple, motivant, et avec des alertes. (thibillet suivant, ou pas)

Il y a maintenant 1 mois, je publiais le pitch sur la méthode Getting Things Done. Mon intention était – vraiment – de traiter les différents thibillets que je mentionnais.
Je ne l’ai pas fait, pour différentes raisons toutes aussi avouables, bien qu’un peu centrées sur ma personne (mais sur mon blog, franchement, vous vous attendiez à quoi d’autre ?). Je résume :

1. Beaucoup de travail. D’ailleurs, les plus subtil(e)s observateurs/teuses auront noté un net ralentissement des thibillets. C’est pas que j’ai rien à dire, si vous saviez, c’est que je bosse, moi.
2. La grève, les insomnies, qui m’ont crevé.
3. Quelques échéances de boulot (cf. point 1.) qui m’ont pesé, d’un point de vue psychologique.
4. Une crève que je traîne depuis 3 semaines, les collègues s’inquiètant de cette toux caverneuse qui franchit l’épaisseur des murs de mon bureau (pourtant tapissés d’une merdouille de pâte de liège peinte en une couleur qui devait être blanc en 1819 – date de la création de l’école).
5. La liste des thibillets que j’avais prévus sur le sujet (cf. pitch) était chronologique, mais pas vendeuse : je voulais vous détailler ma démarche. Mais soyons clairs : vous vous en tapez, de mes erreurs et essais, vous voulez directement ce que j’ai trouvé et adopté à la fin. Dont acte.

Cela dit, puisque ça bossait, ça veut dire que ça bossait en appliquant la méthode GTD, et j’ai bien avancé.
J’en parlais autour de moi, encore hier soir, et hier soir, un gars m’a dit « Ah ouais, en gros, ta méthode, c’est « ranger son bureau », super, et y a quoi d’autre ? »
Je me suis dit « Docteur, » (c’est moi) « il faut que tu répondes à ce gars ».
Cette déconfiture oratoire m’a triggeré, et je me suis dit, y a pas, faut que je ponde un argu qui claque. A tel point que je vous livre le résumé de la méthode, ou l’apéritif, ce soir. C’est parti.

Target audience / Me too sympathy : Il y a quantité de personnes qui se disent « j’ai trop de choses à faire, j’ai beau faire des to-do listes interminables, je ne sais pas par quoi commencer ». Si vous n’êtes pas dans cette catégorie, ce qui suit ne vous intéressera pas, et ne sera pas utile. Sinon, lisez la suite.

La méthode GTD, résumée et traduite par moi (mais c’est David Allen qui a tout fait), correspond à 5 idées ou concepts :

1. C’est une démarche générale, qui peut être appliquée à tous, mais c’est avant tout une démarche personnelle. On se retrouve sur des principes fondateurs, mais on peut les appliquer différemment. Ces principes sont – selon moi – les suivants :
2. Il faut vider notre cerveau de toutes les pensées bourdonnantes, en notant tout.
3. Il faut que ces notes soient capturées dans un système fiable, exhaustif, et motivant.
4. Il faut que ce système contienne des rappels.
5. Toute nouvelle entrée (appel tél, courrier, mail, notes à exploiter…) doit être traitée toujours avec la même démarche, qui est un guide de fonctionnement personnel (détails à venir).

Tout le reste, ce sont des détails de ces principes. Détails certes intéressants, puisqu’ils justifient qu’on achète (et qu’on lise, plusieurs fois) le livre, mais j’ai tout résumé.
Voilà pour ce soir. J’en avais marre, j’ai bossé comme un âne, c’était ma détente de la journée. La suite quand j’aurai le temps (ou pas).

Suite à la demande de matthieu, j’illustre « comment écrire pour ceux qui n’ont pas le temps de lire ».

Je prends un exemple – réel – dans ma correspondance, de ce qu’il faut faire pour avoir une chance d’avoir une réponse :

Objet : Connaissez-vous un gestionnaire de projet « GTD » ?

Bonjour XXX et YYY,
je vous écris en tant qu’experts, pour une demande d’info.
En une phrase : connaîtriez-vous un utilitaire de gestion de projet
– en ligne et/ou synchronisable en ligne
– orienté « méthode Getting Things Done »
– correspondant à un cahier des charges précis que je vous détaille ci-après.

La suite de ce message est organisée comme suit :
1. Mon historique, pourquoi cette demande (aide à mieux comprendre)
2. Ce que j’ai cherché
3. Ce que je cherche (cahier des charges)
4. What next

1. Pourquoi cette demande.
Je suis comme beaucoup d’entre nous : courant après le temps, avec le sentiment d’être débordé. La semaine dernière, un élève m’a montré son organisation, avec un logiciel appelé Action Outline : j’ai été bluffé. J’ai commencé à lire pas mal de choses sur la méthode GTD, et j’ai commandé le livre. En attendant qu’il arrive par la poste, j’ai commencé à mettre en place ce que j’avais compris de la méthode, et j’ai recherché les outils correspondants. Le livre est arrivé samedi, et j’ai commencé à le lire.

2. Ce que j’ai cherché.
J’ai commencé par Action Outline, en version d’évaluation. J’ai cherché des utilitaires de listes (ToDo) en ligne, en variant les mots-clés (drag drop free online todo list), puis je suis passé aux feuilles de tableur pré-organisées (GTD spreadsheet), et enfin, j’en suis arrivé à me dire : c’est un gestionnaire de projet qu’il me faut. J’ai donc tapé « free online project management » et j’ai commencé à lire. Puis j’ai abandonné, car j’en suis à plusieurs heures (dizaines ?) à lire et tester des solutions en ligne, et vous avez peut-être la solution.

3. Ce que je cherche (cahier des charges)
a. une solution en ligne, accessible depuis n’importe quel ordinateur OU BIEN une version en local (idéalement, développée sur toutes les plateformes Windows, MacOS, Linux), par exemple un truc en Java.
b. synchronisable. Si c’est en ligne, pas de problème, si c’est en local, que les fichiers soient faciles à transporter.
c. utilisant un système d’arborescence, genre carte mentale attachée à ce message. Du drag and drop, ce qui permet de réorganiser facilement, et de *visualiser*.
d. qui permette un suivi du temps passé, avec un % de complétude du projet. Et évidemment des codes couleur par projet.
e. interfacé avec un calendrier visuel (jour, semaine, mois), voire qui imprime des todo lists thématiques par période (jour, semaine, mois)
f. qui garde la mémoire des jours passés, et ce que j’ai accompli ces jours-là.
g. en revanche, les solutions de travail de groupe sont peu importantes pour moi : je travaillerai seul sur ce programme, donc pas besoin d’affectation compliquée de qui fait quoi, alertes mail ou gestion d’un agenda collectif.

Ce qui se rapproche le plus de ce mouton à 5 pattes : Action Outline (mais il ne répond pas aux points d. et e.) ou FreeMind (génial pour l’arborescence et le multiplateforme, mais ni d. ni e. et n’est pas conçu pour ça).

4. What next
J’aimerais bien vous rencontrer, séparément ou ensemble, pour qu’on échange nos trucs sur le thème « comment vous organisez-vous ? » Je pense à l’agenda, au mail, aux todo, à l’utilisation du téléphone portable. J’invite à déjeuner (et pas à la cantine…) qui veut quand il le veut pour qu’on en parle.

Merci de votre aide / de vos conseils, et à bientôt.
Amicalement,
Chr.

Même sujet, exemple de ce qu’il ne faut pas faire :

Objet : une question…

Bonjour XXX et YYY,
Je suis comme beaucoup d’entre nous : courant après le temps, avec le sentiment d’être débordé. La semaine dernière, un élève m’a montré son organisation, avec un logiciel appelé Action Outline : j’ai été bluffé. J’ai commencé à lire pas mal de choses sur la méthode GTD (vous la connaissez, non ?), et j’ai commandé le livre. En attendant qu’il arrive par la poste, j’ai commencé à mettre en place ce que j’avais compris de la méthode, et j’ai recherché les outils correspondants. Le livre est arrivé samedi, et j’ai commencé à le lire. Mais moi je voulais systématiser l’approche, en utilisant un logiciel. Ce n’était pas facile, car je n’y connais rien. J’ai donc faire des recherches sur Google. ça m’a pris du temps, mais ça le valait bien. Il faudra d’ailleurs un jour que je rédiger une méthode sur « comment chercher sur Google » (qu’en pensez-vous, ce serait utile, non ?). Bref, j’ai commencé par Action Outline, en version d’évaluation. J’ai cherché des utilitaires de listes (ToDo) en ligne, mais c’est vraiment du web 2.0 aux petits pieds, je me demande comment des mecs comme ça arrive à lever des fonds, à mon avis la Bulle 2.0 va bien péter d’ici peu. Bon j’ai varié les mots-clés (drag drop free online todo list), puis je suis passé aux feuilles de tableur pré-organisées (GTD spreadsheet), il n’y en a que pour Excel, ce panurgisme Microsoftien commence à m’étonner, quand donc les gens se tourneront-ils vers l’Open Source, il y a quand même des arguments forts, qui dépassent la gratuité… Enfin, j’en suis arrivé à me dire : c’est un gestionnaire de projet qu’il me faut. J’ai donc tapé « free online project management » et j’ai commencé à lire. Puis j’ai abandonné, car j’en suis à plusieurs heures (dizaines ?) à lire et tester des solutions en ligne.
Voilà, merci de votre aide.
Chr.

1. Utiliser le sujet du mail comme annonce de la demande (ex : « besoin de votre accord sur la charte graphique »)
2. La première phrase peut être une intro informative
3. Dès la deuxième phrase (voire la première), dire ce que l’on demande à la personne
4. Les phrases suivantes doivent expliquer succintement pourquoi on demande cela, en faisant ressortir les avantages d’une réponse rapide (présentation du projet et de ses avantages). A ce niveau, insister plus sur ce que le décideur gagnera, que sur ce que nous on gagnera.
5. Si nécessaire, détailler la demande, avec des tirets successifs.
6. Si nécessaire, expliquer les origines du projet, ou donner plus de détails.
7. Faire court.
8. Si le conseil ci-dessus ne peut vraiment pas être suivi, annoncer très vite (entre la 5ème et la 10ème ligne) : la suite de mon message se compose de X parties, portant respectivement sur… sur… et sur… et les faire apparaître clairement dans la suite du texte.

No to do list : choses à ne pas faire

1. poser plusieurs questions*
2. présenter le problème en détail, par exemple chronologiquement, en gardant les questions pour la fin
3. raconter sa vie
4. faire les questions et les réponses (« on pourra me dire que… mais je réponds que… »)
5. mélanger texte informatif et questions

* Mais si on est obligé de poser plusieurs questions, les annoncer (« je vous écris car j’ai 4 questions à vous poser » et les poser immédiatement en les numérotant, puis seulement après, expliquer). Alternative : écrire 4 mails distincts.

NB 1 : ma réflexion sur ce thibillet a démarré en 2006, à la lecture d’un billet de Tristan Nitot (je ne retrouve plus la référence) qui citait Ben Goodger (ce billet).
NB 2 : je trouve que cette méthode marche aussi pour un courrier, une conversation rapide, une intervention en séance pleinière ou une conversation téléphonique.
Il n’y a rien de bien original dans ces idées. Aussi, toutes les idées et remarques pour améliorer cette procédure sont les bienvenues.

Sur la méthode GTD, je noircis des pages, puis je les rentre dans mes petits outils informatiques pour mes petits projets, ça fait les nuits courtes, mais ça avance…

Ce n’est pas par esprit de teasing que j’en dis peu : je bloque sur le prochain Thibillet sur le sujet, parce que c’est un compte-rendu de ma recherche d’outils sur le Web, et cela demande du temps que je n’ai pas actuellement.

Sur le thème du zapping, déjà évoqué (RTFM, Filoguer, productivité, voeux pieux) :

Non seulement on a un zapping externe (sollicitations : tél, mail, collègues tonitruants), mais aussi un zapping interne. Même dans un environnement sans interruption extérieure, on zappe tout seul. Je le vois, quand je fais un travail fastidieux (corriger des copies, rédiger un poly, construire un cas), je suis à l’affût de toute distraction qui me permettra de m’échapper, quitte à créer la distraction (lancer la messagerie, scanner les fils RSS, aller faire un tour dans le couloir pour insulter des collègues, aller voir si on a du courrier physique au secrétariat immatériel, etc.)
Il faudrait réapprendre la concentration. C’est possible, je suppose : Zen, méditation, GTD…

PS : qu’est-ce que vous croyez que j’étais en train de faire, pour avoir saisi l’échappatoire d’un thibillet ? 😉

Bon, David Allen a vendu des millions d’exemplaires de son livre, et je suis d’accord, il le mérite. Maintenant que ce rapide encensement me dédouane, je peux filer quelques coups de griffe. Ou plutôt, je laisse la parole à Scott Adams, le concepteur et dessinateur de Dilbert, une de mes références régulières, dans son introduction de son livre, première page (traduction rapide par mes soins) :

Vous vous sentirez un peu désarçonné si vous achetez un gros livre bien épais et si tout ce qu’il y a à l’intérieur, c’est une liste de douze conseils, et notamment si certains d’entre eux ont l’air d’être des bouche-trous. Aussi, mon « projet d’excellence » sera de me répéter souvent, pour occuper les pages. En marketing, cela s’appelle « ajouter de la valeur ». Et pour augmenter votre plaisir, j’ajouterai de nombreuses métaphores colorées mais inutiles. En fait, les métaphores dans ce livre sont aussi inutiles qu’un furet en costume de carnaval.
Scott Adams, The Dilbert Principle, Harper Businesse, 1996, p. ix (« Big opening »).

Même si mon propos – et celui de Scott Adams – est exagéré, je dois avouer que :

• Je me méfie toujours des livres qui ont des petits textes dans la marge, soi-disant pour capturer l’idée importante du paragraphe. Si une idée peut être exprimée en une phrase, à quoi bon lire le paragraphe ?
• Ce livre sonne comme « voyons, j’ai un séminaire de deux jours qui se tient bien, j’ai une centaine de diapositives, donc je peux en faire un livre ». Mais l’erreur vient probablement d’essayer de faire 200 pages là où 30 à 80 pages bien senties auraient suffi. Mais 80 pages, ce n’est pas un livre.
• Cela devient énervant, quand on commence à compter les « Comme je l’ai déjà dit », « Comme nous le reverrons dans la partie… », « N’oubliez pas… », c’est sûr, c’est pédagogique, mais on s’en lasse. De même que les bons conseils, du genre « videz votre esprit, mais videz-le dans un endroit bien rangé, sinon, hein, ça sert à rien, je vous aurai prévenu (plusieurs fois). J’insiste, ça doit être ordonné, propre, il ne doit pas y avoir de poussière par terre, je vais vous donner (p. 67) des conseils pour nettoyer cet endroit, mais en attendant, souvenez-vous : cet endroit ne doit avoir ni moutons, ni traces suspectes sur les murs, il doit être à la bonne température, le papier-peint doit être neutre, (etc.) ».
• Enfin, à défaut de « métaphores colorées » (car il n’y en a pas dans ce livre), on a le droit à des mises en situation. « Ne vous êtes vous pas retrouvé devant un tiroir rempli de chaussettes célibataires ? Ou face à une pile de linge sale qui ne vous appartenait pas ? Ou dans une réunion d’alcooliques anonymes ? Et ne vous êtes-vous pas dit à chaque fois « mais pourquoi moi ? » Eh bien la méthode de rationalisation Ultimate Allen Principle ™ est faite pour ces situations. » (Vingt pages plus loin 🙂 « C’est le cas, par exemple, quand vous prenez un caddie au Shopi du coin, et qu’il n’y a plus de caddie. Ou quand le papier toilette est trop rêche. J’ai aussi connu un homme à qui il manquait des vers pour aller à la pêche. Tous ces exemples illustrent la nécessité d’un système comme la méthode de rationalisation Ultimate Allen Principle ™.

Derrière cette critique, il y a la difficulté de faire un livre simple. Qui dit simple, dit court, et qui dit court, dit « ce ne sera pas un livre ». Donc on se répète, en se disant que la répétition est pédagogique. Mais si on apprenait dans un livre comme on apprend en cours, il n’y aurait plus de cours.

Comme promis, voici la suite de ma démarche GTD.

Il y a deux semaines, je discutais avec un étudiant, et par hasard, au détour d’une pensée, il m’a fait la démonstration de son système de travail. J’ai été bluffé. J’ai pressenti que :

• certes, je n’étais pas lui, et il n’était pas moi, donc il y avait de nombreux ajustements à faire
• mais il y avait les bases de quelque chose que je cherchais depuis des années, sans le savoir vraiment : un système d’organisation personnel.

Son outil était (est) Action Outline, un logiciel payant, et je vais aller à l’essentiel de ce qui m’a plu, car depuis lors, j’ai beaucoup lu, beaucoup testé, et ma pensée a donc évolué.
Ce logiciel est organisé en arborescence. On tape le nom d’un projet, puis on peut détailler différents niveaux, les marquer avec des drapeaux de couleur, développer ou compacter les niveaux, rajouter des notes, bref, quelque chose de très standard. Mais ce qui m’a intéressé, c’était la méthode appliquée à cet outil : l’étudiant avait défini des objectifs de vie, eux-mêmes déclinés en projets pour l’année en cours, eux-mêmes détaillés en objectifs sur les 3 prochains mois, et sur les 30 prochains jours. Il utilisait ce logiciel pour faire un suivi de ses différents projets, pour garder la mémoire de ce qu’il avait fait les derniers mois, et pour voir aussi l’équilibre des projets : avec les couleurs de drapeaux, il est facile de voir, par périodes, quelles sont les projets qui avancent, et ceux qui sont au point mort.

J’ai commencé à chercher des outils analogues, notamment des logiciels ou sites de to-do lists, et je suis très vite tombé sur la méthode Getting Things Done. J’ai donc commandé le livre, et continué à investiguer en attendant de le lire.

Voilà ce que je cherchais dans l’idéal :

• un système qui contienne tous mes projets, professionnels et personnels
• déclinable en sous-niveaux, étapes, actions individuelles, ou agrégeable au niveau « vu d’avion »
• interfacé avec un calendrier, et des alarmes, et aussi lié aux mails
• permettant de garder la trace du temps passé (statistiques par projet), et de coder les différents projets (codes couleur, icônes…)
• un système extrêmement portable, pouvant être disponible sur une clé USB, ou sur un site web, voire embarqué dans un téléphone portable. Une application en Java semblait être l’idéal.
• un système dans lequel on n’aurait à saisir les choses qu’une seule fois, après on les déplacerait dans l’arborescence, ou on changerait leur statut, suivant l’évolution du projet
• enfin, qui permette de générer des to do lists par catégories, imprimables et claires.

Action Outline ne faisait pas tout cela. Je ne savais même pas ce que je cherchais, n’ayant pas encore reçu le livre, ni appréhendé la méthode. J’ai donc commencé à glâner des infos, et tester des outils. Mais j’avais l’idée de départ : j’avais le désir, mais pas la méthode, il fallait donc rassembler tout ce que je faisais déjà, rajouter des choses que je ne faisais pas, pour en faire un système unique, cohérent, et simple. Je pressentais déjà que cette démarche ne dépendrait pas de la technologie, mais plutôt d’un état d’esprit. Zen and the art of organization.
La suite bientôt… (ou pas)

Cela fait plusieurs mois que je parle de ma recherche de productivité, notamment cristallisée par le bouc émissaire du mail, mais pas seulement. Et puis, il y a deux semaines, j’ai eu une illumination, apportée par un étudiant. Depuis cette date, j’ai travaillé, pas mal, sur les méthodes, les outils, les programmes informatiques. Aujourd’hui, je suis un peu plus avancé, mais encore très méfiant : je me souviens très bien de mon enthousiasme pour certains livres, quand j’en étais au premier chapitre, j’en parlais beaucoup… et je ne finissais jamais le livre.
Je n’ai pas fini le livre Getting Things Done, mais je le lis. Et surtout : aujourd’hui, j’ai rangé mon bureau, accomplissant un travail de dé-stratification qui datait d’au moins 5 ans. Et je ne l’aurais pas fait sans les quelques petits trucs, simples, de bon sens, mais bien pensés, de Getting Things Done.
La suite des thibillets sur le sujet, si je les publie, sera :

• Ma première rencontre – l’illumination
• La quête de sens – les outils (et l’escroquerie du web 2.0)
• La quête de sens – le livre (et l’escroquerie de l’auteur 😉 )
• Retour à la simplicité pour un technologue – découpage coloriage
• Les cartes mentales, encore et toujours
• Reprendre sa vie en main.

Et je laisse à part les thibillets sur le mail, qui méritera sa saga personnelle.